“校园一卡通”在高校财务管理信息化建设中的应用

孙彩英　马　杰

[摘要]为了更好的推动一卡通在高校财务信息化管理中的应用,本文采用实证研究、文献研究和调查研究等基本方法,从“校园一卡通”的基本内涵入手,介绍了“校园一卡通”的主要功能,分析了“校园一卡通”在高校财务管理中的主要作用,然后结合高校一卡通现状,对一卡通使用过程中存在的问题进行多方面探讨,针对问题提出了加强整体规划、分步实施、加强内部控制、提高人员素质、加强网络安全建设等措施,并在报表的设计、资金清算的模式方面提出具体的建议。

[关键词]一卡通 财务管理信息化 应用

作者简介:孙彩英,工作单位:北京印刷学院,高级会计师;马杰,工作单位:北京印刷学院,计财处处长。

随着信息技术的不断发展,高校会计工作信息化进程也在不断推进。从算盘到键盘,从单机的会计电算化到单位内部的网络版的会计电算化,从单位内部的会计电算化到如今网络技术下的会计电算化,从单纯的餐卡到功能齐全的“校园一卡通”,这些信息技术在高校会计工作中的应用给高校财务管理工作带来了质的飞跃,进一步推动了现代网络环境下高校财务工作的理念创新、技术创新和管理创新、制度创新,具有深远的战略和现实意义。特别是“校园一卡通”工程的实施,它不仅是高校信息化管理的需要,也是使高校财务电算化管理逐渐全面向网络化过渡的方式之一,校园一卡通的使用将极大推动高校财务管理工作的信息化进程,是高校财务管理手段的扩展和延伸,如何认识和利用“校园一卡通”成为高校财务工作中面临的新课题。

一、“校园一卡通”的功能

一卡通系统是基于校园网的、分布式的集学校管理与金融服务于一体、实现校内身份认证管理和消费结算功能相结合的多功能应用管理系统。学校各部门的应用系统与“校园一卡通”的基础信息平台进行衔接,实现数据共享和统一的身份认证,完成相关的管理和服务工作。[1]“校园一卡通”系统功能如下:

(一)消费功能:以卡代币,在一卡通终端(即消费网点)能够进行各种消费,如打水、洗澡、就餐、超市购物、上机、医疗等。

(二)身份识别功能:校园卡表面印有持卡人的姓名、学生或教工编号、部门、相片,卡内存有个人信息,可以进行视觉识别和电子识别,取代各种证件 ,进行借书、考勤、体能测试、注册等。

(三)银行功能:银行卡和校园卡有机结合,通过自助圈存、卡内扣收等方式实现银行部分功能,如转账、银行代发补贴,扣收学费等。

(四)内部结算功能:可实现个人、商户、财务之间对账结算功能。

(五)自助查询功能:持卡人可通过专门设置的查询系统如触摸屏查询机、电话、学校网站查询自己的消费情况、补贴打入及其他信息。

二、一卡通对高校财务管理信息化建设的作用

(一)实现资源共享,提高工作效率和服务质量

高校财务的数据来源多,由于信息的传入都不是专业的会计人员,部门统计口径也不一致,使财务资料的统一性、真实性大打折扣。通过实施一卡通工程,对校内各部门业务管理子系统的信息统一管理,省去了各部门信息的重复录入工作,信息的准确性也有了保证。学费的收取、各种生活补贴的发放、各种消费都通过一卡通完成后,大大减少了财务人员的工作量,消费者也可随时查询自己信息,基于自身利益考虑,如有错误会积极到一卡通更正、修改,这就保证了财务资料的统一性、真实性、可靠性。[2]一卡通的应用能够使会计信息披露更为充分及时,在一定程度上提高了服务质量和工作效率,促进了财务管理信息化建设。

(二)有效规范收费,加大财务监管力度

未实行“校园一卡通”前,各部门原来都是单独的业务系统,收费也是独立的,财务无法掌握实际情况,上缴也不及时,还由于各种收费人员参差不齐,很难保证不产生差错,特别是在收付现金环节很容易出现问题。在实行“校园一卡通”后,各种收费都通过一卡通系统收取、划转、结算,各个环节都置于信息化系统监督之下,加强了“收支两条线管理”。同时因纸币结算转变为电子货币结算,不需要再收付现金,这样可以有效杜绝小金库及私吞公款的事情发生,从事后监督变为事前、事中监督,学校对流动资金的监管力度加大了。

(三)实现动态管理,为领导决策提供支持

财务信息化不仅是进行业务核算,更重要的是进行财务信息管理和决策分析。一卡通使用中对会计信息的收集、处理、加工、披露,突破了传统意义上会计系统的局限,扩大了财务管理信息化的范围,有效促进财务信息化管理,提高了财务信息公开性、真实性、及时性,提高财务服务水平。

