浅析物资管理职能及作用

冯　宇

【摘 要】 本文介绍了物资管理的概念,阐明了物资管理工作的重要性,在分析当前物资管理存在问题的基础上提出了加强企业物资管理工作,实现物资管理对企业成本的控制作用,并利用信息化手段实现科学管理。

【关键词】 物资管理;物资采购;物资储备;成本控制;物资管理职能

建设节约型社会是党中央、国务院在新时期作出的一项重大战略决策,是落实科学发展观与构建和谐社会的必然要求,是中华民族勤俭节约优良传统美德的具体体现。随着我国各项改革特别是财政体制改革的不断深入和机构改革带来的机遇和挑战,企业在拥有、使用资产的规模急剧膨胀的同时,物资管理难题也越来越大。如何建设节约型企业,管理好企业资产的问题日益突出。

一、物资管理工作的重要性

企业的物资管理,是指对企业生产经营活动所需要各种物资的采购、运输、验收、供应、保管、发放、合理使用、节约使用和综合利用等一系列计划、组织、控制等管理工作的总称。物资管理是企业管理的一个重要组成部分。

物资管理是一项复杂的系统工程,在企业管理中具有重要的地位和作用,也是企业管理中不可缺少的一部分,是衔接好生产各个环节,确保生产顺利进行,实现物流合理化和效益最大化的重要工作。市场经济条件下,市场竞争相当激烈,若不能快速做出反应,市场很可能就会被别人占领,加强物资管理是促进企业生产经营活动发展的保证,是改善企业技术指标取得最佳经济效果的一个重要环节。对物资进行规范、高效、科学的监督管理,是减少资金占用,降低生产成本,提升产品和企业竞争力的关键因素。搞好物资管理,合理地组织采购,供应物资,对于促进企业不断降低产品成本,加速资金周转,增加企业盈利,具有极其重要的意义。现代企业物资管理以其运行质量、流通速度、有效管理和降低成本成为企业增加效益的“第三利润源泉”。

二、当前物资管理中存在的问题

1、物资储备过大,占用资金过多,资金利用率较低

没有充分利用预算、集中采购等手段对物资进行有效的事前、事中监控。相关部门在做年度预算的时候,对本单位现有物资的情况缺乏整体概念,对物资购置的预算编制随意性较大,没有从节约、整合资源的角度合理安排物资购置预算,往往出现重复购置,部门资源独享。

2、物资管理成为企业管理的一个薄弱环节

物资管理意识淡薄,主观认识不足,对物资管理的重要性了解不够,规章制度不健全,重购轻管、重钱轻物;措施不到位,管理混乱,甚至人员不到位;物资安全控制体系尚不完善,家底不清,产权不明,账账、账实不符,物资流失现象存在,物资配置不合理,利用率低。

3、物资采购作为一个非常重要的环节没有得到足够的重视,影响了物资批量采购的效能作用

而物资采购本身受到市场供求关系的影响波动较大,物资管理的信息交流和利用网络技术从多渠道、多方面收集物资流的信息不够,面对瞬息万变的物资市场价格反映比较迟钝,这样往往会影响到整个企业的正常运转,造成经济上的重大损失。

4、库存管理工作薄弱,清仓利库工作滞后,致使库存物资积压和浪费严重

5、忽视物资使用过程的监控,物资处置不够规范

财务部门与物资管理部门之间缺乏沟通,财务部门只管物资的财务核算,物资管理部门对物资管理缺乏有效的管理手段和具体办法,物资使用部门无管理制度、无管理人员、财产登记不全。企业向各部门安排、配置了物资以后,对使用情况不闻不问,以致于一些物资已长期不存在,企业却一无所知。再者有些企业闲置、报废物资的处置较为随意,没有严格按制度规定的程序履行相关的审批手续,不对有关物资进行评估,擅自定价或随意处置,强行报废、低价出售、无偿调拨、无偿出借等屡见不鲜,无可避免地造成了资产的流失,这些不规范的资产处置行为与我们“构建节约型社会”的宗旨是极不相称的。

三、加强物资管理的主要措施

在目前的社会经济环境中为了进一步加强物资管理,企业要在思想观念、运营模式、经济体制、管理方法等各方面有一个质的飞跃。具体来说,应注重以下几个方面:

1、提高认识,建章立制,强化物资管理观念

物资管理长期以来都是企业管理中较为薄弱、容易忽视的地方。往往上有政策,下有对策,无人认真监督管理,根本原因就是观念淡簿。我们必须清醒地认识到物资是资产的重要组成部份,是成本核算工作不可缺少的重要组成部份。因此,应大力度宣传加强物资管理的重要性,开展法律法规的宣传教育和学习培训,使大家充分认识加强物资管理工作的必要性、重要性、违法违纪的危害性,提高大家遵纪守法的自觉性。另外,还要通过建章立制来规范物资管理工作。确定相关部门负责物资的统一管理工作,负责建账、核算、清查、管理物资;明确相关部门在物资管理过程中各自的职责,规定各部门配备专人负责物资管理工作,把责任落实到个人,实行物资管理奖惩制度,管理目标与个人业务绩效评定挂钩,通过多种方式提高大家物资管理意识。

