浅谈文化视阈下秘书气质的养成

胡长贵

摘要：文章分析了秘书气质养成的文化原因，进一步探讨了现代秘书应具有的文化性格，并指出了秘书气质养成的基本路径。

关键词：秘书气质养成；文化；办公室文化

中图分类号：C96文献标识码：A

文章编号：1674-1145(2009)06-0075-03

秘书活动是一种十分繁重的劳动。秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，都对秘书人员的心理品质和气质养成提出了越来越高的要求。秘书人员必须充分利用文化元素，加强心理素养，培养优雅的气质。

一、秘书气质养成的文化成因

人是文化的产物。秘书作为一个特殊的职业，其气质养成天然地受到文化的深刻影响。

(一)秘书是一种特殊的文化角色

古往今来的优秀秘书从业者都具有深厚扎实的人文功底。在传统观念中，秘书常常与秀才联系在一起。随着秘书学科的建立，人们在理性的高度努力作出科学概括的时候，也始终没有忘记秘书的文牍性。

秘书本身就是文化人，这是秘书职业的内在体现和要求。秘书在领导者身边工作，是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”，是领导者的参谋和助手，其职责是为领导者服务，其中最主要最重要的是智力上的服务。秘书要能够与领导者在思想上进行交流和沟通，本身就应该具备相当的学识水平。秘书是否优秀最根本上取决于秘书人员能否为领导科学决策提供帮助。这种能力来源于秘书科学的头脑、准确的判断、合理的推理、缜密的逻辑，取决于秘书的文化、阅历、经验和参政智慧及理政能力。这就要求秘书人员除了具有较高的学历和相应的专业知识外，还要多学点哲学、美学、历史、文艺学等方面的知识。多读点中外文学名著，不断提高自己的人文素养，提高审美水平，做一个名副其实的文化人。

秘书不是某种符号，不是办公机器，而是活生生的有血有肉、有思维会思考的人。人的生存除了物质形态，还要有精神形态，这就离不开文化。在物质形态的生存得到一定的满足之后，文化生活水平的提高就成为人们生活质量的重要因素。秘书工作对社会及其时尚有着重要的影响，就更需要有深厚文化底蕴的支撑。秘书人员的仪表、风度、气质、形象代表着领导机关的形象，展示着领导机关的作风，对周围人群有着不可低估的影响；秘书需要相应的机智和应变能力，以便在处理和应对复杂情况时临危不乱、游刃有余、左右逢源、恰到好处。而智慧来自于知识，来自于见识，来自于文化。

(二)文化是秘书气质的生长素

气质，作为个体带有倾向性的、本质的、相对比较稳定的个性特征、风格以及气度的总和，常常体现于个人的实际工作和言谈举止中，成为反映其内在精神修养状况的重要心理坐标。文化深藏于每—个人的内心世界，一般体现在人的语言、思维、情感、意志、仪态、个性、文艺技能等方面，是构成人的气质、风度和人格的内在因素。文化修养的高低决定着一个人的胸怀、视野、气度和智慧，决定着他的思维方式和行为方式。正如古人所说，“腹有诗书气自华”。文化就是秘书气质养成的生长素。

加强文化修养有利于秘书优化自己的知识结构，增强自信意识。秘书被称为“杂家”，秘书的知识结构是T型的，即知识面要广，专业知识要深。文学的认识属性和文化属性正好有利于秘书构建这样的知识结构。

加强文化修养有助于秘书提高自己的思维能力，培养创新意识。一个人是否有智慧主要体现在思维上，而思维的过程是从运用语言表达观念到形成新的认识的过程。文化修养好，秘书才能更好地运用语言去表达自己的看法，才会更好地锻炼自己的思维能力。文化修养尤其有利于秘书提高自身的创新思维。要创新，就要多读书，提高自身的文学修养和文化品位。

加强文化修养有利于提高秘书的业务水平，增强认识深度。书面表达能力是秘书提高服务水平的关键。文字水平代表着秘书的服务水准，反映着秘书各侧面、全方位的素质和综合能力。文字水平的提高可以缩短秘书与领导认识上的差距，提高秘书辅助决策的能力。文化修养对秘书的写作效率和质量有直接影响，秘书的文化修养决定着文稿写作的深度和穿透力。能够形成文化修养越好，认识事物越有深度，写作越有穿透力，工作效率和质量就越好的良性循环的局面。

