图书馆知识管理的策略探讨

马文远

【摘要】21世纪是知识经济的时代,知识成为重要的资源。知识管理的兴起对图书馆工作提出了新的挑战,同时也带来了机遇。本文探讨了提高图书馆的知识管理水平的策略。希望本文的研究能提供图书馆的知识管理水平。

【关键词】图书馆;知识管理;策略

知识管理和知识服务的关系是密切相关的,知识管理是知识服务的保障。如何进一步的提高图书馆的知识管理水平,从而更好的实施知识服务。笔者认为,可以从以下几个方面考虑:

一、创建以知识为基础的扁平组织机构

图书馆传统组织结构为“金字塔”型的等级结构,其特点是管理上突出刚性,缺乏灵活性;同时,其上下级的信息沟通,是依等级链逐级传递的,这种信息交流的方式容易造成信息的失真甚至阻塞。随着信息技术的迅速发展,图书馆的业务结构发生了很大的变化,必须进行组织机构重组,形成与之相适应的组织架构。即从“金字塔”型的垂直管理等级结构逐渐趋于扁平化,减少纵向层次,增加横向联系;通过简化了的组织结构实现知识、信息的快速、准确传递;优化图书馆业务部门设置与工作流程,建立一套柔性的、灵活的知识型组织体系——扁平型组织结构。

1、弱化等级,强调平等参与。

以往的图书馆管理等级分明,员工是被物化的资源、执行决策的工具,很少有机会参加决策的制定和讨论,人的个性和才智被忽视,极大地浪费了人力资源。实施知识管理时,在弱化等级、注重人的个性发展的扁平型组织结构中,强调人人参与,充分听取广大员工的意见和建议,以避免或减少决策失误。

2、弱化分工,重视业务流程重组。

柔性的、灵活的扁平型组织结构打破了传统分工的界限,可对整个业务过程进行重新定义和设计,即进行业务流程重组。业务流程重组的核心思想和内容主要包括:

①业务流程重组把原来以职能分工的运作体系改变为以作业流程为基础的组织形式,强调工作设计的整体化。

②业务流程重新组合强调整体组合,一些旧的业务环节的功能将被弱化甚至取消,一些新的环节将产生,各环节之间将发生分化组合。

③运用现代信息技术改革图书馆原有业务流程和管理体制。在业务流程重组中,只有从观念上摆脱传统管理的影响,对工作进行重新分析、设计与组合,合理配置人力资源,不断改进和完善组织形式与工作方式,才能符合知识管理的要求。此外,要打破传统的分工界限,采用柔性的、灵活的管理方式,根据业务需求变化情况,及时组织相应的工作小组,利用小组成员的特长,发挥整体优势,高效率完成各个业务项目。

创建扁平组织机构的同时,设计以知识为基础的组织结构,要以图书馆组织内外各种知识高效有序地运作为出发点,以组织中知识沟通的便捷性、业务关系的合理性、管理人员知识水平与其职责的适应性以及管理活动的应变性为原则,分析各工作环节和读者的知识需求和知识流规律,考察员工所拥有的知识、智慧、经验和技能,把握需求与能力相匹配的最佳切合点,真正建立起有利于馆内外主客观知识广泛交流和高效整合,有利于最大限度发挥员工智慧潜能,提高图书馆整体服务效率的组织结构。

二、建立学习交流机制,构建学习型图书馆

图书馆是一个知识型组织,知识型组织的特征具有较强的学习功能。在图书馆里,图书馆馆员承担着知识服务的重要任务,知识服务对图书馆整体及馆员自身都提出了非常高的要求。复合图书馆必须在结构化部门和知识服务团队中建立完善的学习交流机制。这种机制一方面可以促进图书馆内部的知识流通、知识合作与知识积累;另一方面更是可以促进隐性知识的显性化和隐性知识的共享与应用,增加数字图书馆知识的存量与价值。