2、全面清产核资,摸清家底

企业清产核资工作,我们并不少见,但平心而论,清产核资工作要完全做到位却不是一件轻而易举的事情。资产清查的范围很广,使用部门分散,种类繁多,大到一幢办公楼,小到一张椅子都是清点的范围。进行一次彻头彻尾的清产核资,可以全面掌握企业资产的真实信息,掌握资产最真实的现状,这是加强管理的前提条件和基础性工作。进行全面的物资清产核资一方面可以借助这些数据建立一套完整、全面的物资管理基础数据库,另一方面可以为科学分配预算、提高资金使用效益提供基础数据。形成制度后,定期或不定期进行物资的全面清查,对物资的数量、使用状况及完好程度进行核查,巩固已经取得的成果。

3、编制出物资计划

加强物资预算管理,物资预算是在企业实际的基础上,根据企业的生产能力和市场需要,对企业所需各种物资做好预算,在计划、生产技术等部门的专业审查后,编制出物资计划。相关部门在编制年度预算的过程中,对物资购置预算要作全盘考虑,对提出的物资购置预算报告不能有求必应,在不影响日常生产的前提下,杜绝不必要的浪费行为,提高物资的使用效率。通过加强物资购置的预算管理,从资金来源上加强有效的成本控制。

4、健全采购管理制度

物资采购是企业物资管理的重要环节。健全的采购管理制度,合理的采购分工,科学的采购方式是降低采购成本的根本保障。加强物资采购管理,合理运作采购资金是物资管理的关键环节。规范采购管理,利用批量优势,降低采购价格,优化采购方案全面分析采购成本、加强供应管理、控制供应成本,是物资部门围绕企业开展责任成本管理,加强物资管理的重要内容。实行归口管理是物资采购的基本原则,归口管理便于进行采购价格的审核,高出限价和市场行情价格的采购资金则不予审核,不经审核则不予承付资金。同时,要落实物资管理内部责任制度,力求采购资金运作透明、合理和效益最大化。此外,要形成企业内部对物资采购的制约监督,做到物资采购、验收、付款三个环节分离。做到价格信息公开,采购决策公开,质量检验结果公开,提高物资采购决策的透明度。

集中批量采购是市场经济发展的必然趋势,是实现降低采购价格的前提。只有集中才可能形成批量,才可能在市场采购中处于十分有利的位置,才可能争取到优先优惠的服务。

合理制订采购方案,是降低成本的有效措施。物资采购是企业与市场联系的纽带,制定合理的采购方案是降低采购成本的有效措施。对需采购的物资,计采人员要依据企业审定的渠道,根据到站情况、运输方式,逐一测算采购总成本(单价及运杂费等),以到达使用地的“到达价”作为比价依据,用采购成本比较法进行核算,据以确定最佳方案。

5、加强物资储备管理

为保证生产的正常运行,必须做好仓储管理工作,使企业的物资储备管理科学化、条理化、规范化。

采购物资到货后,物资验收人必须严格按采购计划,对采购物资的数量、规格、品种、价格和质量认真审核、验收,质量不合格的物资予以退货。以确保采购物资品种准确、数量相符、质量达标、价格合理。仓储物资储存过程中要采取良好的保养手段,以科学的方法做好物资保养工作。

完善物资进出库各种手续,并定期进行盘点,保证仓库中的物资种类与数量和账目上的相同。做到购置时有验收,领用时有登记,保证账实一致。对随意侵占、挪用、非法交易以及毁坏、窃取、丢失的违法违纪和失职等行为进行严肃处理,对造成严重损失的还应该追究法律责任。

确定物资储备定额,保持合理的物资储备量。储备过多,会占用企业大量资金及消耗大量保管费用,使企业资金周转不灵;储备过少,一旦物资供应脱节,会影响生产的连续性,给企业带来重大的经济损失。做好物资储备工作,可以使企业库存物资经常保持在合理水平,节约储备占用资金,增强企业资金的流动性,增加企业经济效益。

我国已经加入WTO,与世界的接轨是必然的趋势,物资管理工作的规范化、标准化也同样不可避免。企业面临的市场,竞争将更加激烈,企业与时俱进,不断创新,把物资管理工作当作重点来抓,挖掘自身潜力,提高自身素质,建立起本企业的核心竞争力,才能在日趋激烈的国际竞争中立于不败之地。

【参考文献】

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[2] 张青民.加强物资管理降低运输成本.铁道物资科学管理,2004.2.

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