ERP系统风险防控及在会计工作中的运用

李怡

ERP(Enterprise Resources Planning,“企业资源计划”系统)是由不同功能模块组成的软件包,它采用计算机和网络通讯技术的最新成就,是旨在对企业的多种资源进行计划和实现物流、资金流、信息流(“三流”)统一的操作平台和管理信息系统。ERP就是一个应用软件系统,基本思想是将企业的业务流程看作是一个紧密联接的供应链,并将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统,如财务、市场营销、生产制造、服务维护、工程技术等,可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、服务与维护、财务、成本控制、经营风险与投资、决策支持、人力资源等有效地进行管理,从管理范围和深度上为企业提供了更丰富的功能和工具。通过利用信息技术,实现企业内部资源的共享和协同,使得各业务流程无缝平滑的衔接,从而提高管理的效率和业务的精确度,获得盈利能力的提高。

ERP系统实施过程中还是有相当大的风险,还是要加以重视的。主要的风险如下:

一、项目规划风险:在ERP项目实施前缺乏规范或规范不合理。ERP系统是一种先进的管理模式;一种网络化的信息系统;一款商品化的软件产品。仅有软件产品,管理模式和信息系统没有跟上都会造成最终的失败,三者缺一不可。

二、软件风险:在企业实际选择ERP 系统时, 由于没有清晰地定义自身的需求和期望, 往往导致硬件选型及ERP软件选择错误。选择的软件在日常业务中并不适合企业的实际需要, 从而导致投入了很高的成本却没有达到预期的效果。

三、环境风险:在企业内部由于企业的经营是一个连续的过程,旧的管理模式不可以在一夜之中被打破,新的管理模式也不可能在一夜之间被确立,双方的磨合和逐步的替换,使得人们的管理工作量在某一时期将大大的增加,其间很多没有预计的成本将不断产生。企业外部环境对企业实施ERP的风险,有法律环境风险、资本市场环境风险等。实施过程控制不严格,阶段成果未达标, 项目如果不能按期完成达到预期的效果, 其负面效应也可能导致股东、客户或者供应商的不满, 进而影响企业的筹资融资和生产经营活动, 从而形成资本市场环境引发的风险。

四、流程风险:设计流程缺乏有效的控制环节,项目在实施过程中的负面效应可能会破坏正常的业务流程并影响业务的连续性; 由于无法获得管理与软件系统兼顾的专门人才, 项目的结果可能会不符合管理层和最终用户的期望;信息技术基础结构存在问题可能影响报表的完整性、准确性和数据的可获得性。

五、决策风险:实施效果未做评估或评估不合理,导致决策信息风险的主要因素是在进行决策时所依据的数据信息或是采用的决策方法、决策程序不正确。

六、系统安全性风险:系统安全设计不完善,存在系统被非法入侵的隐患,灾难防范措施不当或不完整,容易造成系统崩溃。ERP是一个信息高度集成的管理系统,不仅可以使企业内部的物流和资金流实现集成,而且也可以将企业外部有关供货商以及其市场和客户的物流和资金流信息集成在一起。虽然一方面保证了数据的一致性和共享性, 减少了重复劳动, 但另一方面, 数据的所有权和维护成为了一个问题。如果存在不合适的访问权限的定义, 缺乏有效法规对系统使用的控制, 系统中一些机密数据特别是财务数据会变得透明, 给企业带来重大的损失。因此, 系统的安全问题比传统会计软件系统复杂得多, 其财务数据被截取和篡改的风险也大得多。

尽管ERP 系统的使用会引入新的风险, 但只要能识别ERP系统实施应用过程中的风险, 针对这些风险, 采取相应的控制措,进行有效地监控,就可以降低或化解风险。ERP实施是一项艰巨的任务,不是单单的软件应用,也不是单单的生产管理,而是把生产管理的流程细化到软件的应用当中。充分利用ERP系统的集成性、先进性、统一性、完整性、开放性的优点,使得企业内部信息传递效率得到提高,各类报表汇总更及时,这些能提高企业各级管理层的决策准确性。以下是本公司实施中风险的防范措施:

(一)公司领导高度重视,详细制定出实施计划。在打算采用ERP系统时全面考虑内部外部的环境和企业自身的条件,分解出每一步实施的计划和每一期要达到的效果。

(二)立足本企业, 选择合适软件。公司综合了解市场上多种ERP软件,对其从功能、开发工具、价格、软件商的技术支持能力等多方面进行考察, 并将自身的实际需求与软件系统很好地进行匹配, 从而选择最适合本企业的ERP 系统进行操作。

