略论入世后中国秘书人才培养的国际化趋势

刘　芳

【摘要】 中国加入世界贸易组织，即加入了全球经济一体化的体系，这种新的经济环境要求我国企业管理达到国际化的标准，而作为辅助地位的秘书人才也应相应地实现人才培养的国际化。秘书人才培养的国际化要点是建立完善的秘书理论体系、健全秘书工作制度、加快秘书传统职能性质的转变、提高秘书人才的服务水平和促进秘书队伍能力建设，从而促进我国企业管理国际化的顺利进行。

【关键词】 国际化；辅助地位；秘书培养

一、加入世贸组织，对我国秘书人才提出了国际化要求

中国加入世界贸易组织后，我们会不经意地发现，当我们再次审视自我的发展空间时往往会不由自主地加上“入世后，我们该如何如何”或者“入世后，我们应如何与世界接轨”这样的字眼。我国前经贸部部长龙永图曾说过：“中国加入WTO是中国向世界靠拢，而非世界向中国靠拢。”这意味着中国要放弃许多旧的东西，在经济贸易的各个领域都要和世界接轨。而真正的接轨，就是一点偏差都不能有，要严密结合，齐头并进。

严密结合，讲求的是要适应世界经济发展的游戏规则，进入新的全球经济一体化体系。

齐头并进，说的是要在进入这个体系后，逐步用高标准的国际准则来要求自己。

二、入世对我国秘书人才的挑战

应该说，中国秘书人才的培养是伴随着改革开放的步伐进行的，可是人才的现状却满足不了市场的需求。曾经有那么一段时间，提起在中国许多私营企业里的秘书一职，人们往往抱有种种偏见和误解，如“小蜜” “花瓶” “应声虫”等蔑称。这些偏见的存在虽有其复杂的社会原因，但一定程度上也说明当时的秘书社会地位低、工作技术含量不高等问题，而这些片面观点也影响了我国秘书人才的健康发展，导致现有的秘书从业人员素质良莠不齐的局面。

而在西方发达国家，秘书职业的发展却呈现出欣欣向荣的景象。早在20世纪初，现代管理之父法约尔就在《工业管理与一般管理》一书中提出要在工商企业中注重秘书的职能特征，他认为在总经理、经理、厂长身边都应设置负责通讯、会客、记录、联络、计划、检查等工作的秘书人员，这些人员能向经营者提供很大的帮助。自此以后，秘书很快成为一门属于“白领阶层”的热门职业。据美国劳工部统计，现在全美有数百万人在从事秘书职业，并且有上千所大学开设了秘书专业，授予各种学位。这样的数字也许并不能从根本上说明我国秘书人才现有的问题，但在这庞大的从业阵营背后，更重要的是发达国家秘书职业的高标准要求与我们有着天壤之别。

（一）西方发达国家与我国秘书人员的组成概况

在国外，许多欧洲的大公司里很难看到很年轻的女秘书，那些高级总裁或是高级部门的秘书，大多是一些40多岁、有教养、有经验的职业女性。她们除了一般的文字、外语、计算机技能之外，其沟通、协调、预见和判断能力都很强。而在这个年龄阶段还具备如此高标准职业条件的女性，在中国却是凤毛麟角。

长期以来，在中国许多企事业单位，秘书的工作过于简单、程式化，缺乏创造性，没有成就感，似乎可归纳为“收发打存”，更被人们普遍认为是吃“青春饭”。一位女性在秘书职位上干上一两年，即便在很好的公司，她也会千方百计地要求转岗，要么做人事、行政，要么做市场、销售，似乎大家都认为秘书职业得不到长足的发展。

（二）入世后，我国秘书人才面临的具体挑战

入世后我国秘书从业人员将面临怎样的挑战呢？

1．全球经济一体化、文化多元化的冲击

入世后，更多跨国公司、外商独资企业、合资企业涌入中国，这些外来企业的管理者们经常会遇到类似国籍、文化背景、语言都不相同的员工如何共同完成工作，以及管理制度与工作价值观迥然不同的组织如何沟通等问题。而秘书即是管理者的辅助人员，又处于企业各部门的纽带，其沟通协作能力的要求也因此会更加细致和全面。

2．新的管理理念与管理方法的出现与应用

全球经济一体化使市场竞争日益激烈，我国企业要适应必然要不断提高劳动生产率，提高产品质量，改善服务。于是，新的管理理念和方法不断应运而生。而这些都必然会给组织管理带来新的生机与活力。秘书从业人员在组织中位于重要的枢纽位置，更需要随时地了解最新的市场信息与先进的管理理念。

3．发达国家秘书工作的发展趋势对我国的秘书工作提出了更高的要求

当前西方发达国家的秘书工作呈现出社会化、专业化、智能化的发展趋势。

社会化，是指秘书工作对社会各层次、各行业的渗透率。在企业的管理活动中，秘书工作是一个重要的组成部分，其工作的效能对领导的工作和管理水平有着不言而喻的影响。因此，国外的秘书工作广泛存在于政府机关、工商企业单位和社会团体，有的还渗透到了社会各个角落。

专业化，是对秘书的分工而言。秘书工作分工越细，要求的技术含量就越高。如美国的秘书职业大类就包括41个分工种类，仅工资等级就分14种，它从低层次秘书到专职秘书，到秘书的管理阶层，形成了规范化的人才体系，故专业性非常强，也带动了这一职业的长足发展。

