项目管理思想在大型建筑企业物流信息系统开发中的应用

章大海

摘要:项目管理在日益增多的领域的迅速发展,为其在大型建筑企业信息化建设中的应用提供了机会。本文在从项目管理的基本概念、实施阶段和成功因素等方面分析了项目管理的理论基础;在此基础上,简要介绍了物流信息系统对于大型建筑企业提升核心竞争力发挥的重要作用;最后,重点将项目管理的思想应用于建筑企业物流信息系统开发之中,提高企业信息化的成功率和收益。

关键词:项目管理;物流;信息系统

中图分类号:F270.7文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)17—0145—04

一、引言

中国加入世界贸易组织后,为适应管理与国际接轨的需要,项目管理(Project Management,PM)作为一种科学的综合性管理方式在迅速得到人们的重视,越来越多的学者和企业管理者对项目管理进行了一系列的理论研究和实际探索。由于人类社会的大部分活动都可以按项目来运作,因此项目管理已深入到各行各业,以不同的类型、不同的规模出现。对企业来说,项目管理思想可以指导其大部分生产经营活动。物流信息系统(Logistics Information System,LIS)的开发由于涉及到企业的生产与管理流程的变革、组织流程重组以及经营管理理念的转变而成为一项非常复杂的系统工程。自上个世纪70年代开始,人们认识到在信息系统的开发中如果引入项目管理理论和方法,这样就可以加快系统开发的速度、保证质量,以及降低开发成本。然而这一引入必须要遵循科学的方法,需要结合信息系统的实际,开发出一套合适的管理方法。

本文就是在结合我国建筑企业物流信息系统普遍存在的问题的基础上,将现代项目管理理论和方法应用于大型建筑企业物流信息系统的开发之中,以提高企业信息化建设的成功率和信息化收益。

二、项目管理的理论基础

项目管理在20世纪50年代产生的时候只是作为一种计划与控制技术而产生的,但是经过半个世纪的迅速发展,已经成为一种时用于完成复杂工作任务的特殊组织形式、一系列工作价值观的独特的管理哲学,并在现代管理理论和实践中占有一定的地位。

(一)项目、项目管理的概念与特点

美国项目管理协会(Project Management Institutitute,PMI)对“项目”下了一个简洁定义——项目是为创造独特的产品或服务而进行的临时性事业①,即项目是具有明确的开始和结束时间,必须在规定的成本、质量和范围等限制条件下完成的一次性事业。这正好与Cleland D.I和Kerzner H(1985)“项目是由人力和非人力资源所组成的、为达到一个特定的目的的临时性组织”的定义非常接近。②

与“项目”对应的就是“项目管理”的概念。现代项目管理是由独特的管理哲学、一整套工作价值观和信念以及一系列计划和控制技术所组成的有机整体及其应用,以便在规定的时间、成本、质量和范围等限制条件下完成一次性事业,来满足各项目关系人对项目的期望,不仅包括“技术层面”,还包括比较人性化的“社会层面”。由此可见,项目管理(1)是一种区别于传统的组织管理的独特的管理哲学,(2)有一整套长期积累的有利于项目顺利进行的工作价值观和信念,(3)是计划和控制工具和技术的有机组合,(4)目的是实现微观目标(在规定的时间、成本、质量和范围等限制条件下完成一次性事业)和宏观目标(满足各项目关系人在项目上的利益追求)[1]。

(二)项目管理的实施步骤

项目管理的实施步骤可以划分为五个阶段[5]:(1)项目选择与定义。此阶段的主要工作是识别项目需求,确认项目需求,选择项目和确定项目的要实现的总体目标。(2)项目启动。此阶段的任务是根据项目类别确定项目经理人选,组建项目工作团队,并制定团队規则。此阶段是决定项目是否顺利进行并取得成功的核心。(3)项目计划。此阶段的主要工作是将项目总体目标细化、制定工作分解结构、编制网络计划和资金预算、确定质量标准和保证、编制招标采购文件和制定项目管理计划。(4)项目实施。主要是按计划实施项目、对项目实施进行监督与控制、对项目变更进行管理,并对项目实施中发现的问题及时进行处理。(5)项目收尾。此阶段主要是对项目进行试运行,并对项目进行后评价。