(三)文化是形成秘书气质差异的根本原因

从文化的作用机制来看，人的心理是在社会文化环境的制约和作用下建构起来的。文化总是特定区域和历史的文化，具有相对性，它主要通过不同的文化模式来影响人的心理和行为。不同文化背景中的人的心理和行为是通过人在不同文化模式下形成的认识论这一机制来彰显社会文化的作用的。优良的文化对秘书的工作态度、个性形成，信仰、行为习惯产生好的影响。当这些东西形成后，就自然影响着秘书工作，促进秘书工作朝好的方向前进；不良的秘书文化对秘书工作产生消极作用，制约秘书工作的发展。秘书文化还可通过提供什么，反对什么来规范秘书的行为，从而制约秘书工作。

二、现代秘书应具备的文化性格

秘书的良好气质和心理品格，是秘书素养的重要组成部分。在诸多心理素质中意志品质和气质在秘书活动中占据很重要的位置。为了不断应对现代社会对秘书提出的新挑战，现代秘书要认真培育和养成以下文化气质和心理品格：

(一)自信坚韧的文化精神

一方面，秘书工作不是一种简单的机械操作，而是一种与人相处、与人沟通、与人合作的艺术。它总是处于运动变化之中。秘书如果没有自信或者自信心不足，难免会陷入时时落后、事事被动的不利局面。另一方面，由于秘书自身地位的从属性，决定了许多事情都具有不确定性，工作中难免会遇到挫折或不协调。秘书人员只有充满自信，才会自尊自强，进而激发出极大的勇气和毅力。形成良好的自我意识和价值判断。

坚韧是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻、无怨无悔的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不罢休的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。有了贯穿始终的意志力，他就能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。

(二)热忱敏锐的文化心理

秘书工作不是整天迎来送往、写写改改、玩玩乐乐的轻松工作，它需要秘书付出大量的智慧和艰辛，没有极大的热情，不全身心地投入，是不可能做好秘书工作的。同时，由于秘书是联系领导、群众和职能部门的桥梁，工作具有很强的服从性和服务性，工作时间久了，常常会产生压抑感和孤独感。秘书只有时刻保持乐观、热情的心理，才能变被动为主动，变消极为积极，开创出有利于工作，又充满希望的发展事业空间。

秘书每天都要接触各种各样的文字材料，这些材料中含有大量信息，需要分类整理、提炼加工。在对这些材料的收集、归类、处理过程中，秘书要对各种信息进行有效取舍，以便把最有用的信息提供给领导。这要求秘书必须具备敏锐的洞察力。同时，秘书还要为领导的行政事务和日常生活服务，事情琐碎、

繁杂，只有时刻保持清醒的头脑，善于观察问题，见微知著，才能做到成竹在胸，保持工作的准确性、超前性和前瞻性。

(三)务实细致的文化品质

务实是成就事业的保证。培养务实作风必须力戒“形式”，注重实效，正确处理形式和内容的关系，防止重形式、轻内容的偏向，实现形式与内容的统一，使形式更好地服务于内容。秘书要做老实人。讲老实话，办老实事，在任何场合、任何时候和任何情况下，都要坚持做到表里如一，言行一致，光明磊落，决不能欺诈耍滑，说假话、做假事，当面一套背后一套，阳奉阴违，见利忘义。

海尔总裁张瑞敏有一句名言：“把简单的事做好就是不简单，把平凡的事做好就是不平凡。”做秘书工作，事无大小、不分巨细。每做一事都要竭尽全力、求其完美，这也是秘书气质反映在事业上的一个标记。秘书的事务性工作涉及面广、繁杂琐碎，应有尽有，不仅有辅助性、服务性、全面性的特点，而且具有很强的机密性、政策性，它环环相扣，关系密切，“牵一发而动全身”，往往涉及一个全局和整体，尤其需要一丝不苟、尽善尽美的办事态度。

(四)开放大度的文化气质秘书工作是一种开放型的工作，必然要求秘书具有开放心态。秘书的服务对象具有多样性和互动性的特点，更需要秘书以开放的心理，来接受各种服务对象，并与之打交道，广交朋友，拓展更为广阔的工作渠道。新时期的秘书往往被人们冠之以“通才”、“全才”的美称，这就要求秘书根据自身分工的不同和形势发展的需要，积极了解和懂得与秘书工作有直接关系或者间接关系的领域中取得的新成果，不断汲取各种有益、科学的养分，积极适应新的形势、新的变化。

