浅谈企业集团固定资产控制的实践探讨

胡芳

[摘 要]固定资产是企业的生产工具,是生产力要素之一。随着国家的增值税转型政策扶持、企业对设备技术更新投入的需求,刺激了企业对固定资产的需求。因此,建设一个充满活力又有约束机制的固定资产内部控制体系任重道远。本文在阐述固定资产的特点及企业固定资产管理方面存在的问题的基础上,结合笔者的固定资产内控管理经验,对固定资产的控制实践进行探讨。

[关键词]固定资产 内控管理 流程 考核

企业固定资产结构、状况及管理水平是影响企业竞争力的重要因素,而固定资产的内部控制制度又是企业内部控制制度体系或框架的重要组成部分之一。固定资产的内部控制制度的目的是为了合理规划企业的固定资产投资方向及规模,创建固定资产有效配置的最佳环境,确保固定资产的安全、完整和高效运作。

一、目前企业固定资产管理方面存在的主要问题

(一)固定资产投资程序缺乏有效管理控制

从目前企业的固定资产投资程序分析和研究后发现:企业的固定资产申购部门为固定资产的使用单位(部门)→企业管理层领导审批→决策层领导审批同意后→采购部门进行采购。从程序上分析,该程序忽视了固定资产投资的必要性、技术上的可行性以及经济上的合理性的分析以及过程方面的监督。固定资产使用部门通常为了提高产量、减少工作强度等原因,在未充分考虑固定资产投资的性价比、操作人员综合素质和企业管理水平等客观因素,盲目地申购先进的、高价的固定资产,错误地认为固定资产仍属于公司资产,并不将高配置带来的浪费看成是公司损失。再者,公司领导不可能对所有固定资产都有充分了解,一旦审批或签字,将严重造成固定资产的闲置和浪费;甚至还造成其他部门相互攀比、争相申购的不良氛围。

(二)固定资产使用过程管理缺乏有效监督

许多企业在管理过程中,普遍存在重货币资金管理而轻固定资产使用过程的管理,其主要表现为:1.未充分注重固定资产的会计核算和管理,固定资产列账金额、计量单位及固定资产目录等不规范。2.不重视设备使用保养制度的落实。生产型企业的固定资产通常集中在生产车间,而车间人员的工资常以计件形式核算,设备的维护保养并没有跟各经济利益主体进行直接的指标挂钩。因此,导致机器设备的使用部门不重视设备日常使用维护和保养,造成机器设备使用寿命缩短。3.定期的固定资产盘点制度流于形式。企业在内部控制制度中虽制订了实物资产的定期盘点制度,而执行过程中不尽人意,各方面的管理者在主观上认为机器设备都在生产车间之内,只要管好企业的大门就不会丢失,导致不注重机器设备的定期盘点工作。4.企业对闲置或需报废机器设备的管理措施缺位。设备使用部门只关心工作中需要的机器设备,而对闲置或需报废的设备采取不理不睬,不及时上报的非主人翁态度,致使某些闲置的机器设备未能及时地进行处置,存在资源配置不合理所造成的浪费现象。以上种种原因导致固定资产帐实不符、使用率低,有效资源配置浪费的现象十分普遍。

二、企业固定资产内部控制制度的实践探讨

(一)将固定资产内控管理制度纳入目标考核体系,层层落实,为有效实施落实固定资产内控管理制度提供根本保障

公司董事会负责不断制定和完善《固定资产管理制度》,明确企业固定资产的购置、计量、处置、调剂、维护保养等程序和管理办法,并将企业固定资产内部控制制度管理纳入管理层的年度经营目标考核体系;公司管理层再将固定资产内控管理考核目标层层分解并落实到各个生产部门(班组);再由各生产部门(班组)将指标分解后落实到每个员工身上。监事会在年末将会同公司的内部审计人员对固定资产内部控制管理制度的落实情况进行监督、评价。

(二)内部和外部审计的双管齐下,使固定资产的内控管理制度评价更为科学

公司制定了固定资产内部控制审核评分项目,明确固定资产内部控制管理中各个环节考核点,并赋予相应的考核数值,构筑了考核指标体系。企业内部控制审核小组充分关注固定资产的购置到日常管理的处置,用考核指标体系中指标进行量化打分,并将计算结果列入管理层年度经营考核指标。与此同时,公司每年还委托会计师事务所对公司进行年度审计。通过内、外部审计双管齐下,有效地监督了内部控制制度的运行情况,对出现的问题能够及时发现,并予以纠正。

(三)重视固定资产内部控制制度的过程控制

1.建立购建固定资产预算管理制度。

公司明确规定:在进行固定资产购建投资决策前,必须开展固定资产投资项目的可行性研究。指定单位技术部作为固定资产投资项目可行性研究的编制起草部门,在经过充分的技术经济论证和方案比较并经审查认定后选择最佳可行方案作为编制计划任务书的依据。计划任务书经单位管理层审核同意后,按季度编制固定资产购建计划报经公司发展部、财务部、总经理审核,批准后方可购建。

2.建立固定资产内部控制管理流程。

在公司OA系统上设置固定资产投资项目的决策、购置到固定资产的日常管理、最后处置等一系列流程。如某部门需购建固定资产,只需点击固定资产购建申请流程,在指定位置输入需购建固定资产名称、规格、申购数量、申购原因、预期效益、市场询价后估计购置金额等要素,系统将自动生成一个新的请购流程。与该流程相关的分析、审批人员将会根据已设置好的流程审批顺序依次收到该购建申请,即前一审批权限人点击同意申请后,其后一审批权限人才能看到该申请,并执行审批程序,依次类推,直到最后审批权限人同意申请,该作业流程才结束。固定资产只有通过了整个审批流程,才能进行购建。反之,如果其中任一审批权限人对购建申请存有异议,系统将自动将信息返回给其前一审批权限人,逐次要求作出更详尽的说明或提供改进措施或撤消方案。

建立固定资产管理OA系统流程不仅给内部审计人员提供了审计依据,而且明确了各审批权限人的权限和责任。

3.做好固定资产验收工作。

对于购建的固定资产,公司会组织技术部、设备使用部门及相关部门共同监督设备的验收工作,如设备及施工质量、精度、各种技术经济指标是否达到设计要求,施工图纸、竣工验收资料等是否齐全。有关的验收资料会汇集给财务部门,为财务部门做好固定资产的价值计量提供依据。

4.加强固定资产实物台账的管理。

为便于操作和执行,公司对固定资产台账的设置、登记、保管和报告进行了详细的程序规定。通过ERP管理系统成功对固定资产进行台账管理,较好地保证了固定资产的完整性和安全性,维护了固定资产的正常运行。

5.突出固定资产处置的管理。

公司每年都要对固定资产进行盘点,及时了解和掌握固定资产的使用情况。对未达到折旧年限因故提前报废或闲置的固定资产需报请处理,经实物管理部门和有关技术质检部门出具正式报告后,方可申请报废或由公司统一安排进行相互调剂。针对存在的问题进行分析原因、明确责任、了解固定资产内部控制制度管理过程中可能存在的相关风险,并保证固定资产会计信息的可靠性、企业财产的安全性和合法性。

公司通过制定《固定资产管理办法》、建立OA系统的统一流程,将固定资产内控管理纳入管理层年度目标经营考核责任书,为公司固定资产内部控制制度的有效实施提供了坚强的保证。使公司从董事会、管理层,直至每个员工都有着内部控制制度的意识。