(三)项目管理应用标准与成功的因素

一般来说,越是大型、复杂、跨学科的项目,越需要专业的项目管理。Stewart(1995)提出了用来衡量一个项目是否需要用专业项目管理的四个标准[2]:项目范围和项目规模的大小;人们对项目的生疏程度;项目的复杂程度;人们在项目上的利益大小。在这四个方面程度越高的项目,越需要专业的项目管理。如果一个项目满足预先确定的内容范围、进度时间和质量要求,同时项目产品又得到客户的认可,即可以认为该项目取得成功。成功的项目管理应该取决于三个阶段的努力:(1)项目开始前必须“了解什么是客户的成功”。(2)项目执行中能够“担负客户成功的责任”。(3)项目结束后能“帮助客户实现价值”[4]。

三、物流信息系统及其在大型建筑企业核心竞争力培育中的作用

企业信息化的发展趋势可以概括为以下四个方面:产品设计的信息化为产品注入了无穷的动力;生产过程的信息化提高了生产效率、质量和企业的核心竞争力;经营管理的信息化优化了资源配置,改变了企业的管理模式;电子商务和集成化供应链管理技术的应用,促进了制造业市场的重组与优化③。20世纪80年代以前,企业部门间的信息流以及供应成员之间的信息流,在很大程度上是以纸张文件为基础,传递和交流的速度缓慢,容易出错,可靠性差。特别是管理成本高,因为它减慢了公司内部设计、发展、采购、制造和分销产品的步伐,还妨碍了组织间进行有力的资本重组。基于信息技术的一体化物流信息系统是影响企业物流未来发展最重要的因素。一体化物流信息系统不仅是一体化生产物流管理成功实施的关键,也是企业内部物流功能整合实现内部物流一体化乃至供应链管理的关键所在。

随着全球建筑市场竞争的日益激烈和计算机信息技术的飞速发展,企业管理也已经由传统管理转变为数字化管理,信息化已经成为建筑企业快速发展的决定性因素和强大推动力。从企业战略管理的角度,企业信息化的本质是利用信息技术来实现信息资源的整合及其与信息资源所有者的集成,从而实现资源与变化的环境,尤其是市场与客户相适应。现代建筑物流的效率在很大程度上取决于新兴信息技术的应用程度④。目前,我国建筑企业的信息化管理水平普遍比较落后,特别是一些老国有建筑企业,虽然信息化建设起步比较早,但是由于缺少长期的、统一的规划,导致企业内部信息孤岛现象严重,并且各自的信息子系统功能不完善,各单位或部门的子系统没有能实现功能的整合。还有不少企业基础自动化与过程自动化基础良好,而过程自动化与管理信息系统至今存在很大差距。因此,加强企业信息化基础设施建设,搭建企业信息化平台,充分利用互联网,开展企业电子商务,实现企业经营、销售的信息化,是提升我国建筑产业竞争力的重要途径。⑤

四、基于项目管理的大型建筑企业一体化物流信息系统开发

大型建筑企业一体化物流信息系统项目涉及到的范围非常广、项目规模庞大、项目投入巨大、公司在项目上的利益和承担风险都相当大,因此系统开发过程是一个庞大的系统工程,需要进行系统规划,进行管理信息系统的全面改革,而不是简单模仿人工管理或者人工管理的计算机化,更不是生产的自动化和数据处理的简单组合。根据Stewart的“四标准论”,这种涉及到建筑企业采购、生产、销售和信息处理的复杂的系统项目,迫切需要专业的项目管理。一般来说,大型建筑企业一体化物流信息系统的开发项目要经过五个阶段:项目准备阶段、项目规划阶段、系统分析阶段、系统设计和项目实现阶段。

(一)一体化物流信息系统开发的准备阶段

在一体化物流信息系统开发的准备阶段,建筑企业必须解决:根据需求分析选择项目,并组建项目管理团队。

1.根据需求分析选择项目。建筑企业之所以决定实施一体化物流信息系统项目,肯定是基于企业内外部的压力;因此对项目需求的分析可以从内部和外部两方面进行。一般来说,企业外部压力主要有两种情形:一种压力来自于自身的领先战略与同行追随战略的共同作用,因为大型建筑企业要想不断保持在国内外的竞争优势,就必须不断超越竞争对手;另一种压力来自于打破同行之间信息化优势均衡,因为在企业和竞争对手都已经引进了信息系统后,双方的力量对比又形成了新的均衡。而企业内部压力主要来自以下方面:减少人工操作造成的失误与损失、采用新的生产技术或信息技术、改进部门之间的协调与合作、实现内部生产实时数据信息的共享以及实现物流、信息流、商流与资金流的同步运作等等。从这个基本观点出发,建筑企业必须重新审视企业目前的信息化现状和企业市场环境和经营环境,做好企业信息化的规划,从企业发展的战略角度思考如何进一步创造价值;全面、广泛地使整个企业在各方面实现规范化、自动化、系统化和智能化管理,最大限度的发挥各个系统和环节的效益。