由于每位学生和职工在一卡通系统内都有自己的账号,校内有偿服务的部门在一卡通中心也都设立了资金结算账户,学校财务部门可以时时掌握一卡通系统的资金流动情况,不仅有利于统一调度资金,还可以通过各种数据分析,从中发现存在的问题,对于领导全局掌握学校资金情况,做出决策有很大帮助。如勤工助学部门可通过就餐数据了解学生的生活状况和贫困程度,使每个真正贫困的学生得到帮助;财务部门可以根据收费和消费情况安排部门预算等等。

三、校园一卡通在应用中要解决的问题

(一)整体规划,全面协调问题

有些院校把一卡通看作是原餐卡的功能扩展,未给予足够重视,没有整体规划,没有调查研究。各部门都是从自己的需求出发,自己购买软件与一卡通对接,没有相关部门的参与,随意性较大,加之没有明确部门职责,造成一卡通运行不顺畅,经常发生出现问题互相推诿的情况,这不仅影响了师生用卡,而且财务数据的准确性、及时性也不能保证。

各校无论是财务部门还是学生处、教务处、图书馆、后勤部门原有的管理系统都是基于本部门管理需要而开发,具有各自的格式特点,与一卡通连接要对子系统进行数据整合,统一数据格式,这就涉及协调校内相关部门的问题。当然对外与银行的协调问题也不容忽视,银行和学校的出发点不同,银行的程序化管理与学校要求机动的管理有所冲突,运行中不免出现较多问题,如何协调是学校领导及财务相关负责人要重视的问题[3]。

(二)功能扩展问题

目前,我校和许多高校一样,实现了一卡通一些消费和识别功能,其它扩展功能未得到开发,特别是银行功能没有实现,造成运行过程中,大量现金流动,一卡通人员忙于充值制卡,而无睱在财务管理和协调各商户更好解决运行过程出现的问题上下功夫。一卡通的后续功能,因部门职责不清,没有部门进行积极推动,很多功能没有实现,没有充分发挥一卡通的优越性,更好为师生服务。

(三)一卡通的安全稳定问题

“校园一卡通”的建设过程中,由于设计、财力、系统管理、电算化软件等方面的因素,大规模的系统、分布式应用和广泛的网络接点,对一卡通安全稳定性提出很大挑战,如服务器、网络通信线路的配置,软硬件故障的排除能力,计算机病毒的防治、黑客攻击、数据存储,对保证校园网络系统随大容量数据的传输都非常关键[4]。

一卡通工作涉及财务技术和网络技术,现实工作中往往是财务人员不懂信息技术,或者是网络技术人员不懂财务,后勤商户终端操作人员素质较低,管理和操作人员又分属不同部门,如果没分清部门职责,没有按规定设定权限,没有严格的规章制度和规范的手续,很容易造成运行过程中网络运行不稳定、消费流水重复上传、消费记录丢失等数据安全和网络安全问题,一卡通安全稳定运行很难保证。

(四)一卡通资金清算问题

“校园一卡通”系统内涉及的结算数据,有一些是通过人工操作形成的,有些是系统自动生成的,一卡通生成的数据和财务核算系统内的会计科目没有对应关系,如何将二者数据有效统一并准确结算,不仅是财务人员关心的问题,也是商户关心的问题。

大多数学校往往对人工操作的数据进行核对和入账,但对需要进行内部账务调整和系统处理数据未加重视,特别是由于系统网络不通或终端出现故障造成的数据传输错误未做处理,容易形成漏洞和入账不及时。使财务数据的准确性、及时性无法保证,也影响领导做出正确决策。

(五)一卡通财务报表的设计问题

一卡通综合业务软件主要由网络技术人员开发的,开发时可能对财务报表的数据和格式都未做太多研究和考虑,通用版的软件报表多不能满足高校财务管理的需要,如果引进一卡通时没有考虑到这一点,使用时可能会感觉很不方便,如后续修改要涉及一些费用问题。

(六)管理模式问题

从现有高校情况看,一卡通管理中心大部分归网络技术部门或计财处管理,还有少部分归后勤管理,不同的部门归属配备的人员和岗位设置也不同。如何管理、如何配备具体归属并无定论,但如何结合本院具体情况,更好划清部门职责,岗位职责,有效的配合做好一卡通工作,都是值得研究和考虑的问题。

四、完善一卡通在财务管理中应用的对策

(一)领导重视,整体规划,分布实施,逐步完善

“校园一卡通”是一项复杂的系统工程,需进行统一领导、全面论证、整体规划和周密设计。首先要通过市场调研,根据各部门提供需求和现有子系统的情况做好整体规划。同时根据需求程度和经费情况等,先实现一些急需的功能,运行稳定后,再陆续实现其他功能,这样会更好的发挥一卡通的作用。根据我校的经验,要先实现银行功能,实现校内各部门、校外银行的联网运行,才能事半功倍,收到良好的效果。这不仅需要各部门负责人对一卡通的有足够的认识,还需要学校领导高度重视,对相关部门进行内部协调、分清职责、按整体规划稳步推进。只有将一卡通的功能丰富起来,使全校数据具有统一性和规范性,才有充分发挥其财务信息化手段的管理优势,并在运行过程中不断总结经验,逐步完善。

