对民办高校系教学秘书工作的思考

王　玮

[摘要]笔者从民办高校这个特殊群体出发，探讨了独立设置的实行二级管理的民办高校系教学秘书工作的特点和职责，并从民办高校的办学、教学和管理的特点，系教学秘书在全系与全院中的地位以及所充当的角色等几方面对如何做好一个民办高校的系教学秘书进行了思考。

[关键词]民办高校教学秘书工作 普通高等教育

民办高校的教学与管理和公办高校一样，担负着培养高级专业人才的重任，教学工作是各项工作的重中之重。当民办高校发展到一定规模时，必须实行二级管理，在这种情况下，为了教学和管理工作更好地开展，民办高校各系一般均配备教学秘书。系教学秘书是组织开展教学工作的重要协调人，是系主任的参谋助手，是保证教学工作顺利开展的领跑者。

一、民办高校系教学秘书工作的职责和特点

作为民办高校的教学秘书应具备和公办高校的教学秘书一样的素质，同时还应结合民办高校的办学特点来组织和实施教学工作。

⒈作为一名教学秘书，应具备协调管理的能力。⑴系教学秘书必须协助系主任做好本系的专业申报和设置工作；⑵系教学秘书必须协助系主任做好本系各个专业教学计划以及学期教学计划的安排和实施工作；⑶系教学秘书必须根据各专业学期教学计划，合理安排教师的工作量，合理安排各个班级的课程表，打印下发给各个班级和各位授课教师；⑷协助系主任做好课程的建设工作，规范课程的教学大纲；⑸系教学秘书发放并收取本系各课程教学进度表，发放学生名单、成绩记载册给各授课教师；⑹系教学秘书协助系主任做好日常的教学管理工作，维护教学秩序的运行。

⒉系教学秘书是全系对外交流、协调关系的桥梁。系教学秘书是沟通本系与教务处的桥梁，是系与教务处之间沟通的纽带。系教学秘书还是协调本系与其他各系、行政部门关系的桥梁，系与系，以及与其他行政部门之间具有相对的独立性，但不是孤立的，各部门之间相互联系，在实际工作中必须要处理好各方面的关系；同时还必须做好系领导与学生之间的交流活动，定期召开学生座谈会或和学生个别交流，及时了解学生的心理动态，及时把学校和系的要求传达给学生，并把相关信息反馈给系领导，以便更好地开展工作。

⒊系教学秘书必须做好教学行政及学籍管理工作。系教学秘书必须按照规定办理本系学生的休学、退学、复学、转学手续，并将材料归档；协助系主任做好学生入学注册、离校工作，并及时向教务处上报学生人数流动情况；每学期期末及时将本学期所开课程及其他教学环节的学生成绩输入电脑并及时向教务处报盘；在期末考试结束后汇总本系各班补考课程，做好记载并报教务处，补考结束后做好补考成绩登记工作及时报教务处。协助系主任做好毕业班学生成绩的核查上报工作，做好各类校外考试以及选修课程的报名工作，整理名单按教务处要求上报。

⒋系教学秘书还必须做好教学质量管理工作。教学质量关系到人才培养质量，是民办高校立于不败之地的灵魂。教学秘书应该配合系主任经常关心本系各专业的课程教学质量，检查教师教学进度表的实施情况，教师的教学内容是否和课程大纲相一致，教师的教学情况等；协助系主任组织召开有关学生座谈会，了解学生学习中的问题及意见，及时向系领导汇报；协助系主任做好期初、期中、期末教学检查及有关总结工作。

除此以外，系教学秘书除了做好教学管理上的一系列事情，还必须协助领导处理各项行政事宜，完成系领导交办的其他工作。

二、民办高校系教学秘书应具备的素质

在民办高校中，教学秘书本身的工作性质决定了他是一个处在教师与学生之间，院与系之间的中介者，起着上情下达和下情上传的桥梁作用。要想成为一名合格的民办高校教学秘书，应具备以下基本素质：

1.熟悉民办高校的办学、教学和管理的特点。民办高校属于社会力量办学，办学机制灵活，自负盈亏，实行优胜劣汰的市场法则。民办高校的教学方式也灵活多样，可以根据市场对人才的需求自主确定专业以及课程的设置。民办高校的教师、学生和公办高校的教师、学生享有同等待遇。但是民办高校招收的学生在学习基础等各方面较公办高校要稍逊些，所以民办高校必须加强对学生的管理，使学生把更多的精力用于学习，以缩小与公办高校学生的差距。同时，民办高校要吸取公办高校的有效办学经验，充分利用民办高校的优势和资源更好地为民办教育服务。作为一个系教学秘书必须了解这些方面的信息，认真学习《民办教育促进法》，以便更好地开展工作，也只有这样才能有针对地安排和开展工作使本系的工作达到一种很好的效果。

2.充分认识系教学秘书在全系与全院中的地位，树立确当的角色意识。系教学秘书对自己在院、系中承担的角色认识是否确当，直接影响着其参谋助手作用能否很好地发挥。教学秘书在工作中要为领导提供信息、提建议、出主意，保持“参与、进取”的角色意识，切实发挥其参谋助手作用。还有，本系与其他二级单位之间是一种平行关系，不存在领导与被领导的关系，系教学秘书应保持“平等、互助”的角色意识，做好本职工作，主动支持其他部门的工作。所以教学秘书要树立确当的角色意识，不要以为秘书就低人一等，只有树立了确当的角色意识才能更好的工作。

3.良好的心理素质和较高的业务素质。教学秘书工作繁杂、琐碎，在工作中总会遇到这样那样的困难，这就需要教学秘书强化自己的心里承受能力，拿出甘于奉献，甘为人梯的精神，踏踏实实工作。要以保证教学工作顺利开展为目标，协调好各种人际关系，在工作中严于律己，宽以待人。教学秘书要了解教学过程的各个环节，教学计划的修订，教学课程的安排，了解掌握全校的教学资源，熟悉每门课程的课时分配情况，专业课要搞清教学与实验环节的关系，如理论课和实验课的先后衔接情况，是先上理论还是先上实验，或是理论与实验穿插在一起上，实验课按多少比例来安排任课教师等等。这就要求教学秘书不断在工作中吸取经验，完善自我，加强自身的业务素质。要善于利用现代化的管理手段，不断创新工作方法，充分利用办公软件、教务管理系统、网络等工具使繁琐的工作变得轻松一些，以便提高工作效率。

我国的民办教育已进入迅速发展时期，各民办高校要适应社会的需求，培养市场需要的人才，教学这个中间环节是重中之重，教学秘书作为教学的基层管理人员，肩上的担子越来越重，这就更需要教学秘书要不断适应新时代发展的需要，不断更新知识，全面提高业务素质，掌握现代化的管理手段，为民办高校的发展贡献自己的一份力量。

参考文献：

[1]刘邦奇，齐平.现代教学管理系统[M]．河北教育出版社，1997.

[2]杜鹃. 秘书与秘书工作. 高等教育出版社， 2001.

[3]杨树森．秘书实务．安徽大学出版社，2006.