优化中小企业内部控制环境对策研究

黄大双

摘要:控制环境是实施内部控制的基础。加强和完善企业内部控制,首先应注意控制环境的建设和优化。针对目前我国中小企业内部控制环境存在的内部人控制严重、企业文化建设薄弱、人力资源政策不健全、内部审计监督不力等主要问题进行了分析,并提出了完善企业内部治理结构、实施可持续发展的人力资源政策、建立良好的企业文化氛围、强化内部审计的独立性等对策。

关键词:中小企业;内部控制;环境;对策

中图分类号:F276.3 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)29-0011-03

任何企业的控制活动都存在于一定的控制环境之中,控制环境的好坏,直接影响到企业内部控制的遵循和执行,以及企业经营目标、整体战略目标的实现。加强和完善企业内部控制,除从外部着手改善控制环境外,最重要的还是加强企业内部控制环境的建设。因此,笔者针对中小企业内部控制环境存在的主要问题及其优化对策作粗浅的探讨。

一、中小企业内部控制环境存在的问题

(一)内部人控制现象严重

企業股东会、董事会、监事会和经理层,本应分别履行权力机构职能、决策职能、监督职能和执行董事会决策的经营职能,形成权责分明,协调运转,有效制衡的组织机构。但在现阶段,中小企业由于法人治理结构不够完善等原因,企业内部人控制现象非常突出,主要表现在:(1)董事会作用严重弱化。目前,一些中小企业在形式上设置了董事会、监事会,聘任了总经理,但在实际运行中真正的法人治理结构并未建立,董事会的监控作用严重弱化。一方面,由于董事会由大股东掌握,比较难以形成独立的董事会来保证健全的经营、决策机制以及经理层考核机制;另一方面,经营管理层占董事会的大多数席位,形成内部董事占优势的格局,没有建立以董事会为主体的内部控制机制,董事会无法真正起到约束经营者日常行为、保护股东和其他利益团体利益的作用。(2)我国中小企业中董事长与总经理普遍兼任的现象加剧了董事会的“内部人控制”现象。董事会及公司经营管理的权力集中于法定代表人一身,降低了对高级管理人员监督的有效性,使“内部人控制”现象不断升级,不利于董事会和管理层在更大范围内接受多元化产权主体的监督和约束;同时,由于“所有者缺位”以及小股东力量太薄弱,导致关键人在缺乏制衡机制的情况下,自觉或不自觉地凌驾于内部控制之上,侵害股东利益,增加股东的代理成本。

(二)人力资源政策不健全

人力资源政策是影响企业内部环境的关键因素,人力资源政策实施的好坏直接关系到企业内部控制是否健全。然而,许多中小企业的人力资源的政策不健全,主要表现在:(1)在员工的聘用上缺乏严格的考核,存在以貌取人,任人唯亲的现象;比较重视从外部引进人才,而往往忽视内部人才的开发,这样做不但不利于企业现有人力资源的合理利用,同时也会挫伤内部职工的积极性。(2)没有明确的职工考核、激励机制。不同序列的人员采用统一的激励措施,针对性不强;薪酬以岗位为主,没有与能力相结合,很多员工在自身的能力提高后就不愿意留在企业继续工作,从而导致关键人才流失或经营效率低下。(3)没有形成一套完整的职工培训制度,造成部分员工职业道德意识淡薄,缺乏内部控制的意识和责任感。加之教育资金没有足够来源,使得员工的教育培训得不到保障,员工素质得不到提高,企业员工素质低下直接造成内部控制制度执行不力。

(三)企业文化建设薄弱

企业文化,是指企业在经营管理过程中形成的、影响企业内部环境和内部控制效力的精神、意识和理念等。企业文化在很大程度上决定企业的战略目标、定位,在控制环境的建设中起着一种思想导向的作用。

中小企业对内部控制的认识大多停留在内部牵制阶段,很少将内部控制提升到企业文化建设层面,缺乏把内部控制制度建立与企业文化建设相结合的思路和方法,必然影响到内部控制在企业风险防范中的作用。很多中小企业没有充分认识企业文化的作用及内涵,企业文化建设薄弱,主要表现在:(1)有些企业有很多规章制度,但忽视与企业文化相结合,没有明确的文化理念和价值倡导,疏于对员工的教育和培训。(2)有些企业文化只体现部分领导的价值观,未能在企业内普遍开展与传播,没有把企业精神、信念、道德等很好地传播给企业每一位员工,企业文化仅仅停留在文字层面或口号上,没有指引员工理解和执行企业文化,没有将其运用到实际工作中。(3)企业管理层缺乏积极向上的价值观、诚实守信的经营理念、为社会创造财富并积极履行社会责任的企业精神,可能导致员工丧失对企业的认同感,人心涣散,企业缺乏竞争力。