在项目需求分析的基础上,企业就必须对将要实施的项目进行可行性研究,选择合适的项目,以满足公司在生产、市场、财务、人事以及其他方面的目标的需要[3]。企业在选择项目的时候应该考虑技术复杂程度、跨专业和部门程度、投资规模大小和项目工期长短等因素的影响,选择成功可能性大的项目。

2.成立一体化物流信息系统项目团队建设。企业最高领导层决定启动一体化物流信息系统项目后,必须着手项目团队建设,确定项目团队在整个公司中与其他部门的关系,并且设计项目团队内部结构和进行团队建设。

(1)成立信息化工程建设领导小组和指挥部。公司总经理担任领导小组组长,领导小组负责制定信息化计划,同时为信息化建设提供资金和强有力的领导支持。项目指挥部是信息化建设的管理与执行部门,统一管理一体化物流信息系统的开发和建设。

(2)项目指挥部组成及其与相关部门的协调关系。指挥部的各个指挥长由各部门的一把手担任,并设立了专门小组(如生产技术组、质量组、财务组、材料组、劳资组、安全组和企管组);各专业组在本部门业务流程讨论过程中,由所有部门的一把手(即所谓的“一把手工程”)作为各专业组的指挥长统一领导。各指挥长代表所在专业组在指挥部大会上进行讨论,最后在争论中达成共识;经过各专业组讨论后达成的这些共识随后上报给领导小组。由于每个专业组都有各自的主流程,都考虑到自身的利益,并且组与组之间有相互联系;所以,在各专业组之间发生冲突时,由指挥部长站在公司的角度进行统一协调,以达成内部一致性意见。

(3)项目团队组织结构。指挥部长的权力结构、项目跨部门的性质、项目较大的不确定性和风险以及项目指挥部各成员在各自领域的专长,决定了大型建筑企业一体化物流信息系统项目团队应该采取比较合理的矩阵式组织结构。

总之,项目团队成员的特性、团队边界的模糊性以及团队的临时性,决定了一体化物流信息系统项目团队建设和结构设计是系统项目成功的关键环节,需要引起足够重视。

(二)一体化物流信息系统开发的系统规划阶段

一体化物流信息系统的开发涉及由企业高层到低层、由整体到局部、由决策到执行等各个层次、多个管理部门,以及企业人财物等资源的配置;并且系统的各子系统除了完成相对独立的功能之外,相互之间还需要协调工作;因此,如果没有一个总体规划来统筹安排和协调,企业必将承担巨大的系统开发风险,项目也极可能失败。大型建筑一体化物流信息系统总体规划是对企业的战略目标和发展战略以及信息系统建设的客观规律,考虑企业内外环境制定物流信息系统的发展战略、总体设计方案,合理安排系统建设的过程。

建筑企业一体化物流信息系统总体规划主要包括以下内容[6]:

⑴项目概述;⑵项目的目标分析和论证;⑶项目管理的组织;⑷项目采购和合同结构分析;⑸投资控制的方法和手段;⑹进度控制的方法和手段;⑺质量控制的方法和手段;⑻安全、健康与环境管理;⑼信息管理的方法和手段;⑽技术线路和关健技术的分析;⑾设计过程的管理;⑿施工过程的管理;⒀风险管理的策略等。

需要指出的是大型建筑企业一体化物流信息系统总体规划应该体现以下原则:

(1)整体性原则。由于一体化物流信息系统由许多功能内容不同的、相对独立的部分组成,但它们之间有密切联系,相互制约又相互促进,是一个有机整体,有其内在规律性;因此,系统规划必须站在整个企业的高度,立足于向整个企业提供一致性信息,实现各类数据信息一次录入、全公司共享。