智能化，是指秘书工作对新技术革命的适应。随着办公自动化水平提高，事务性工作由计算机操作，这样，秘书就可以摆脱繁重的工作，集中精力和时间从事高层次辅助、参谋工作，帮助老板辅助决策、综合管理。

三、入世后，我国秘书行业面临的机遇和发展

（一）秘书的职业要求更加丰富全面

我国在开始设立秘书学科教育之时，主要培养的是面向国家事业单位等组织的秘书人员，这样的秘书职责比较单一，做着大量的文书工作。

而当多种经营模式的企业诞生后，进入各企业工作的秘书人员，实际上是更像“综合秘书”，他们身兼多职，对他们职业能力的要求更加全面，经济、法律方面的知识和能力要求明显提高。

（二）秘书职业的发展前景更加光明

最近在网络上，中国青年报社会调查中心、智联招聘和新浪招聘联合进行了一项职业吸引力调查。在将近三千人参加的调查中，“文秘是可以积累经验的职业，是走向管理岗位的阶梯”这一观点得到了48％的公众支持。

同样在此次调查中，有22％的公众赞成“经济越发展，好的文秘越缺乏”的观点。据调查，加入世界贸易组织后，“高级文秘”是目前人才市场上追捧的职位，身价不菲。他们比传统的“文员”更多了一层管理的重任，因此要求也更高，职业前景也更美好。

四、积极采取对策，抓住机遇迎接挑战

加入世贸组织，对我国秘书人才的队伍建设既带来了严峻的考验，又提供了很好的学习与交流的机会，展现了更广阔的人才发展空间。总的来说，利大于弊。

只要我们正视我国秘书人才与世界标准的差距，找到缩小这个差距的办法，进行大胆的变革与创新，就可以逐步实现我国秘书人才的国际化。

（一）深化秘书制度的改革、创建良好的市场竞争环境

人才的合理培养需要的是合适的行业环境与相应的管理制度。要培养符合国际化标准的秘书队伍首先要在创造环境上下功夫，要通过建立健全的人才市场管理制度，建立和维护人才市场秩序，加强政策研究，根据实际需要，制定促进人才流动和人才市场建设的有关政策，创造公平竞争的市场环境。

（二）构建完善的秘书理论体系、设置适应市场需求的秘书学科课程

在秘书学理论研究上，引进管理学、行政学、人才学等学科的最新研究成果，明确秘书的职业化发展方向，从秘书学原理、秘书实务、秘书学相关理论（包括管理学、档案学、公关学等）多个层面上构建起秘书学基础理论的框架，以适应秘书工作走向全球化的需要。

在教学内容上，去掉空洞的说教，使教学内容与现代管理理念接轨，与社会实践相适应；在教学方法上，也应从传统的讲授方式向案例教学、情景教学、多媒体演示、实地教学等方式过渡，使我们培养出来的秘书人员的知识结构与专业素质能不断适应网络化办公环境的新要求。

（三）全面提高秘书人员的素质

相比较而言，我国现有秘书人员的素质普遍不高，尤其缺乏具备国际眼光、熟悉国际游戏规则、适应国际竞争需要的高级秘书人才。

1．要转变职能，完成由事务型秘书向参谋型、复合型秘书转化

长期以来，人们总是把秘书的职能定位在事务上，责任多是在办文、办事及办会上，它牵扯了秘书太多的精力和时间，而现代办公手段的采用，为秘书转变职能提供了物质上的保证，秘书将因其职能的扩大，而在工作中扮演复合型管理人员的角色，因而需要不断更新观念，摆脱旧的思维定势的影响，培养自己的创新能力，并积极辅助领导加强企业的管理。

2．建立动态的知识结构

信息社会知识更新速度加快，老化周期日趋缩短，知识的陈旧、老化必然导致思维的滞后和僵化，因此秘书若不想被社会所淘汰，只有加强学习，不断更新知识。由此可见，终身学习将是新时代秘书生存的资本。

3．规范秘书工作内容

入世前，我国许多企业的秘书人员工作内容单一，工作中带有极大的经验性和随意性，很多秘书人员是以不变应万变，以一法应万法，没有起到应有的辅助管理作用。入世后，我国各行各业逐渐融入全球经济圈，其商务活动必然越来越频繁，也使得各自的秘书人员商务交往增多，因此，我国秘书的工作内容应该更加规范合理，用更符合国际标准的工作方法与之相匹配，以辅助领导者更好的完成经济活动。

4．实现秘书工作手段的智能化转变

秘书工作中产生的大量文件具有规范化、模式化的特点，很容易被计算机所接受。秘书工作中的大量文字、数据、图形、声音和影像均可在互联网上传输，“无纸办公”的物质条件已经具备。秘书工作现代化是实现管理工作现代化的重要保证条件之一，因此，秘书工作应尽快实现智能化，以促进秘书工作的现代化进程。

（四）强化和完善秘书职业资格考核制度

我国应不断加强和完善秘书人员的资格管理，形成一套较全面系统的秘书职业资格的认证和培训体系。这不仅包括建立全国统一的资格标准、建立专门的资格审查机构、监督机构和考核机构，还应从制度上明确秘书工作的职责，规范秘书的工作行为，更应在用人制度上真正实行持证上岗，并区分资格等级、资格范围。经过持续地努力，最终实现我国秘书人员的专业化、规范化、国际化。