基于知识管理的行政组织创新

解　冰

〔摘 要〕知识管理是以知识为中心的管理，其直接目的是提高组织的创新能力，而创新本身是一种新知识的创造。本文分析了知识经济时代基于知识管理的行政组织理念创新和行政组织制度创新，提出了建立面向组织机构的知识管理体系的措施。

〔关键词〕知识；知识管理；行政组织；组织创新

〔中图分类号〕G202 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)04-0027-03

KM-based Administration Organizing InnovationXie Bing

(Library，Yantai University，Yantai 264005，China)

〔Abstract〕Knowledge management is knowledge-centered and its direct aim is to enhance organizing innovative capacity.But innovation itself is a creation of new knowledge.This paper analyzed KM-based administration organizing concept innovation and system innovation，then put into establishing some measures of organization oriented knowledge management system.

〔Key words〕knowledge；knowledge management；administration organization；organizing innovation

近些年来，我们的社会逐渐进入到一个崭新的社会形态——知识型社会，随之而来一种新的管理理念——知识管理，正在形成并不断完善。其核心内容便是通过知识共享，运用集体的智慧提高组织的应变和创新能力。面对知识社会到来的挑战，我们需要把知识管理与行政组织创新问题联系起来进行研究。

1 基于知识管理的行政组织理念创新

知识作为知识经济社会中最重要的一种资源，已经成为决定社会经济发展的核心要素[1]。作为社会管理的行政组织机构，必须重视知识的价值，把知识管理的理论运用到组织管理活动中，以增强组织的活力、创新力、管理能力，提高行政效率。因此在行政组织中实施知识管理，不仅顺应了知识经济社会的发展潮流，还有利于实现组织内外部知识信息的共享，促使组织运用集体的智慧提高组织信息加工能力、应变能力和工作能力，提升组织的服务质量，使组织的各种资源效率达到最优。

知识管理和行政组织的密切结合，促使组织工作构建在知识化、科学化、数字化、网络化、技术化、智能化、综合化、专业化的运行基础之上，组织工作人员必须树立全新的理念，才能与之适应。

1.1 知识创新的观念

在知识信息时代，社会和科技发展日新月异，组织机构为了适应社会的变化，实施更有效的管理，组织机构和管理制度必须随着社会的变化而及时做出调整，这种调整并不是简单的机构数量和人员数量增减，而是借助网络技术，运用知识管理的理论，建立一种全新的组织和制度，即不断进行组织创新和制度创新，才能管理好组织和社会。

1.2 知识共享的观念

知识是全人类的共同精神财富，网络的广泛应用为人类共享知识财富提供了一种新的方式。传统行政组织的典型特征是把知识信息缩小在一个狭窄的范围之内，统治者根据需要，有选择地把自己掌握的知识公开。如今，组织机构通过网络与社会连成一体，形成新型的组织模式，不仅要求组织公开自己掌握的知识信息，更要求组织机构充分利用内部的智力资源，并与外部进行知识交流、协作，整合内外部知识资源，以便为组织管理和服务提供科学的支持。

1.3 个体价值发挥与团队合作并重的观念

人既是知识的载体，也是知识的创造者和使用者，是最重要的知识资源，因此，组织机构在日常工作中，必须重视每一个组织成员的价值，采取一切措施调动组织成员工作积极性，开发其拥有的知识和技能，使他们能够完成组织分派的各种任务。与此同时，现代组织管理的复杂性、多变性、挑战性和广泛性，单独一个人很难完成工作和服务。因此，每一个组织成员必须树立团队合作的观念，这里的合作有二层意思：一是在组织机构内部，既要职责分明，又要强调合作，避免个人主义；二是在组织为社会服务的过程中，抛弃权利意识，视服务对象为合作伙伴。

