企业档案电子化管理存在的问题及对策

李 莉

摘要:现代电子技术迅猛发展,办公自动化日益普及,计算机等一系列高科技技术装备在档案管理领域得到了日益广泛的应用。这就要求我们要适应现代化技术的发展,改革传统的文书立卷方法,把档案管理工作与计算机网络信息技术有机结合起来,形成一套以计算机管理为基础的现代档案管理模式。

关键词:文书档案;科技档案;计算机技术;电子档案;数据库

中图分类号:F270.7文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)17-0179-02

序言

传统的归档立卷方法不但操作繁琐、复杂,主观随意性大,而且案卷质量难以把握,无形中加大了档案管理人员的工作负担,使文书立卷制度在许多单位成为空谈,也影响了档案的利用。随着电子计算机的广泛应用,推动现代化档案管理的迅速发展,对企业档案管理工作提出了新的要求。那就是推进企业档案管理的电子化、现代化进程,最终将企业档案全部电子化。笔者结合企业档案电子化的管理现状,就存在的一些问题及对策,提出个人的看法,并做简要分析。

一、我国企业档案管理电子化的现状以及存在问题

各级档案行政管理部门自20世纪90年代初就开始抓档案管理电子化、现代化、信息化工作,经过广大档案工作者的努力,虽然取得了初步成效,但是现状并不容乐观。

(一)企业档案管理电子化存在的主要问题

1.大多企业单位虽然使用计算机进行文件处理和日常会议通知等事务性工作,但真正使用计算机管理档案的在整个档案管理部门所占比例很少。

2.即使使用计算机管理档案的,也仅限于输入目录,处于文档分离状态,档案管理电子化有其名无其实。

3.部分档案管理人员对档案管理电子化缺乏正确认识,认为只要拥有和装备一定数量的计算机、复机印、扫描机、刻录盘等,就是实现了计算机档案管理,就是档案电子化。

4.一些管理档案的档案人员,年龄偏大,缺乏系统的计算机知识,操作技术不熟练,不懂得电子档案管理要求,使档案管理与软件程序和计算机系统不能良好结合,影响了企业档案电子化的进程。

5.部分档案管理人员对企业内部的各生产装置、设备名称以及整个工艺流程缺乏系统、完整的了解,对新设备、新工艺的随机装箱资料仅限于收集说明书等粗浅的基础工作,没有将其随机资料扫描录入计算机,建立电子文档。

(二)出现以上问题的原因

出现以上问题的原因是多方面的,笔者认为主要有以下几个方面的原因:

1.宣传力度不够。企业对档案管理电子化的发展趋势没有迫切的认识。不少企业领导和档案管理人员认为,不搞档案电子化管理也照样过得去,所以,企业档案管理仍停留在管好纸质档案上面,不想推进档案电子化管理。

2.缺乏电子化的硬件设备。长期以来,企业的电子设备大都配备在办公、生产、技术部门,而档案管理部门基本上是两手空空,无法建立电子档案系统,即使有关部门的电子档案归集到档案部门,也无法储存、保管,难以实现电子化管理。

3.国家对企业档案电子化缺乏有效的政策和指导。比如,企业在实施档案电子化过程中的投入允许进入生产成本政策;国家档案建立合同网络,联网利用,鼓励企业档案电子化利用;开发适合企业档案电子化管理软件,等等。

二、企业档案电子化管理的用途

将传统的纸质档案通过现代化的电子、数码设备输入、扫描、照像转换成电子档案,是对企业档案管理的一次革命,是历史发展的一大进步,代表了企业档案管理的发展趋势,将为企业的生存和发展提供重要的支持和帮助。

1.有利于企业档案的保存、保管、保护。传统的纸质档案对环境有严格的温度、湿度要求,并且需要防腐蚀、防虫害、防鼠咬,日积月累,需要占用很大的空间和固定建筑,而档案实现电子化后,简单小巧的磁盘或其记忆材料就可容纳档案库的全部内容,不但占用很小的设施,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立备份、复制,有利于长久存档。

2.有利于企业对档案的利用和技术开发。企业档案实现电子化后,可以与企业的OA、ERP系统联网,对需查阅档案的管理、技术人员实行分级授权,在网上就可查阅、下载档案资料,这就免去了管理、技术人员到档案库房查阅、摘抄、复制等繁锁的工作,大大便利管理和技术开发工作。比如,技术人员要想进行技术改造或革新,只需在网上下载企业的工艺包,并在上面设计、开发新的技术方案,就可以完成技术改造设计方案了,为技术人员带来了极大便利。

3.便于企业之间的技术交流。过去,企业之间的技术交流、企业之间技术谈判,技术人员要带上大包小包的技术资料,携带难度较大。实现档案电子化后,技术人员只需带上事先下载好的技术资料,用什么资料,就从电脑里调取什么资料。

三、促进企业档案电子化管理对策

第一,企业领导档案管理人员要重视电子化管理。把档案电子化作为百年大计的一项重要工作来抓。在2008年5月12日四川汶川大地震中,由于金融、保险企业实现了电子化管理,在震后,客户档案仍能在联网的系统中查到,从而避免了混乱和损失。反之,如果没有电子化的客户档案,那将是一件极为麻烦的事情。同样,企业档案也存在着面临火灾、水灾、地震等自然灾害的危险,同样需要保证文书档案技术档案的安全,所以,企业应当把实现电子化提升到有利于档案安全、有利于企业发展的高度来推进档案电子化的进程,不能再用传统的方法管理企业的档案。

第二,配备知识化的档案管理人员。企业要改变过去那种年大体弱的员工配到档案管理岗位上的做法,要充实一些既懂档案管理,又具备电子知识、数码知识、网络知识的年轻人员。有了现代化的、知识化的员工,才能有效推进档案电子化的开展。

第三,配备必要的电子、数码设备硬件。企业要投入资金为档案管理配备计算机、服务器、扫描、照像设备等电子、数码硬件,建立档案电子化的载体和数据库,实施内部局域网络,整合内部OA和ERP系统资源,为储存、保护、利用、归集、开发企业的档案,创造有利的硬件条件。

第四,建立档案管理的电子数据库。首先,要按照国家档案管理的政策、标准、规范,选择或开发企业档案管理软件,统一档案电子化的格式。其次,集中人员突击做好历史积累下来的纸质档案的电子化转换工作,把庞大的纸质档案通过电子输入、扫描、照相等手段,全部转换成电子档案,存入档案数据库。最后,建立档案数据库的安全模式,毕竟企业档案是有很多保密的档案,不能随便从数据库中调用查看。除了对档案数据库设置安全防护墙外,对于能够进入的人员也要合理授权,凡是保密的电子档案只允许授权人员查看调利,以满足档案的保密需要。

第五,建立档案电子化管理规章制度,促进电子档案的日常化。要对企业每个管理部门按其职责和国家档案归集的要求,明确其电子档案的归集的目录和上传到企业档案数据库的内容、周期和格式,作为一项日常定期检查考核,对于一些没有将文书电子文档和一些技术电子档案按时上传数据库的单位和个人进行奖优罚劣,以维护企业档案数据库的完整和边续运行。

三、结束语

总之,我们应以文书立卷改革为契机,尽快搞好档案管理现代化,实现真正意义上的无纸化办公。档案管理现代化是个系统工程,涉及面广,耗资大,不可能一蹴而就。实施中要统筹规划,先易后难,逐步完成。并要经常总结经验教训,边建设边发挥作用,形成完善的管理办法,提高档案管理水平,增强档案信息服务功能,为企业早日实现信息化做贡献。