(四)内部审计机构监督不力

企业内部控制制度的有效执行,需要建立一个监督机制,但不少中小企业出于人力成本等方面的考虑,往往没有建立相应的监督机制。内部审计是企业内部控制制度的一个重要组成部分,内部审计是对企业内部控制的再控制,在控制环境建设中起着保证作用。不少中小企业忽视内部审计的作用,有的中小企业没有设立内部审计机构,即使设立了内部审计机构,也没有真正发挥它的作用,内部审计机构监督不力,主要表现在:(1)内部审计缺乏独立性。在一些中小企业,内部审计机构直接对总经理负责,审计人员的工资、福利费以及开展审计工作的费用等纳入经营管理部门财务预算的范畴,从而制约着审计人员生存和发展的需要,无法对其利益关系人进行独立监督,不能发挥其应有的作用;甚至有些企业的财务部门领导兼任内部审计部门的负责人,财务人员兼任内部审计人员,从而使监督制度形同虚设,导致其无法对企业本身的经济话动和整个管理系统做出客观、公正的评价、监督和鉴证;目前企业盛行的会计信息失真问题,很大程度上与内部审计独立性的丧失、无法发挥其应有的作用有关。(2) 审计范围过于狭窄,审计内容单一。目前,大多数中小企业的内部审计机构所从事的审计业务是财务审计,而对管理审计涉及较少。审计范围主要是审计财产、资金是否安全完整,查核揭露舞弊行为,开展财务收支审计。只注重事后监督,不注重事前、事中的控制;只重视对财务报表的审计,而忽略对公司的管理现状进行分析、评价,并提出建议。(3 ) 内部审计人员的素质有待进一步提高。一方面,我国企业人员文化素质普遍较低,大部分企业内审人员中有正规学历、有相关工作经验的人才很少,有会计、审计和管理等综合知识的专业人员更少,大多数人员知识结构单一,业务水平一般,致使一些内审人员在其位而难称其职;另一方面,中小企业的内部审计人员大多是由财会部门转来或由财会部门人员兼任,缺乏审计知识和经验,从而限制了内部审计工作的开展和内部审计作用的发挥。

二、优化中小企业内部控制环境的对策

内部控制环境是企业实施内部控制的基础,中小企业需要结合自身特点,优化内部控制环境,建立健全内部控制制度,保证企业经济效益不断提高。鉴于我国企业内部控制环境存在的问题,笔者认为,优化我国中小企业内部控制环境应从以下几个方面着手:

(一)完善企业内部治理结构,进一步完善董事会制度和独立董事制度

首先,中小企业应当完善企业内部治理结构,使内部机构间职责明确和相互牵制。企业治理结构是实行内部控制的制度环境,是促使内部控制有效运行,保证内部控制功能发挥的前提和基础。中小企业应当根据国家有关法律法规和企业章程建立规范的企业治理结构和议事规则,明确企业内部股东大会、董事会、监事会、经理层在决策、执行、监督等方面的职责权限,形成科学有效的分工和制衡机制,使四者之间的相互监督真正落到实处,为内部控制制度的建立和实施奠定良好的基础。企业董事会负责内部控制的建立健全和有效实施,监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督,经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。根据授权的规定,明确企业各职能部门的权限范围和相应的职责,以及相互协调配合的具体规定,对于重大的对外投资、资产重组、债务重组等重大事项,需经特别授权。要按照科学性、合理性、可操作性的原则,根据不相容职务相分离的内部控制要求,建立健全企业的组织机构。

其次,中小企业应当进一步完善董事会制度和独立董事制度,加大股东对企业管理层的监督力度,为内部控制制度的有效实施创造良好的外部环境。一方面,企业应当强化董事会在企业治理结构中的主导地位。企业法人治理结构是企业管理体制的核心,而法人治理结构的优劣主要取决于董事会能否充分发挥作用。内部控制从完善到贯彻实施等,董事会都起着决定性的作用。因此,无论对企业治理结构还是对企业内部控制而言,加强董事会的建设,将董事会建成能真正独立行使权利和承担责任的机构是至关重要的。企业应强化董事会在企业治理结构中的主导地位,突出董事会在建立和完善内部控制体系过程中的核心作用;要增强董事会的功能,关键问题是要保证董事会在决策、监督过程中的独立地位,为此,必须将董事会成员与总经理领导班子彻底分开,即所有权与经营权分离,建立起相互制衡的机制。另一方面,企业应当进一步建立和完善独立董事制度。中小企業应当通过对董事会这一内部机构的适当外部化,引入外部的独立董事,以期对内部人形成一定的监督制约力量,对企业及全体股东履行诚信与勤勉义务,维护企业整体利益。由于独立董事能够在企业战略、运作、资源、经营目标以及一些重大问题上做出自己独立的判断,因此,独立董事在监督企业高级管理人员方面有着非常重要的作用,可使“内部人控制”现象在源头上得到遏制。进一步建立及完善独立董事制度,有利于充分发挥独立董事的制衡作用,促进中小企业规范运作,降低企业风险,完善企业的法人治理结构。

