高校办公自动化系统的设计与实践

王士卿 纪正尚

摘要 目前,高校办公离不开自动化建设,许多高校都依照各自的需求及具备的软、硬件条件建立了自己的办公自动化系统。本文根据我校办公自动化系统管理的经验,旨在提高办公效率,合理利用网络资源。

关键词 高校 办公自动化

中图分类号:G647 文献标识码:A

提高办公自动化程度是人们对办公自动化最为关注的问题。虽然计算机的普及给高校办公带来一场新的技术革命,对人们以前的办公模式有了不同程度的改革。在很大程度上,对整个高校教育的管理及教学的改革都是一场信息风暴,甚至随着办公自动化程度的提高,人们对自动化办公的依赖性会越来越强。但是,基于各个高校的管理方法不一,所运用的自动化办公平台设计差异,人们在使用自动化办公的同时,对某些硬件和软件的管理都提出了新的要求,这就需要充分利用网络应用平台与网络通讯相结合,提供一个安全、可靠、简便、快捷的信息网络的办公自动化、信息管理电子运用平台,为管理部门提供日常快速好用的综合信息服务网络,实现高校档案管理、图书馆管理,以提高办公效率和管理水平,实现高校工作的规范化、电子化、标准化,实现信息的在线查询、借阅,最终实现高效便捷的无纸化办公目的。

1 系统设计任务目标

高校办公自动化系统(以下简称OA系统)的目标就是提高工作效率,增强同事间交流,提高同事之间协同工作效率,实现无纸化办公,节能环保等都具有重要意义。具体达到如下目的。

首先,工作流转的自动化。高校办公中常见的公文处理和各项需要审核签字的工作都可以建立相应的工作流程,达到工作流转的网络自动化办公。对于收文处理、发文处理、工作请示汇报、工作联系、出差申请、采购申报预算等都可以通过网络进行在线处理。流转监控功能使各级主管可以对工作的进展状态进行实时监控管理。普通工作人员也可以运用流转跟踪了解工作的后续处理情况,达到信息自上而下及部门与部门之间的信息畅通,协调一致,提高各部门的工作办事效率,在某种程度达到工作内部透明化,分工明确化,各司其职,对传达执行情况能有及时反馈。

第二,实现文件共享和知识管理的自动化。同一文件下发及传达,可以一文多传实现各类公文和知识的有序存储归档,并按编号分配权限进行共享的级别限制以及对于特殊内容的机密档案保密局限范围。

第三,实现信息发布平台。高校作为一个教学培养教育机构,其工作内容有许多可以用内部的电子公告或者电子报刊等丰富多彩的电子版内容进行各种信息发布。具有发布容易、传播快速,有着具体的针对目标。传播的内容形式可以是纯文本,也可以是WORD格式、音像视频的等内容。可以根据各个工作人员的工作特点,对不同内容,下载细看,或实时在线收看等,使师生能即时了解学校内部动态信息。

第四,建立内部通讯网络。提供内部电子邮件、在线短信等通讯手段,尤其是对于较大的文件内容具有传播速度快速,不受外网各种因素限制。还可以根据实际情况建立各学院甚至各系的论坛,为所有同学院同学科员工提供一个开放自由的信息交流社区,加强思想沟通和学生学习或生活需求等方面交流讨论的空间,为学校管理人员也提供一个信息收集反馈的另一种交流工具。

第五,建立公文传阅及审批制度的安全机制。为了实现特殊文件的保密安全传输,可以利用网络安全及数字签名技术,保证所发文件的有效准确性,对待审批的文件进行安全管理措施,逐步实现文件数字签名、电子公章、数据加密解密。

第六,随着高校OA系统的运用成熟,可以分步骤分阶段把各部门的业务管理工作都加放到自动化办公平里。比如,教学服务、科学研究、教师和职工人力资源管理、实验室监管、校舍住房管理、财务管理、学生收费管理、学生档案管理、公积金管理、图书馆管理、餐食管理等加入到OA系统中,利用自有的高校管理平台,实现高校各部门的有机管理,相关数据可以随时调出,对某些共享资源可以有效充分利用。不会因为信息不畅通,造成不必要的资源浪费。对于反馈的信息,也促使学校能很快有相应管理改进,对整个学校的管理手段也是一次管理技能的提升。

2 系统结构设计内容

(1)数据描述。静态数据包括:部门信息、用户信息等一些最基本的信息;公共信息:电子公告、电子刊物、通讯录、规章制度等;基本数据:文本、图片、动画、图表等。动态数据有:在线人数;监控信息;用户动作命令:登录、上传、下载、浏览等。数据库有:数据源参数、数据库传输的变量。

(2)结构功能模板本系统包括收文处理、发文处理、电子公章管理、基础信息管理、系统管理的5个基本功能模板。

收文处理包括收文审批流程设定、签批收文、查阅等待签批的收文、查阅已经签批的收文、删除收文的5个功能。这块主要是完成文件的接收工作,可以在接收后由专人负责指定相应负责领导进行多级审批,迅速完成各级各部门间文件处理,对需要打印存档的进行相应操作处理。学校领导在审批公文时根据公文不同,可以加盖电子公章或个人签字确认审阅,并且可以根据领导批示,将公文发往指定的管理部门处理,使公文流转进入下一个环节中。

