协同合作环境下现代图书馆信息资源共享的风险与对策分析

2009-07-13张勤李欣荣

现代情报 2009年4期

张　勤　李欣荣

〔摘要〕图书馆联盟中的协同合作问题，是信息资源共享研究中最为重要的几个问题之一。建立良好的协同合作关系是维系整个合作网管理的纽带，是合作网成功的重要保障，直接影响整个信息资源共享绩效的发挥。本文试图用经济学中供应链管理中协同合作的观点来审视现代信息资源共享环境下现代图书馆的风险。并针对风险的防范提出的建议。

〔关键词〕图书馆；信息资源共享；协同合作；风险

〔中图分类号〕G250 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)04-0123-03

Risk and Countermeasures Analysis of Modern Library Information

Resource Sharing Under Collaborative EnvironmentZhang Qin Li Xinrong

(Library，Xihua University，Chengdu 610039，China)

〔Abstract〕The collaborative problem is one of the most important problems in library alliance in information resource sharing.To establish the good collaborative relationship is the tie and guarantee of the whole collaboration network management.This article attempted to use the collaborative view in examining the risk of modern library under information resource sharing.Then the suggestions of risk prevention were put forward.

〔Key words〕library；information resource sharing；collaboration；risk

信息资源共享是图书馆界共同追求的目标，在图书馆网络化、现代化的条件下，资源共享显得尤为重要。随着网络技术的飞速发展以及全球范围内出版物价格的剧增而导致图书馆经费的紧缺，同时，科学技术的不断发展，新学科不断出现，学科间相互交叉，产生许多交叉学科、综合学科和边缘学科，而读者对文献信息的需求也日趋复杂化和多样化，任何一家图书馆都不可能完全依靠自己的力量满足读者对各种文献的需求，使得图书馆从观念到实践均发生了一场变革，图书馆从自给自足，最大限度满足读者的需求悄然发展成为一个共建、共享，最大限度获取信息以满足读者对各种信息的需求，信息资源共享也成为提高文献保障率的一个重要途径。图书馆协同合作联盟的建立就是进行信息资源共享的有效方式，它是为了实现资源共享、优势互补、风险共担等特定目标而建立的合作，同时包括技术、资金、信息、人才交流在内的密切往来关系。

协同合作是一种致力于建立长久、紧密的战略合作伙伴关系的管理思想。协同合作的主要目标是减少浪费、降低成本、建立合作网上的各成员馆实现双赢的关系。在合作初期，通常采取伙伴关系的形式，选择合作伙伴，以降低总成本并且改善双方之间的图书馆管理流程。更进一步的协同合作是通过各成员馆的共同努力，确定为保证合作长久所必需遵循的运作流程，并可以对该程序进行重新设计，或建立更为全面的合作关系。双方信息共享，从价值观上强化合作的认同和意愿，从行动上、从利益分享上体现价值双赢的思想[1]。

图书馆协同合作联盟建立的理念就是通过充分利用Web技术，增强图书馆间在图书采购、编目和读者服务等方面的全方位协作能力，通过图书馆之间的协作共同快速提供读者满意的图书和服务，从而增强双方的应变能力和竞争能力。协同合作必须以各方的信息共享为前提，实现各方的业务协作。除了分享合作伙伴的信息、资源和优势外，还需要分享创新优势，从而达到互动、公平、双赢的局面。

近年来，基于信息资源共享的各种类型协作网在推动各省、市、各学科的发展方面起到了重要的作用，为我国信息资源保障体系的建立发挥了重要的作用。不过，应该引起我们预见性研究的是在信息资源共享环境下各图书馆的风险问题。一方面图书馆合作联盟的建立为信息资源的共享搭建了平台，另一方面，协同合作环境下各图书馆的核心能力也受到威胁。如何在维持图书馆联盟的长久性和核心能力风险之间达到互动、公平、双赢的局面是当前亟待解决的问题。