(2)超前性原则。建筑企业市场环境和经营环境的不确定性,以及行业生产方式的改进和管理理念的变革,要求一体化物流信息系统一定的超前性,即注意信息系统的可扩展性、开放性以及整体集成性,能适应IT技术发展带来的变更和企业管理模式、业务模式带来的不断变革,以满足不确定性对系统的需求。

(3)阶段性原则。一体化物流信息系统开发是一个不断扩充、不断发展的过程;在制定信息化目标和实施信息化时,不能一蹴而就,必须考虑到它的阶段性,即分阶段定标、分阶段实施和分阶段见效。

(三)一体化物流信息系统开发的系统分析阶段

一体化物流信息系统分析是在总体规划的基础上,由系统分析人员详细了解现行各独立系统的业务流程和业务活动的工作流程和信息处理流程,对现行系统环境、实现计算机管理信息系统的软硬件条件、企业外部联系、企业能力和发展规划以及各种资源限制条件等进行描述,并重点对现行物流信息系统的目标、功能、数据和处理流程进行深入研究和分析,归纳整理出描述现行系统的文字资料,以便对现行系统有一个全面的了解;理解系统用户(包括内部部门和外部顾客与合作伙伴)对一体化物流信息系统的需求,在此基础上明确系统的任务和目标,并初步进行系统功能分析和数据流分析,用一系列图表和文字绘制信息流程图,形成物流系统的逻辑模型,并完成系统分析报告,为系统设计提供依据⑥。

组织结构与功能分析。组织结构分析就是对企业的隶属关系、物流关系、资金流关系和信息传递关系进行分析,并在此基础上用组织结构图的形式把这些内在联系描绘出来。功能分析是在组织结构分析的前提下,分析内部各部门的功能,自上而下分层次将这些功能进行归纳和整理,形成以系统目标为核心的整个物流信息系統的功能结构图。系统分析人员在功能分析归纳过程中,必须进行流程重组,把不合理的流程取消,把功能相似或者工作顺序相近的处理功能尽量合并。

业务流程分析。业务流程分析是在现行系统调查资料的基础上,运用业务流程图分析业务内容、作用即信息输入、输出、数据存储和信息处理方法及过程,为数据流程分析奠定基础。业务流程分析需要深入分析流程调查资料,找出现行流程中存在的问题,提出信息系统业务流程的改进模式和要点,并绘制新业务流程图;在新的业务流程图的基础上,确定业务流程优化计划,并进行可行性论证。

数据流分析。数据流分析就是采用自上而下、逐层分解、逐步细化的结构化分析方法,收集建筑企业部门正式文件、生产数据、现行系统说明书以及外部数据来源等基础数据,然后对这些初始数据进行加工处理、汇总、整理和分析,使之为整个物流信息系统数据资源的充分调用和共享服务,最后根据数据在系统中流动和处理的过程绘制数据流图。数据字典主要用于描述数据流、数据元素、数据结构、数据存储的逻辑内容,以及外部项和处理过程的某些数据特性,是物流信息系统数据流图的辅助资料。

在完成组织机构和功能分析、业务流程分析以及数据流分析之后,结合系统规划总体目标和系统建设的软硬件环境,系统分析人员需要在项目团队协助下提出一体化物流信息系统更加明确和具体的目标,建立新的逻辑模型,确定新物流信息系统功能结构和子系统划分;最后形成一体化物流信息系统分析报告。

(四)一体化物流信息系统开发的系统设计阶段

一体化物流信息系统设计是在系统分析资料的基础上最终确定系统功能和结构,包括系统输出、输入、数据组织方式、主要子系统的流程图,并编写各子系统或模块的程序说明书,为下一阶段的程序设计提供依据。在系统设计阶段,应用系统设计、数据库设计、系统功能模块设计和计算机系统设计在一体化物流信息系统开发中是非常重要的基础工作。⑦

代码设计是应用系统设计的核心环节,与生产工艺、生产组织和管理方式有密切联系,直接影响系统运行效率和效果。一体化物流信息系统代码设计是为系统设计出一套公用的、优化的代码系统,以对系统进行信息分类、统计和检索等操作。代码设计必须遵循以下基本原则:(1)唯一性:在一个分类编码标准中,每一个代码必须代表唯一的实体或属性;(2)通用性:代码要尽量参照国家标准实现标准化,以和各种应用相兼容;(3)合理性:代码结构尽量反应编码对象特征,与分类体系相适应;(4)可扩充性:代码设计必须留有适当的后备容量,便于以后扩充和修改。建筑企业一体化物流信息系统代码设计包括对标准代码、计划代码、跟踪代码和物流实绩代码的范围限制、使用期限、代码对象特征的设计,并且编写代码手册详细说明代码编写原则、代码种类以及其他重要编码信息;最后,还必须对代码进行一般性维护、调整维护和校验维护等系统后期维护。此外,物流信息系统的输入/输出以及人机界面设计直接关系到系统质量以及运行效率的高低。