1.4 终身学习的观念

当前知识和信息老化的周期越来越短，急速变化的社会对组织成员的素质、能力和知识结构提出越来越高的要求。传统的一次性学校教育已不能适应科技、经济、社会发展以及人自身发展的需求，学习知识将成为组织成员一生的活动，成为组织机构发展的动力和基础。知识经济对人才教育的要求是不断地学习知识，综合知识形成较高的素质，但更为重要的是获取应用和创新知识的能力，每个人不断地学习新知识并创造性地运用于实践，是知识经济发展的最根本动力。通过终身教育把组织成员自身潜在的有利于发展的因素不断地、充分地发掘出来，并使之逐渐扩展和完善，使组织成员在价值观念、科技知识、工作能力等方面适应时代要求，形成具备管理创新、观念创新、服务创新和技术创新能力的高素质人才，为组织机构的发展不断注入新的力量，确保组织机构在网络信息时代更具有活力[2]。

2基于知识管理的行政组织制度创新

知识管理在给行政组织带来全新观念的同时，也在潜移默化地影响和改变着行政组织，从而实现组织的制度创新。具体说来，体现为以下几个方面：

2.1 行政组织结构更加扁平化

传统科层式组织，部门之间分工明确，形成了金字塔型组织结构，它在工业化时期发挥了巨大的作用。进入知识社会，为了加快知识和信息在组织内的传递和防止它们在传递过程中的耗散和扭曲，许多大型组织都大刀阔斧地压缩管理层级——中间层等，扩大管理幅度，金字塔状的组织形式就被“压缩”成扁平状的组织形式。美国公司在90年代的头两年已经迅速地将其中间管理阶层至少削减了1/3。总部设在东京的美国的A&I集团废除了营业、系统、管理等部门的“部长”、“副部长”、“科长”等普通管理头衔。本田公司于1991年发动了自创业以来最大的一次内部机构改革，废除了属于中间阶层的“课级”组织。国际大公司的总部正在收缩[3]。在这样的组织中，工作将由跨部门的专门小组来完成，协调与控制将更多地依赖雇员的自律意识。

尽管网络技术为行政组织扁平化提供了技术可行性，但行政组织向知识型组织转型的过程并不像我们所想象的那样简单，因为它会威胁到很多人的饭碗和升迁机会。尤其是中间管理层，他们多是工作时间长的中年人，渴望稳定，不希望自己的工作、职位、人际关系和行为发生大的变化。建立健全必要的社会保障机制对于行政组织真正成为知识型组织也是十分必要的。

2.2 行政管理方式更加民主化

随着网络的普及，虚拟社区正以惊人的速度增长。它按照不同的主题把人群进一步细化，并通过多种多样的电子方式把这些公民链接在一起。由于利益的表达和聚合更加自由，兴趣爱好相投或意识形态取向一致的人们，在路线上即使通过跨国界的交流和组织活动也相当容易，不必提交申请或支付任何有形的管理费。网民们甚至可以进行民意测验，围绕各种争论组成自己“电子政党”或“电子院外集团”。这种在很大程度上摆脱了政治控制的全新的政治参与方式提高了人们参政议政的兴趣。政府依其性质向社会组织、企业公开使用非机密信息不仅可促使政府信息加值利用，更重要者便于社会大众、新闻媒体监督政府施政，起到透明和公开的作用，网上招标、网上采购等等对于促进政府建设有着重大的作用。政府可以借助因特网、电子邮件、电子布告栏等新兴的科技方式，与民众建立一个迅速、有效的沟通途径和意见反馈机制，从而实现和扩大公民对政府公务管理的参与。

可见，虚拟团队成员在各自的领域内充分发挥知识结构优势，进行创造性的活动。当然，这种封闭式工作单元必须及时跟上政策、市场、客户和技术的变化，形成一种不断学习的文化氛围。

