新形势下企业档案工作中存在的问题及对策

摘要：在新形势下，社会主义市场经济多元化发展，科学技术迅飞猛进，传统的档案工作已远远跟不企业发展的需要，且存在的问题直接制约着企业的发展。文章就新的形势下企业档案工作中存在的问题及对策进行了探讨。

关键词：企业档案管理；企业发展；市场经济

中图分类号：F272文献标识码：A 文章编号：1674-1145（2009）17-0042-02

档案工作是企业管理的重要组成部分，是各项工作的基础，它综合体现出一个企业的管理水平。在新形势下，社会主义市场经济多元化发展，科学技术迅飞猛进，传统的档案工作已远远跟不企业发展的需要，且存在的问题直接制约着企业的发展。笔者就新的形势下企业档案工作中存在的问题及对策谈一点自己的见解与同行们探讨。

一、新形势下企业档案工作存在的问题

1．档案工作认识不到位。在新形势下，档案工作滞后企业的发展，除某些客观原因外，其主要原因就是认识不到位。一是行政管理部门对企业档案工作重要性认识不到位。档案工作是企业发展的基础，对企业生产经营和各项管理工作产生直接或间接的影响，有的档案行政管理部门对企业不了解，工作中没有把企业档案工作列入重要议事日程，对企业的档案工作只走形势，没有真正发挥行政管理部门对企业档案的监督指导作用。二是部分企业领导档案法律、法规意识淡薄，对档案工作重要性缺乏足够的认识，只看到眼前的经济利益，没有认识到档案工作产生的经济效益，甚至个别领导为了节省资金，认为没有必要把精力和财力放在档案工作上。认识不到位，直接影响企业档案工作的发展。三是档案工作人员对此项工作不够重视，在日常的管理上，不注重文件的归档、保存。正是由于种种思想认识存在的误区，导致企业在处理日常工作中出现的经济纠纷无档可查，无据可依，给企业造成了一定的经济损失。

2．档案管理体制不健全。有的企业，特别是中小型企业，档案管理体制不健全，有的没有建立档案工作的规章制度，有的虽然建了规章制度，但制度不健全，且执行的不好；有的甚至没有设立档案室，更没有明确的专职档案人员；收发文件及借阅文档手续不健全，造成档案文件材料丢失现象时有发生。

3．档案管理工作不规范。不同的历史时期对档案整理有不同的要求。整理不规范，整理质量差异很大，问题主要集中在：档案不规范，没有目录号，一卷多册；案卷标题不规范，不能反映主题内容；案卷内缺少卷内目录或一些未被卷内目录涵盖，使其实际存在，但卷内档案无法检索利用；案卷内文件未标页码，无法知道卷内文件是否完整；组卷混乱，标准不一，有的按时间，有的按职能，有的按文种。新形势下企业没有一整套规范化、科学化的工作程序和方法，直接影响企业现代化的进程。

4．企业档案利用率不高。目前好多企业的档案工作跟不上时代的发展，档案内容单一，脱离实际，档案信息陈旧，造成档案工作时效性较低，无法满足企业发展。

5．企业档案馆人才队伍综合素质较差。目前企业档案馆队伍综合素质较差，从现代企业发展水平看，企业档案馆队伍与新形势的要求还相差很大，主要有以下几方面：一是专业知识缺乏。企业现有的档案干部队伍科班出身少，几乎都是半路出家，加之没有外出学习深造的机会，对档案工作认识仅仅停留在传统简单的收集、整理、保管的水平；二是企业档案队伍男女比例严重失调，年龄结构不合理。据不完全统计，企业专职档案队伍中女性占100％，且档案馆管理人员中年龄偏大、体弱，近乎退休的人偏多；三是高级职称的人偏少，有的企业干脆没有，懂得现代化信息技术的人才了了无几，现代技术运用能力差，直接影响着企业的发展；四是人才供需矛盾突出，高素质人才流失，非专业人员较多，企业档案人才队伍整体素质很难提高。

二、新形势下做好企业档案工作的对策

1．加强宣传力度，增强企业档案意识。要使企业档案工作进入良性的发展，以符合企业发展的需要，首先，要从宣传入手，档案行政管理部门要采取有效措施，通过报纸、电视等媒体，加大对《档案法》和档案工作重要性的宣传力度。使企业能够了解档案基本知识，认识档案工作的重要性，提高档案管理者的档案意识，促进企业对档案人、财、物的投入。其次，通过座谈、走访等形式深入企业，了解情况，征求意见，直面宣传，促进企业领导对档案工作的再认识，真正关心和支持档案工作，增强企业的档案意识。