(三)充分细致地做好实施前的准备工作,调动不同部门协同作战,更好地使用企业的资源。法律部门掌握相关法律法规和行业要求,做好ERP系统和外部法律环境有效衔接。做好项目的动态预算, 充分估计可能的变化, 为整个项目提供充分的资金保证。因为这种投资不是一个一次性的投入过程,企业一旦选择信息化之后,可能产生一次性的购买硬件和软件的费用,但随之而来的相应的维护和服务确是一项常年的投入,特别是由信息化而引发的对企业整体人员基本素质的提高的需求,更是需要一个长期的培训投资过程。按公司ERP实施目标、客观的评价标准和科学的评价方法,正确地评价实施成果。

(四)成立ERP小组,加强培训,做好新旧系统交替工作,对公司内部业务流程和管理过程进行了优化、重组。公司从业务、IT、财务等部门抽调人员组成ERP工作小组,针对选定软件进行开发,使得主要的业务流程实现了自动化,编制出符合公司业务特点的操作模块;根据公司业务的特点及最终客户的需求开发多类型的报表,丰富壮大了系统的查询功能。对所有最终用户进行培训,企业内部须全员参加并考核。同时做好新旧系统并行工作,并严格备份。各部门必须提高工作效率,在筹备新系统的同时处理好日常工作。对原系统的数据进行整理,使其成为符合ERP新系统要求的上线数据。对企业的业务流程进行重新梳理,使用成熟、先进的ERP 系统的业务流程模板进行合同创建、执行等操作步骤,慢慢上手,达到熟练掌握的目的。

(五)公司管理人员转变管理理念,只有深刻理解、全面消化吸收新的管理思想,并结合企业实际情况加以运用,才能充分发挥ERP 系统带来的效益。ERP是建立在标准化管理基础上,标准化管理可以提高ERP应用的成功率。ERP系统是对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的软件系统,软件的应用将跨越多个部门甚至公司的多个企业平台,在公司中用利润中心编码这条线串起不同公司平台的操作,最终将同一利润中心在不同平台的业务操作结果反映在一张报表里,不同币别也可以进行换算后反映。现代企业竞争不是单一企业与单一企业间的竞争,而是一个企业供应链与另一个企业供应链之间的竞争。ERP系统实现了对整个企业供应链的管理,实现集成化应用,建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制,建立一个可以不断自我评价和不断改善管理的机制。

(六)通过设置操作权限,保证系统中数据的安全。ERP系统的数据由业务前端高度集成的,数据在各业务系统之间高度共享,所有源数据只需在某一个系统中输入一次,数据的来源唯一,避免了重复输入和其他人为因素带来的误差。数据及数据处理的结果可以由公司IT部门设置操作权限给相关授权人,被授权人员才可以实时共享系统中的信息,根据实际需要进行多路径查询。公司选用的软件对系统数据的修改,都会在系统中留有痕迹,可以追溯所发生的相关业务活动,保障系统信息的完整和真实。

IT技术的发展,ERP系统得以用计算机软件系统将先进的管理思想在现实中实施应用,反映现代化管理对企业合理调配资源,最大化地创造社会财富的要求,成为现代企业的运行模式,成为企业在信息时代生存、发展的基石。企业这种管理模式的变化,对于企业的会计人员来说要适时调整工作的侧重点。

ERP系统通过事务代码处理相关的会计核算科目与核算方式,以便在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录,保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。实现会计信息直接来源于业务本身,而非财务系统本身,系统中多数会计凭证是自动生成的,只有不涉及到合同内容的凭证由会计人员手工录入。财务人员从日常以会计凭证编制为主的工作中解放了不少,而是转向加强对从业务前端产生的凭证进行审核。审核业务前端发票校验时往来的客户、供应商与合同的相一致性;会计科目的选取和对应的附件是否符合会计准则的要求,及其在会计报表中反映的结果是否可行。因为业务人员不是专业的会计人员,因此对从他们手上产生的会计凭证中会计科目在会计报表相关栏目的归集不具备敏感性,作为会计人员就要将工作重点转移到审核上来,关注合同的毛利率等财务指标,发现错误及时要求业务前端进行改正。会计人员要多跟业务人员请教业务流程、合同创建等等方面的事项,多了解业务方面的知识,以便于自己在ERP一体化的系统中更好操作、查询、发现问题。

上了系统后,财务人员可以从终日埋头于日常凭证处理中腾出更多时间和精力来关注企业的发展,使得财务人员的视野和思维变得更开阔。利用系统自有的多种维度的查询和公司自行开发的业务报表和财务报表的查询,了解公司整体业务的信息,做好事前的预测和决策、事中的监督和控制、事后的核算和分析,朝着管理会计方面发展,为公司管理层提供更多实用的信息资料。

公司上下同心,防范风险,成功实施ERP,最为显著的是带来直接的经济效益的提高,其次是管理的标准化、规范化,然后是行业竞争力的提高。另外,它还对企业形象改善、管理思维提升、员工积极性的激励方面都有所帮助。