收文审批流程设定:在发出文件的部门发出公文后,可以根据内容需要进行相应工作处理设置,接受公文的职能部门可先在此功能菜单里找到已经收到的文件,同时对收到文件内容大致了解后,在此栏中将到达的公文需要传送到哪个部门领导进行审批处理。对于要签发文件使负责领导能随时查收或等待审批的收件内容(收文),在查阅后还要进行报送相关负责领导盖章生效。也可以根据实际内容需要进行提出本部门相关意见,并且根扰发文的设置有权决定是不是进入下一项相关负责人的审批,或者完成审批环节后决定让公文传达下一级相关部门。查阅等待签发的批文主要用来查看哪些是正在等待签批的文件,而此项目中并没有传送到下一级部门的文件。也可以是本部门作为送达文件的最后环节但还没有被指定领导审批通过的公文内容。

查阅已经签批的收文主要用来显现已经完成签发审核批准的公文,也可以是完成了流转,也可以指在本部门通过到达了下一部门。删除收文则表示可以对已经传达到目标部门的公文进行删除处理,并且已经被所有需要审批的负责人审看过的公文内容。

发文处理板块包括发文字号管理、撰写发文稿纸、修改发文稿纸、设定公文核签人员、发文流程设定、审核发文、查阅审核未通过公文、查阅未审核公文、查阅已核公文、删除公文、发文状态查询的11项功能。发文处理功能主要完成公文的编辑撰写,需要发送的部门挑选,对于编写的公文需要哪个部门领导审批,还有发出文件对此文件的跟踪查看流转情况,负责领导对发文进行审批并加盖电子印章(或签名)生效,对发出的公文进行收回处理(如删除或打印存档)等操作。

在公文流传环节中,发文处理是第一个发起步骤。在实际操作中可以在相应模版中设置自己部门的公文的常用字号,还可以按照本单位各部门的简称习惯编写公文的发布序列编号。在编写文件稿纸模板中,使用人可以设置文件的标题,作者署名,发公的单位或部门的名称,要发送传达的哪个部门,建议到达抄送部门,指定的有效时间,发文的主要事项编写,发文的附件可以是文本或是图片、表格、信息等特殊版本等等。

设定公文核签人员是表示在公文发出前,可以先让上级或相关领导查看文件内容,并作出相应审查批准。对于要发公文的需要设置相应领导可以按照领导级别顺序进行发文传送审批,在公文全部通过所有领导批准后才能发送传出。

审核发文是领导打开要发出的公文,要按照指定加盖电子公章,对公文进行签批审阅处理意见。相关人员按照批示进行修改,等待不同部门的再次审批,当所有领导均同意发出后,公文发出进入流转中。

电子公章管理包括上传公章、发放公章、公章认证、注销公章的功能。在此模块中,OA系统最关键体现的功能控制就是电子公章的防伪安全。你可以将原有做好的电子公章文件图上传到这个栏目上,也可以利用防伪作标识技术处理。对公章的使用权限你可自行设定,也就是仅有某个图章的管理者才有使用权限。如果你忘记了电子公章原有设置密码,你还可以进行注销处理。另外,对于要加盖公章的公文还可以进行图章认证,经过此流转的公文一般才具有国家承认的法律效力。

对电子图章的整理收集可以在上传公章的栏目中实现。图章管理者可以通过该功能把电子图章上传到公章服务器上,并在公章服务器上登记备案。如果公章使用者对图章与公章拥有权者之间建立对应关系,并且由OA系自动为图章添加防伪标识,这样以来电子公章便具有合法使用权。公章认证则是对公文签批后进行合法认证步骤,通过上传文档中的电子图章,提取图章中的经过MD5加密过的密码,与数据库存中的RegSeal表中的密码比对后,验证密码合法时,即可提取原始公章图片,相反,若不合法加盖公章失效。随后,产生与待签署公文相对应的电子公章,最后把签署人、签署的文档MD5信息、电子公章图片地址、签署时间、IP地址等写入signflow数据表。这样即保证了公章的合法性,还可以提取出公章签署日期,该公文的签发人、该公文的详细有效内容、还可以确认公章的防伪标识等功能。注销公章则是对已经找不到原来密码的电子图章,或是发现可疑的违法操作的公章进行注销管理。经注销后图章将不会签署文件,即使被非法盗用也同样不具有法定效力。

基础信息管理有部门管理和职位管理两项。此栏目主要是对系统的一些基本信息进行添加删除修改等操作。系统管理主要有用户管理、用户组管理、系统模块管理三项操作。这个栏目主要用于对使用者权利限制进行相应管理功能的实现。该栏目把使用OA系统的所有用户分成了不同级别的用户组,并对每个用户组进行了相应权限的使用分配。

网络管理员在对用户信息进行管理时,可以让每一位用户建立自己的文件档,对系统使用的菜单可以进行相应的管理分配。在用户管理中,可以添加修正删除用户的基本信息,比如,用户名称,登录密码,真实姓名,所属部门,用户所具有的使用权限组别,职位信息等。系统管理员也可以建立将用户分门别类分成小组,并对该组使用对象进行系统菜单的权限进行划分。只是分配权限仅限于系统管理人员使用掌握。系统模块管理主要是对OA系统的使用功能根据需要进行相应设置,可以对系统的不常用的菜进行增删,也可以对菜单的连接进行修改设置,此项功能只是仅对系统管理人员开放使用,还有就是原系统的开发设计人员掌握。

办公自动化化建设是高校建设的重要部分,是一项基础性、长期性和经常性的工作,其建设和应用不仅是提高学校管理效率的重要途径,而且是高校办学水平的标志之一,是实现校园信息化的必然结果和时代发展不可逆转的潮流。我们要顺应形势要求,有计划、分步骤地开发并逐步改进高校办公自动化系统,促进学校教学、科研和管理水平的提高。

参考文献

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