2．加强行政干预，推动企业档案工作的开展。目前，我国还处在社会主义市场经济的初级阶段，市场体制还很不完善，尽管《档案法》颁布实施多年，有的企业仍没有对此产生足够认识，档案工作无序、管理不规范普遍存在。要想使档案工作真正在企业推展开，必须将行政干预和依法治档紧密结合起来。一方面，行政管理部门要把抓好企业档案工作列入重要议事日程，重新认识新形势下档案工作对企业发展所起到的作用；另一方面，强化行政干预。如行政管理部门定期召开会议，研究部署工作，定期对企业的档案工作进行检查，对好的典型通报表彰，发现问题及时纠正，问题长期得不到解决或给档案工作造成的损失限期整改，使企业的档案工作形成等级机制，常抓不懈，推动企业档案工作的开展。

3．加强制度建设，构建完善的企业管理机制。制度本身就是一种规范，建立和完善档案管理制度是做好档案的基础。做到有章可循，有据可依，严格执行，是新形势下企业档案工作走向正规化的有效保证。为保证档案工作规章制度具备较强的可操纵性，首先，按《档案法》及相关法律规定制定出一整套档案管理制度，如：《企业档案管理工作规定》、《档案保密制度》、《档案管理人员岗位责任制》等，实现档案管理的制度化。其次，根据企业自身发展的需要，制定各类档案归档范围、保管期限、分类方案及编号方法，使档案工作做到有章可循，有据可查，职责分明，提高档案工作质量和效率。

4．创新服务方式，提高企业档案利用水平。社会主义市场经济的建立，对企业档案工作提出了新的更高要求，档案工作者只有更新观念，开拓创新，转变传统档案服务方式，以满足现代企业不同层次的档案利用者的需求，更好地为企业发展服务。一是为了方便利用，企业档案馆（室）要编制专题目录、索引、概要、指南等手工检索工具，对其编制要按照国家统一标准进行，以适应一体化利用；二是企业档案人员尽快掌握电脑的相关知识，以逐步把档案信息输入计算机，在互联网上建立企业档案信息网站，宣传企业，利用网站优势，实现档案信息资源更充分、更广泛的利用，为企业新时期档案提供利用服务的新渠道；三是对企业档案工作人员要及时掌握档案的翻阅率。对利用率高，具有重要参考作用的纸质档案，通过扫描、录入等方式转化成数字化信息，建立较为完善的企业档案数据库，并通过网络为企业提供高效率信息档案服务。

5．以人为本，建立企业高素质档案管理队伍。加强高素质档案人才队伍建设，是做好新时期企业档案管理工作的要求，是企业发展的前提。新时期企业档案管理工作人员不再是传统的档案管理员，对档案人员专业素质要求越来越高，为更好地提高企业管理水平、生产水平，一个好的企业必须有一批高素质档案专业人才作为保障。那么，如何建立企业高素质的档案人才队伍呢？一是注重档案专业人员的范围。企业的领导应从本企业实际情况出发，选择热爱档案工作，有过硬的政治思想素质，有高度的责任心，有创新能力和钻研精神的工作人员，组成档案管理队伍，确保档案人员队伍高效、圆满、创造性完成好本职工作；二是注重保持专业队伍的稳定性。由于企业是一个相对独立的个体，有其自身特点，档案管理人员频频更换，就会直接影响档案人员队伍的稳定，影响档案人员工作的积极性。企业应从大局出发，排除主观和客观干扰，出台档案工作人员调动管理办法，对调入、调出的档案管理工作人员进行严格控制，确保企业档案专业队伍的稳定性；三是注重留住、引进高素质档案人才。人才是企业档案工作的根本，企业档案队伍建设关系到企业生存与发展。所以，企业既要注重留住企业现有高级职称的档案人才，又要注重引进各层次、多类型的高级人才，并营造良好人才发展氛围，尊重人才、发现人才、鼓励人才、留住人才，合理调整档案工作者队伍的专业结构、年龄结构和个体知识结构，使其为企业的发展发挥应有的作用。五是注重档案人员的在职培训和继续教育，并形成制度，定期培训。企业要有计划地培训、选拔人才，既要注重高级人才的培养，也要重视中、低层人才的培养。既要注重档案基础知识学习，又要注重更新知识，适应时代的发展需要，这是提高档案管理人员队伍素质和扩展档案管理人员知识一个很好的手段。

作者简介：孙海艳（1977- ），女，河北丰润人，供职于唐山市人事局人才交流中心，研究方向：档案管理。