(二)强化以人为本的理念,实施有利于企业可持续发展的人力资源政策

中小企业应当制定和实施有利于企业可持续发展的人力资源政策。人是内部控制环境中的决定性因素,内部控制是由人来进行操纵并受人的因素影响。企业内部控制应当强化以人为本的理念,建立良好的人力资源管理机制,提高企业有关雇佣、培训、待遇、业绩考评及晋升等政策和程序的合理程度,这是建立合适的控制环境的基础。中小企业应当建立完善的招聘与选拔方针及操作程序,应当将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准;切实加强员工培训和职业道德教育,培养员工爱岗敬业精神,保持和不断提高员工的专业胜任能力,不断提升员工素质;企业应当制定与人力资源考核相挂钩的、科学的内部薪酬制度,在设计薪酬制度时,应当体现对员工的激励作用和对人力资源的保护作用,注重长期激励与短期激励相结合、物质激励与精神激励相结合,应当有利于保持和吸引优秀的人才,有利于调动员工积极性和创造性,促进企业及员工自身的发展。

(三)加强企业文化建设,培育积极向上的价值观和社会责任感

中小企业应当加强企业文化建设,建立良好的企业文化氛围。企业文化、价值观和社会责任感是影响企业决策和经营活动最基础的要素,是内部控制的重要内部环境。建立良好的企业文化氛围,强化员工的控制意识,增强实施控制的自觉性,对内部控制制度的建设是一个强大的推动作用。因此,中小企业应当加强文化建设,培育积极向上的价值观和社会责任感;倡导诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队协作精神,树立现代管理理念,强化风险意识;董事、监事、经理及其他高级管理人员应当在企业文化建设中发挥主导作用。中小企业的经营管理者应注重对企业文化的培养与优化,引导并激励员工正确履行职责,使控制环境与企业文化逐步融合;多层次、多方位地加强岗位和在职员工的企业文化和价值观的导向性培训,及时掌握企业内部员工思想行为状态,切实提高员工的政治和业务素质;加强法制教育,增强董事、监事、经理及其他高级管理人员和员工的法制观念,严格依法决策、依法办事、依法监督;增强员工自我约束能力,自觉履行各项法律法规,遵守财经纪律,做到奉公守法,廉洁自律。

(三)加强企业内部控制审计监督

为了保证内部控制能够有效地发挥作用,并使之不断地得到完善,中小企业必须加强内部控制监督。内部审计是对内部控制制度执行情况的一种最有效的监督,即是对内部控制的控制。中小企业应加强内部控制监督,充分发挥内部审计的作用,着力做好以下工作:

首先,强化内部审计的独立性和执行性。内部审计机构的建立及其负责人的独立性,良好的职业操守和专业胜任能力是影响内部控制的另外一个环境要素。加强企业内部审计工作,保证内部审计机构具有相应的独立性,才可能为内部控制环境提供保证,从而促进其内部控制的有效实施。中小企业应当加强内部审计工作,保证内部审计机构设置、人员配备和工作的独立性。内部审计的负责人应当由董事会直接聘任,直接对董事会负责并在业务上接受监事会的指导,总经理无权解聘,遇有重大问题,内部审计的负责人可直接向董事会汇报,以保证其独立性和执行性。强化内部审计的独立性和执行性能有效地减轻董事会职权弱化、内部人控制现象严重的局面。

其次,转化审计职能,满足现代企业管理制度的要求。把内部审计的主要职能从查错防弊转到对企业的经营管理做出分析、评价和提出具体的管理建议上来,不但是现代企业制度对内部审计的要求,更是企业内在管理的需要。内部审计监督的内容应突破传统的以财务收支为主的模式,向经济效益审计转变,并以此为重点,使内部审计成为充分挖掘企业生产潜力、发展生产力的建设性审计。中小企业要充分发挥审计的评价职能,加强企业内部控制制度的审计,内部审计机构应当结合内部审计监督,对内部控制制度执行情况进行检查,监督单位内部各项规定的落实和执行情况,协助管理当局监督和评估控制政策和程序的有效性,对监督检查中发现的内部控制缺陷,按照企业内部审计工作程序进行报告;对监督检查中发现的内部控制重大缺陷,有权直接向董事会及审计委员会、监事会报告,为改进企业内部控制提供建设性意见。

最后,加强内部审计队伍建设,提高审计人员素质。中小企业应当通过严格的选拔和规范的用人制度来筛选内部审计人员,优化人员结构,以保证执业质量,适应内部财务审计向经济效益审计的转变;加强审计人员的后续教育培训,加强学习审计、财务会计、企业管理、统计、计算机、线性规划、工程、法律等各方面知识,不断提高内部审计人员的业务水平,以适应内部审计工作的发展;规范审计人员的审计行为,强化审计人员的责任感和职业道德,提高内部审计人员的综合素质,提高审计工作的法制化和规范化水平;建立内部审计人员业绩评价制度,根据评价结果对内部审计人员实行奖勤罚懒、优胜劣汰的竞争机制,提高内部审计人员的积极性,树立审计风险意识,从而确保内部审计工作的质量,充分发挥内部审计的职能和应有的作用。