1 协同合作环境下风险产生的原因分析

1.1 按照信息资源共享的程度对风险进行分类

协同合作环境下图书馆之间的信息共享主要是各方互补性信息的共享。信息共享程度的变化会直接改变共享风险的程度。因此，可以将信息共享程度作为信息共享风险的标识和信号。信息共享的风险按照信息共享的程度主要分为信息共享不足和信息共享过度两类：

1.1.1 信息共享不足

信息共享不足是指协同合作双方由于信息共享的一些障碍导致彼此间信息不能充分共享。在协同合作环境下，合作馆能够学习其他馆的知识和技能来改进它们自己的管理方式、先进技术。信息共享不足会影响图书馆的绩效风险，主要表现在创新效果和效率低下，导致协同合作双方社会效益和经济利益受损。

1.1.2 信息共享过度

信息共享过度是指信息共享的范围和程度超出了合约规定的限制，使信息输出方因此遭受不应当的损失。主要表现在核心能力外泄风险和关系风险两方面。协同合作双方在信息共享的过程中，可能因输出与核心能力有关的信息使企业核心能力受到削弱，进而引发关系风险，即协同合作双方的关系不正常。

1.2 信息共享不足的原因分析

协同合作环境下图书馆之间信息共享不足主要有以下几方面原因：

1.2.1 信息传递方式

涉及馆员工作经验和组织惯例等内容的隐性信息很难通过电子化手段来有效传播，它需要双方频繁地交流，员工近距离合作过程中的模仿和体验。如果双方不经常进行交流，可能导致信息共享不足。

1.2.2 对信息的过度保护

一方面，拥有核心能力多的一方在信息资源共享中趋向于保护自己的信息。另一方面，由于协同合作的动态性和开放性，一方获得所需信息之后退出协同合作联盟会造成另一方的信息损失，从而使得合作馆之间不将内部信息充分对外开放。

1.2.3 有没有先进的信息管理系统

先进的信息管理系统可以使信息共享主体间的交流与协调变得容易和快捷，使信息共享成果更快和更有效率的转变为效益产出。

1.2.4 成员间的文化差异性

成员间的文化差异使各方对信息共享的态度出现分歧。文化差异也反映在信息的整合和编码方式上，继而增加信息共享的难度。

1.2.5 收益分配不合理

协同合作中的各方图书馆获得自身利益可能是借用了联盟中其他图书馆的信息，信息输出必须有一个良好的收益分配措施。如果图书馆预见到对于其不公平的收益分配，那他们就不会更好地与其它图书馆进行信息共享[2]。

1.3 信息资源共享过度的原因分析

协同合作环境下图书馆之间信息资源共享过度主要有以下几方面原因：

1.3.1 信息不对称

信息不对称是指协同合作各业成员馆之间所拥有的信息量和信息价值不对等。拥有信息优势的一方可以利用这种优势制定对自身有利的发展和风险分配方案和掩盖自己在信息资源共享过程中的机会主义行为。信息不对称对信息共享不足风险和信息共享过度风险的影响具有序贯性。在协同合作信息共享过程中，信息不对称首先产生信息共享过度风险，成员馆对这种风险的认知与防范常常会增加信息共享不足风险。

1.3.2 机会主义

根据拉丰、马赫迪默的委托代理理论，机会主义被认为是人的天然本性。隐瞒和歪曲信息、躲避履行承诺或义务、窃取合作技术等都是机会主义行为。在协同合作信息资源共享过程中，机会主义的典型表现是尽可能多地吸收合作伙伴的信息并使自身的信息输出最小化。

1.3.3 图书馆业对信息的保护意识不强

在信息资源共享过程中，如果信息源一方不注重保护自身的核心信息，就会造成核心能力丧失的风险。

1.3.4 契约不完备

图书馆加入协同合作联盟，会从合作馆吸收有价值的信息，合约的不完备性使协同合作中信息资源共享范围和程度不能由合约来准确界定，对信息资源共享过度风险不能有效控制[3]。