2.3 政府服务方式更加方便化

政府职能的服务化是近年来政府职能转变的大方向，向公民提供信息服务是政府的职能之一。政府信息是一种有重要价值的国家资源。政府一直掌握着最大量的公众信息，又是许多法规、规章、规范的制定者，凭借互联网络强大的技术支持，政府能够为公众提供有关政治、经济、社会一切公共领域的过去、现在与将来的知识和信息，而这些信息在网上是易于检索的。

从一定意义上说，面向知识管理的电子化政府是服务型政府，即透过电子媒体创新的服务。政府服务将朝“一窗口”、“跨机关”，“24小时”、“自助式服务”的方向发展。电子化政府要求政府创新其服务的方式，使政府服务更为快捷、更为方便、更为畅通、更为直接、更为公平、更具有高的附加值[4]。

3 建立面向组织机构的知识管理体系的措施

3.1 加强知识管理重要性的宣传

目前国内许多企业已经认识到知识管理的重要性，并在知识管理的实践方面取得了丰硕的成果，而对于行政组织机构的知识管理尚在探索之中，因此应当在行政组织机构大力宣传知识管理知识，提高组织成员对知识管理重要性的认识，吸引他们主动参加到知识管理活动之中。目前可以采取的宣传方式有：在组织成员的培训中增加知识管理的内容，邀请知识管理专家到行政组织机构举办讲座，组织工作人员代表到国内知识管理工作开展比较好的企业参观。

3.2 行政组织机构由经验行政转向知识行政

在计划经济时代，组织机构的管理活动偏重于执行上级的指令和决策，以日常事务活动为主，即使在工作中出现了新情况、新问题，组织成员凭借自己的经验，基本能够解决问题。如今，不仅组织机构的科技含量很高，而且组织机构所服务的社会公众的知识素质也很高，显然，组织成员仅凭经验行政是完全不可能的，因此在管理中必须贯穿着知识的理念，运用现代科技知识、管理知识和社会知识，搞好管理和服务工作。当然，在强调知识行政的同时，经验并不能丢弃，关键是实现知识与经验的有机结合。

3.3 建立知识管理的组织

在行政组织机构中建立知识管理的组织是开展知识管理的基础，其组织有以下几部分组成。

(1)设立知识主管，主要负责整个机构知识管理工作和制定各种知识活动计划。

(2)成立专门的小组，小组成员由组织机构各部门的业务骨干组成，完成组织机构的知识管理活动。

(3)建立知识库，行政组织部门在建立组织机构的信息资源库时，应该把知识库的建设作为一项重要内容。知识库可以扩大工作人员的能力，使一般工作人员可能变为很有知识的人。

(4)构建组织知识网络，利用该网络可以吸收外部的知识资源，组织成员通过网络彼此交流管理经验，并实现组织机构内部的知识共享。

(5)建立激励机制，提高普通组织成员参与知识管理活动的积极性。

3.4 营造知识共享、传递和使用的良好环境

组织机构应该采取有效的措施，营造一种新的工作氛围——知识共享、传递和使用的良好氛围来促进组织机构的知识管理。

(1)组织部门领导带头与下属工作人员共享知识。这就要求，一方面领导主动向下公开国家法规允许公开的信息；另一方面，领导要放下架子，有不懂的知识，不耻下问，虚心向下属学习。

(2)加强组织工作人员隐性知识的挖掘。按照Buckman的观点，任何组织90%的知识都存在于人们的头脑中[5]。特别是一些组织工作人员长期从事某一方面的管理工作，积累了丰富的经验，形成了独特的管理方法，实施知识管理以后，组织工作人员的管理和行政方式发生了全新的变化，所以积极挖掘组织成员头脑中的隐性知识，变为组织机构的共有知识，对于提供组织机构的行政效率有十分积极的作用。可以通过组织机构内部刊物、内部信息交流网络、讲座、经验交流会等形式把组织成员的隐性知识显性化，与此同时，应做好激励和奖励工作。