秘书要有容忍的度量，就是一种宽阔的胸怀。秘书身处复杂微妙的地位，不可持个人之性，不能逞一时之气，而要从非我的角度，谨言慎行，虚怀若谷，听得起批评，受得起委屈。耐得了刺激。坚持小局服从大局、局部服从全局、个人服从集体。要把奉献的着力点、着眼点。始终放在本职业务上，在平凡工作中实现个人价值，体验人生的乐趣。秘书工作相对来说生活清苦、工作辛苦、条件艰苦。必须有甘于受苦、乐于奉献的精神，必须有吃苦在前、享受在后的品格。

三、办公室文化建设是秘书气质养成的基本路径

良好的气质和意志不是自发产生的。秘书素养和气质的结构和运作总是存在于一定的社会环境之中。秘书素养和气质各个要素的形成和发展都是以秘书对社会生活或工作的感受和认识为前提的，是以最终适应社会的需求为目的的。而办公室文化是秘书最贴近、影响最大的社会环境。

从组织行为学角度分析，办公室文化有其自身的特征。办公室文化是作为一个群体心理定式及氛围存在于工作人员中，在这种办公室文化的影响下，工作人员会自觉地按办公室的共同价值观及行为准则去从事服务和管理工作。办公室文化所起的作用，主要是靠其核心价值观对职工的熏陶、感染和诱导。使职工自觉地按办公室的共同价值观念及行为准则去工作。建设优良的办公室文化，有利于秘书加强气质修养，弥补自己的气质缺陷，并充分发挥自己的气质优势。

(一)塑造科学和谐理念。树立正确的文化导向

要着力打造办公室认同的发展理念，促进秘书形成优良的而又各具特色的个体气质。一是塑造科学和谐理念。要不断强化对内、对外沟通协调，建立起对上对下协调、各大班子协调和内部协调的高效机制，促进办公室的科学和谐发展。对上要做到多汇报、多沟通；对内采取谈心、交流等多种形式，营造一种上下级之间“无缝沟通”的氛围；对下采取座谈会、问卷调查、实地调研等形式，畅通机关与基层、群众的沟通渠道。二是塑造完美执行理念。在贯彻落实领导的意图时，不“保留”，不“打折”，不“变通”，切实做到令行禁止，确保政令畅通。加强对办公室人员的技能训练，不断培养敬业、忠诚和效率意识，认真贯彻高标准、无差错的工作要求和质量标准。三是塑造规范高效理念。以提高机关效能为目标，牢固树立“细节决定成败”的理念，对目标管理、组织结构和流程、绩效评估等各个环节进行细化，促进工作流程不断优化。

(二)倡导奉献创新精神，夯实文化建设的根基

一是倡导无私奉献精神。真正做到谋事而不谋私，奉献而不索取；引导大家热爱本职岗位，任劳任怨，主动、高效地完成各项任务；引导大家树立甘于吃苦的精神，在平凡的工作中有所作为。二是倡导真诚关怀精神。真诚关怀秘书，大力营造公正公平的成才环境，搭建起能让优秀人才脱颖而出的广阔平台。三是积极倡导创新精神。要在工作思路、工作方法等方面不断改进和创新，积极向领导提出符合客观情况和发展趋势的新观点、新思路、新办法，使工作更加贴近领导要求，更加贴近基层实际。

(三)健全教育制度体系。构建文化建设长效机制

一是学习教育体系。通过读书、讲座、联谊会等多种形式，不断提升秘书的人文精神；认真开展述学活动，定期组织科室之间、秘书之间交流心得体会，提高秘书的思想素质和学术素养。二是制度保障体系。建立健全文化建设规章制度，将文化建设摆上重要工作议事日程，列入办公室工作要点，细化分解具体的目标、责任和完成时限，有计划、有步骤、分阶段组织实施。三是调查研究体系。围绕行政文化建设的主要内容和关键环节，开展调研论证，从理论和实践上探讨搞好文化建设的新思路、新方法，不断丰富办公室文化内涵。

(四)转变工作作风，营造团结高效的文化氛围

一是与文明创建相结合。围绕打造文明单位，引导大家强化忠诚意识、服务意识和大局意识，确立与形势发展要求相适应的价值观念和服务理念。二是与争先创优相结合。全力抓好服务，抓住牵动全局的关键点、领导的关注点和师生意见的集中点，不断提高工作的主动性和预见性。三是与转变作风相结合。牢固树立“师生利益无小事”的观念。注重团队作风建设，努力为领导、部门和师生提供更加方便快捷的服务，逐步形成团结、友爱、高效的办公室氛围。