2 协同合作环境下图书馆风险的防范对策

2.1 防止信息资源共享不足的方法对策

2.1.1 建立学习型组织

学习不仅包括信息的传输，最主要的是信息的创造。要使协同合作联盟各成员馆成长为学习型组织，建立基于团队的学习型组织。这种组织具有持续学习的能力，具有高于单个个体绩效总和的综合绩效。

通过培养弥漫于整个图书馆联盟的学习气氛，充分发挥馆员的创造性思维能力，从而建立起来的一种有机的、高度弹性的、扁平化的、符合人性的、能持续发展的联盟组织。通过学习型组织的建立来改善图书馆管理，建立一种适应时代要求的全新管理模式，目的是通过改善图书馆自身，挖掘出馆员个人的隐性知识和组织的潜在能力，实现组织和个人知识和技能的共建、共知、共享的，来丰富组织知识，使需要知识的人能够以便捷的方式共享联盟组织内的信息资源，并用来解决实际问题，更好地发挥为教学、科研、社会服务的职能，实现高效率的知识服务。

2.1.2 建立和完善信息共享平台

所有成员馆都要把自己最新的、适合共享的信息添加到信息库中，同时也要及时跟踪、吸收和利用整个合作网以外的信息(如图1所示)。平台建立者的最佳选择应该是在整个合作网中承担领导者作用的图书馆，是能从平台中获益最多，最稳定的那一方。这样当合作网中成员变动时不至于对信息平台的运作造成太大的影响。

2.1.3 建立有利于信息共享的协同合作联盟文化

图书馆文化与管理理念、社会文化环境的差异会给信息在协同合作链内的传播造成障碍，因而链内成员必须经常进行管理理念和图书馆文化的交流，使之达到一定程度的融合。通过建立重视信息、强调共享和创新的联盟文化，让链内成员馆充分认识到共享的重要性和创新的紧迫性。从而建立起一个适合于信息的生产、传播、运用和创新的内部环境。

要促进信息资源知识共享，化解信息资源共享风险，必须在整个图书馆联盟内建立一种开放的组织文化，在正常的岗位竞争环境下，培养员工的归属感，打破员工由于自我保护而产生的对信息资源共享的抵制，消除思想顾虑。开放的图书馆文化要求图书馆培育轻松、愉快的学习氛围，鼓励组织成员自由地交换他们的想法、理念和工作方式。为此，管理层应进行动态管理，鼓励合作网内员工开进行定期的沟通、交流及深度会谈等活动，并建立反思、反馈系统以更好地促进个人学习和信息资源的交流共享。

2.1.4 建立一个合理的利益分配机制

如果协同合作环境下产生的利益分配不合理，部分图书馆可能不愿再将信息知识加以共享，从而严重影响到信息共享的持久性和有效性。

2.2 防止信息共享过度的方法对策

2.2.1 制定协同合作联盟信息共享的宗旨，明确各成员的权利义务和必须遵守的准则

可让联盟内的一成员馆先投入一定资金作为承诺，来减少联盟伙伴的机会主义倾向，实现伙伴之间的优势互补、信息共享、组织学习和创新的目的。

2.2.2 加强对本馆关键资源的保护

关键资源通常是构成图书馆核心竞争力的关键要素。图书馆可以针对自身的情况制订一个详尽的信息分级标准，以信息的机密级别来控制信息的可共享范围。信息库中隐性信息由于会涉及到成员馆的核心能力，且不便于信息的文档化，我们可以利用BBS论坛、视频会议等方式来实现信息的获取者、创造者、拥有者之间的交流。

2.2.3 加强对违规行为的惩罚

这些违规行为包括过度保护自己的信息、信息接受方过度吸收信息输出方的知识、损害了信息输出方的利益和核心能力以及机会主义行为等。惩罚措施包括将违规成员馆淘汰出合作协联盟、减少其所分得的收益、降低其信用等级等。

2.2.4 设立专门的监督机构对协同合作联盟内图书馆日常活动和交流进行检查

各成员馆对其他成员馆在信息共享过程中的机会主义往往很难察觉，专门监督机构的检查可以使成员馆机会主义降低，减少信息共享多度的风险发生的概率。

参考文献