(3)拓宽利用外部知识资源的渠道。组织创新的知识管理网络把组织机构与企业、高校、科研单位、信息公司、社会公众紧密联系在一起，通过网络实现了双向互动，这些单位和社会公众把自己的知识传给组织， 经过知识管理系统的加工处理，能以很方便的形式提供给组织机构使用，既弥补了组织知识机构资源的不足，又使组织行政活动更加贴近社会。如在南京，老百姓发给市长的E-mail中，有1/3是城市建设和发展的设想、建议[6]。

(4)建立知识共享的机制。一是把各种知识资源数字化、网络化，通过办公网提供给各部门使用；二是建立知识共享的平台，为组织成员之间交流、学习、沟通提供一个场所；三是各部门加强协作、学习、交流和沟通。

3.5 建立学习型组织

建立学习型组织的目的就是端正组织成员学习的态度，培育不断学习的观念，在相互的学习竞赛中提高知识水平和行政能力。

(1)学习各种外部知识，如计算机网络技术、管理理论等。

(2)组织成员在工作中边工作、边学习、边提高，现在组织成员在日常工作中会不断遇到新情况、新问题，因此这方面学习能力的强弱直接决定了其行政管理水平的高低。

(3)组织成员相互之间的学习。

3.6 建立以组织创新为核心的知识管理应用系统

从国内外基于组织创新的知识管理系统的发展和应用情况来看，它不仅仅是数据的简单收集、加工和处理，而应该是以知识管理的理念为指导，融信息处理、业务流程和知识管理三者于一体的应用系统，其有以下鲜明的特点。

(1)组织机构通过网络可实现跨时间、地点、部门的协同办公。

(2)具有强大的信息收集处理能力，支持组织机构快速有效地获取所需的信息。其不但收集网络上的一般数据、图片、影像、文字资料，还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，并能对这些信息资源进行及时处理。还能根据组织工作的信息需求，建立知识结构分类，通过文本挖掘技术，自动在内外网上搜寻各类信息，自动归集到相关的分类中并存储到相应的数据库中，按服务对象的要求提供利用。

(3)具有较强的信息共享能力。系统在组织、企业和公众之间搭建起信息交换和资源共享的平台，不但能提供不同层面(如网络访问、手机接入、支持PDA等)的信息共享，还能充分利用各种协同工作手段(如文档共享、电子邮件等)提供在线共享。

(4)提供丰富的学习功能。系统不但提供了随时的自主向企业、公众、专家、内部现有知识学习功能，还模拟和实现了工作流的自动化，有利于组织成员在工作中学习。

(5)具有较强的决策支持功能。把组织机构的知识管理平台与决策支持系统有机结合起来，运用数据仓库、联机分析处理、数据挖掘等技术，加强对信息资源的深加工和开发利用，为组织机构决策活动提供有效的信息支持。

4 结 论

知识管理的理念引入行政组织，必将对政府组织结构和运作方式形成冲击。从世界各国的情况来看，组织机构信息化，使传统的科层组织朝着网络组织方向发展，打破了地域、层级、部门的限制，促使组织和职能的整合；组织机构信息化，促使组织机构的程序和办事流程更加简明、畅通；组织机构信息化，节约了人力、物力和财力资源；组织机构信息化，提高了组织机构的办事效率。凡此种种，均对组织机构效率的提高和行政组织的制度创新起着巨大的推动作用。

参考文献

[1]尤克强.知识管理与企业创新[M].北京：清华大学出版社，2003.8.

[2]刘焕成，孙晓玲.电子政务信息资源开发中的知识管理与信息共享[J].情报科学，2006，(11)：1651-1656.

[3]钟健.知识管理下的组织创新[J].企业改革与管理，2006，(1)：32-33.

[4]赵晗.知识管理与行政组织创新[J].世纪桥，2003，(6)：36-38.

[5]盛小平.论知识管理的实现[J].图书情报工作，2000，(7)：39-41.

[6]http：∥www.nanjing.gov.cn/cps/site/nanjing/102005/index.htm[EB].2005-02-10.