(二)加强内部控制,提高人员素质

人员分工要职责明确,权限设定要合理,在岗位设置上要根据“不相容岗职务分离”原则,系统管理员和信息管理员不能兼充值、结算,制卡人员不能负责材料的管理,充值人员可充值、结算、收卡费等。要建立相应的规章制度,设计一套适合自己学校一卡通管理的单据,严格按手续和流程进行,加强内部控制,堵住漏洞,保证资金安全。

主管部门、充值点、卡中心和各终端的具体操作人员、网络维护部门共同负责一卡通的日常运行和管理,工作人员素质和水平的高低明显影响着一卡通是否高效、正常运行。一卡通作为一种信息化管理工具,要求工作人员要提高适应信息化、网络化环境的工作能力,在知识结构和管理水平方面都提出了新要求。在人员配备上管理人员要选择有责任心、财务和计算机网络水平较好的人员,并要实行定期轮换制,同时加强财会人员和终端操作人员技能培训,加强其职业道德和相关法律知识的教育,使他们适应网络化条件下财务工作的新要求,使安全管理落到实处。

(三)保证信息和网络安全

为保证一卡通系统的安全稳定,除了在网络设计、软件设计等方面选择安全可行的软件外,还要采用杀毒软件和防火墙技术,防止电脑病毒的攻击;严格服务器专人管理,不得安装外来程序,使用外来优盘、硬盘等;不间断备份数据,最好是双机备份;采用访问控制技术,控制外人对本系统访问。另外,为保证系统出现问题时能得到及时维护,在选择厂家时,不仅要看性价比,还要看售后服务,有些技术厂家是不会公开的,出现问题还离不开厂家的维护。

在资金安全方面,无论是外部与银行的往来结算,还是高校内部各部门的往来结算,每天的数据都要及时入账、定期核对,以保证财务信息的准确及时。这不仅包括当天收取的现金、圈存转存资金,还包括由于网络等原因造成的圈存错账和商户清算错账等,必要时要不定期请审计部门来审计。

(四)选择合适的资金清算模式和报表格式

高校资金清算主要包括对各种费用的收缴及各类款项的发放、对校内各种日常消费进行清算统计和资金划拨两个方面,主要有与银行外部往来清算和与学校各部门的内部往来清算两种模式,第一种主要是由银行来进行各种清算,第二种是由一卡通中心或结算中心清算[5]。第二种模式虽然工作量较大,但能够掌握资金管理的主动权,更有利于发挥资金效益,加强财务管理。所以采用第二种模式更有利于目标实现。

在引进一卡通时,财务部门要根据自己的需求,对财务报表格式有一定的要求,要求厂家按自己的需求进行个性化设计,这样才不会使用后被动。

(五)管理模式

“校园一卡通”系统由数据中心,管理中心和应用系统三大部分组成。我院数据中心设置在网络中心,三校区设置一个管理中心、两个充值点,应用系统分布在校区的各应用点。

07年11月,由新中新集团和同济大学组织的校园卡可持续发展研讨会,共有35所高校参加,从统计分析的情况看,57%的高校将一卡通管理中心归属于网络技术中心,31%的学校归属于财务处,12%归属后勤、校办等部门。采取何种管理模式,要根据各种因素考虑适合自己学校,有利于目标的实现的才是最好的。我校“一卡通系统”的主要目的是加强学校财务监管,所以主要由计财处统一领导,由一卡通中心负责具体日常业务,由网络中心提供技术支持,由食堂自己派人充值、各应用商户自己管理终端系统的管理模式。

五、结论及建议

一卡通有广阔的应用前景,是高校发展的必然趋势。高校引进一卡通前要做好前期调研,要从工作全局考虑,根据本校的资金投入和现有各应用子系统的现状做好整体规划,充分利用现有资源,协调好相关部门,分步实施。在人员配备、岗位设置和管理模式上都要根据自己本校情况周密考虑、合理安排,明确岗位职责,分清责任。为确保系统正常运行和数据安全,要加强内部控制,在软硬件选择上要确保系统安全稳定,充分发挥一卡通在财务管理中的优势。同时要求我们要不断学习兄弟院校经验,加强技能培训,解决在工作中出现的问题,总结经验,根据自己的实际情况制定出适合本校的管理办法,使一卡通管理更加规范科学,积极发挥其财务监督职能,不断提高财务管理水平。

参考文献

[1]顾金娣,席琳琳。校园一卡通系统的应用与思考。上海:上海第二工业大学学报,2005.72

[2]柳雪梅。高校财务管理中的一卡通。北京:中国农业会计,2007.33

[3]赵龙,金伟民。“校园一卡通”对高校财务工作的影响分析。福建:引进与咨询,2006.42

[4]刘付婷。谈校园一卡通对高校财务信息化管理的影响。河北:职业时空,2007:26

[5]罗芳。校园一卡通的资金清算和分析。武汉:财会月刊,2008:61