浅谈成人高等教育学籍档案工作者的素质

孙晓涛　张凤伟

[摘 要]成人高等教育学籍档案管理是高校管理的重要组成部分，档案工作者需要从档案意识、法律素养、业务素质、科学文化素质等方面全面提高自身素质，推进学籍档案的现代化、信息化与网络化建设。

[关键词]成人高等教育 学籍档案 素质

作者简介：孙晓涛，男，河北科技师范学院；张凤伟，女，秦皇岛广泽工程项目管理有限公司。

一、成人高等教育学籍档案管理现状

上世纪90年代以来，成人高等教育蓬勃发展，取得了长足的进步，成人高等教育学历文凭得到了社会上各行各业的认可。在高速发展与可喜成绩面前，管理体制的改革与创新日益被人们重视。学籍档案管理是高校管理的重要组成部分，学籍档案管理工作不与时俱进，必然会阻碍成人教育的稳健发展。学籍档案工作者决定着档案工作的效果与质量，然而，现阶段，他们多为兼职档案员。学籍档案工作者主要从事成人教育学籍管理，兼职档案管理。《高等学校档案管理办法》第十六条规定：“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。”由于学籍档案工作者是兼职档案员，本身从事着繁重的学籍管理工作，没有专业的档案知识素养和经过系统的档案管理技能培训，完全凭借经验、习惯，手工作业，给档案的收集、整理、立卷等工作造成了很多困难和不必要的损失，影响了档案向学校档案馆的移交，降低了档案的价值。《高等学校档案管理办法》第十一条规定：“高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。”因此，提高学籍档案工作者的素质，培育高水平人才，具有十分重要的意义。

二、增强学籍档案工作者的档案意识

成人高等教育学籍档案是国家人事档案的重要组成部分，它是成人高等教育学生在校学习活动的历史记录，对学生个人、学校、社会都有十分重要的价值。同时它是维护高等学历教育的严肃性与权威性，打击假冒文凭的有力武器与法律凭证。学籍档案工作者要有强烈的档案意识，对档案事业有清晰明确的认识，衷心热爱档案事业。在思想上，要树立正确的人生观和价值观，甘于清贫，乐于奉献，坚持原则，自觉抵制不良风气，严格把好人情关；在业务上，要以科学发展观为指导，勇于创新，不断进取。

三、加强学籍档案工作者的法律素养

学籍档案工作者应具备较高的法律素养。通过学习《档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，学籍档案工作者要自觉遵纪守法，依法治档，抵制不正之风，拒绝违法违规的要求，与损害档案的行为作斗争，保持清正廉洁，维护学籍档案的原始性、真实性与完整性。学籍档案工作者不仅要从工作职责出发，按照档案管理规定，进行学籍档案的收集与管理，还要依法维护学生的档案权利。由于学籍档案记载了学生姓名、身份证号、照片、奖惩情况等个人隐私，如果这些信息被随意开放，极易导致学生的人身权利遭受不法侵害，因此，学籍档案工作者要制定妥善的档案查询制度，只有凭相关手续与证明才能进行查询与复印，把学籍档案的有效利用与学生人身权利的保护有机结合起来。《高等学校档案管理办法》规定了六种违法违规行为：1、玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；2、违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；3、涂改、伪造档案的；4、擅自出卖、赠送、交换档案的；5、不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；6、其他违反档案法律法规的行为。

四、提高学籍档案工作者的业务素质

（一）学生参加成人高考形成的档案。（1）准考证。准考证是学生参加成人高考的凭证，记载了考生的姓名、性别、身份证号、照片等基本信息。学校应结合身份证、学生本人认真核对，防止冒名顶替、考试舞弊。（2）考生信息表。成人高考采取网上录取，省考试院将考生电子信息上传至服务器中，根据分数及计划进行投档，由学校下载投档信息与考生信息。学校从服务器上下载了考生信息后，就在本地主机上保存了该信息。在脱机登陆的状态下，学校只要输入正确的用户名和密码，就可以查询浏览考生信息，还可以通过打印机打印出考生信息表，以备存档。（3）录取表。成人高考录取结束后，省考试院打印出各个学校分层次、分专业的录取表，并加盖省考试院公章。录取表是学校的录取凭证。由于同一年级的所有学生的录取信息都装订成一册，在经过反复查阅与复印后，录取表非常容易被毁损。针对这一问题，学籍档案工作者应设立副本，以便保持录取表的原始性与完整性。

（二）学生在校学习形成的档案。（1）学籍卡。学生入学后填写学籍卡。学籍卡包括学生基本情况、个人经历、家庭关系以及学籍注册状况等内容。它是学籍档案工作者进行学籍档案管理的载体，因此，在收集时，学籍档案工作者应指导学生正确填写。首先，学籍卡的编号应与学号一一对应，做到唯一性，方便查询管理；其次，学籍卡应使用黑色碳素笔填写，书写要规范，字迹清楚工整，无涂改；最后，按年级、班级（函授站）分类。不同年级的学籍卡分年级保管，同一年级的学籍卡分班级（函授站）保管。（2）学生成绩表。学生完成教学计划规定的全部课程，成绩合格后，由学校教学部门出具学生个人成绩表。成绩表为学生历学期个人成绩总表，其中开设课程、开课学期、学时数应与培养方案一致。（3）毕业生审批登记表。学生在修完教学计划规定的全部课程、成绩合格、取得规定的学分后，由学籍档案工作者组织其填写毕业生审批登记表。学籍卡记载了学生从入学到毕业期间的学习过程，而毕业生审批登记表则是在学习终了时，学生、学校双方对于这一学习过程的最终鉴定。经过三年的成人函授学习，学生需要从思想政治、学习体会、工作实践三个方面进行总结鉴定。成人高等教育不仅承载着教育的一般使命，还有其特殊使命，因此，在毕业审批上，学籍档案工作者要把好出口关，对学生的表现进行综合评价，认真审核其自我鉴定，只有对思想政治合格、学习成绩合格、实践能力合格的学生才能准予其毕业。毕业生审批登记表应与学籍卡的填写要求一致，达到符合立卷标准规定。对于审批合格的学生，学籍档案工作者应在学校意见栏签署“准予毕业”并加盖公章。

五、提升学籍档案工作者的科学文化素质

《高等学校档案管理办法》第十五条规定：“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。”这就要求学籍档案工作者必须熟练掌握计算机操作和网络应用技能。随着科学技术的不断进步，计算机与网络已渗入到各行各业。学生通过网络报名参加成人高考；学校通过网络录取新生，并使用“成人高等学校学籍学历管理系统”进行学籍管理。在这一过程中，不断形成新的电子档案。在学籍档案中，电子档案的比重越来越大。面对新形势，学籍档案工作者必须不断学习新知识、新技能，提升自身的科学文化素质，建立起终身学习的思想意识。只有具备较高的科学文化素质，学籍档案工作者才能推动和创新档案工作，才能把新知识、新技能及时应用到档案工作的实践中去，使档案工作符合信息时代的要求，推进档案工作的现代化、信息化与网络化建设。

参考文献

[1]教育部，国家档案局。高等学校档案管理办法[S]，2009-9-1