学习型图书馆是激励图书馆员通过组织的学习,不断获得知识资源,更新知识和创造知识的组织结构,它提倡的是组织的学习和交流,充分发挥知识团队的高效率。

创建学习型图书馆首先要营造共同愿景,共同愿景来源于个人,又高于个人,由图书馆馆长描述组织愿景,如以知识管理为己任,促进人类知识的生产、传播与利用。并将其细化,使愿景成为通过每一个馆员的努力,在将来切实可以达成的目标,反复描述,不断强化,使图书馆保持一种高昂的士气和斗志。其次是通过团队学习提高图书馆的学习能力,个人的学习不一定符合组织的发展要求,团队学习能促进组织的协调发展,促进馆员之间的配合。通过建立图书馆学习制度,在提高个人学习能力的基础上提高整个图书馆的学习能力。组织多样化的学习活动,提高图书馆的适应性学习能力和创造性学习能力。

建立学习交流机制,构建学习型图书馆,目的是以团队的形式学习、交流和共享知识,使图书馆通过学习提高应变和创新能力。

三、建立以效益、效率为基础的公正、公平的激励机制

知识管理的目标是知识创新,而知识创新必须以知识共享为基础,这就带来知识创新与知识共享的成本收益矛盾。这就要求图书馆必须建立一套知识激励机制和对员工的评价标准,让人各尽其能,长有所用,同时打破分配上的平均主义,使知识创造者和贡献者在职务晋升、经济收入和声誉等方面优先得到肯定和褒扬,使每位员工都积极为组织的知识创新、知识积累和知识服务贡献自己力量。形成一种既充分尊重个人的兴趣和创造性,又强调基于组织目标的合作和团队精神。

公正合理的激励机制是发挥人力资源主动性的关键。图书馆应当根据变化了的业务特点重新界定每个岗位不同的质量和数量指标。业务基础建设部门可以量化,而读者服务部门却不能单纯地追求量的指标,而要定性,评估指标要充分体现到质量的认可,对于那些有突出贡献的人才要实行物质与精神的双重激励。在事业机制中实施企业管理,经济效益与社会效益同时并举,是知识管理的必然要求。

知识管理注重的是对人和人产生知识的过程的管理。所以图书馆应把开发馆员头脑中的知识资源作为提高效率的重要途径。要调动图书馆员的积极性和创造性,促使他们将图书馆拥有的信息转化为知识,满足用户,赢得用户,促进图书馆馆员的自身发展,注意引导和发挥馆员的潜能和创造力,提高其为用户服务的水平,才能真正体现“读者第一”的图书馆管理的理念。要实现对人力资源的开发管理,就需要相应的激励机制与之配合。因此图书馆必须深化管理体制改革,彻底摆脱传统的封闭、僵化的管理体制,逐步建立起时代相适应的科学、高效的现代化管理体制。鼓励创新,保护人才,尊重人才,吸引人才,完善各类人才的选拔使用、考核评价、激励监督的制度。同时坚持公平竞争、用人唯贤、人尽其才的用人原则,构建一个合理的绩效评估体系,保证每一个员工公平竞争的权利。

四、创建共享机制,营造共享文化氛围

良好的知识共享机制与文化环境是实施知识管理的必要条件,图书馆只有营造一种知识共享的文化氛围,让每一个馆员渴望最大限度地丰富自己的隐性知识并且自觉将其贡献给集体知识库,才能使信息技术真正融于图书馆管理与知识服务之中,实现有效的知识管理。图书馆和其它组织一样,在其特有的组织结构、运行机制、管理方式、业务流程和组织文化中都蕴涵着丰富的无形的隐性知识。图书馆馆员们在工作中处理问题的共同的经验教训,长期以来约定俗成的工作方式方法,馆员之间以及馆员与读者之间知识沟通和交流的机制,图书馆对内外环境和事件的应对能力和协调能力,图书馆对外服务的整体水平和信誉,图书馆内部的凝聚力以及体现在全体馆员思想和行动中的共同的工作理念、道德信仰和精神风貌等,都是图书馆集体隐性知识的表现,是图书馆的宝贵财富。

【参考文献】

[1]任俊为,知识经济与图书馆的知识服务,图书情报知识,1999,1

[2]游星雅,关于图书馆知识服务的思考,衡阳师范学院院报,2006,27

[3]孙萍,基于知识管理的图书馆服务研究,科技情报开发与经济,2007,17