一体化物流信息系统数据库设计,就是根据大量信息数据的不同用途、使用要求、统计渠道、安全保密性等条件,决定数据的整体组织形式、图表或文件的形式,以及数据的结构、类别、载体、组织方式、保密等问题,提供一个确定数据库合理存储结构与存储方法的物理设计,并且反映企业物流发展变化,以满足用户的物流数据信息要求和处理要求,且在某个现有的数据库管理系统上实现系统目标。物流信息系统的数据库设计主要包括六个阶段:需求分析、概念设计、逻辑设计、物理设计、数据库实施和运行维护。

一体化物流信息系统的功能模块设计是该系统开发的重要环节。根据目前我国大型建筑企业在物流信息系统建设方面的实际,一体化物流信息系统基本包括工程成本控制、进度控制、质量控制、职业健康安全与环境控制、合同与合同管理、工程项目信息管理等功能模块。

一体化物流信息系统的计算机系统设计的主要工作是分析系统的技术结构,确定系统信息结构和系统结构所需的软件、硬件产品等主要技术配置。首先是确定信息系统的计算结构和系统运行环境中的系统结构,进行一体化物流信息系统总体布局设计;其次是根据实际需要确定计算机CPU处理速度、内存最大容量和外存最大容量等硬件设备的配置;最后是根据需要和可能选择操作系统、数据库系统和开发工具。此外,网络系统设计也是一体化物流信息系统设计中不可缺少的部分。

(五)一体化物流信息系统开发的系统实现阶段[7]

1.系统实施。系统实施阶段的主要任务是根据程序说明书和系统要实现的功能进行程序设计,程序和系统的调试,或者新旧信息系统的切换。对于大型建筑企业一体化物流信息系统这种庞大而复杂的系统,其实施过程中应该重视进度安排、人员组织、任务分解和开发环境的建立。

2.系统评价。系统评价主要是对系统是否达到预期目标、系统资源利用率、系统运行效益进行分析和评价,并据此确定系统的改进和扩展计划。由于信息系统是一个复杂的社会技术系统,因此系统除了对开发费用、经济效益和财务方面进行评价外,还要对技术先进性、可靠性、适用性、和用户界面友善性等技术性能,以及员工工作环境和工作条件等社会目标进行综合评价。

注释:

①PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Upper Darby, PA, USA: PMI, 2000。

②Cleland D.I, Kerzner H. A Project Management Dictionary of Terms. NY: Van Nostrand, 1985。

③彭志忠:《基于信息技术的制造业价值链增值过程研究》,山东大学出版社,2004:4。

④刘伟,尹家绪:《构筑信息时代的企业竞争力:企业信息化战略及其应用》,科学出版社,2004:5。

⑤刘平洋:《中国产业国际竞争力分析》,经济管理出版社,2003,10。

⑥常晋义:《信息系统开发与管理》,机械工业出版社,2004:5。

⑦常晋义:《信息系统开发与管理》,机械工业出版社,2004:5。

参考文献:

[1]Wang X.Identification and Evaluation of the Key Attributes of Project Management Culture.Melbourne:Victoria University of Technology,2001b.

[2]Stewart J.M.Making Project Management Work.In J. R.Meredith & S.J.Mantel,Jr.,Project Management:A Managerial Approach (3rd ed).NY:John Wiley & Sons,1995.

[3]Meredith J,Mantel S.J.Project Management:A Managerial Approach (3rd ed).NY:John Wiley & Sons,1995.

[4]單友成.信息系统建设中的项目管理方法与应用研究[J].计算机应用研究,2004,(2).

[5]王小金.理想的实现:项目管理方法与理念[M].北京:人民出版社,2003:1.

[6]常晋义.信息系统开发与管理[M].北京:机械工业出版社,2004:5.

[7]游战清等.企业信息化理论与案例[M].北京:机械工业出版社,2004:5.

(责任编辑/石银)