企业采购业务内部控制的设计

[摘 要]《企业内部控制基本规范》的发布,为大中型企业内部控制体系建设做出了指导和提出了新的要求。本文立足于业务层次,针对企业的采购业务循环,从控制环境、控制目标、潜在风险、控制流程、控制要点、控制政策和控制载体进行分析,力求对企业采购业务的内部控制设计有所裨益。

[关键词]采购业务 内部控制 设计

作者简介:解辉(1971-),女,河北省秦皇岛市人,管理学硕士,高级会计师,秦皇岛港股份有限公司第八港务分公司财务科长,从事会计核算与财务管理研究。

2008年6月,财政部等五部委发布了联合制定的《企业内部控制基本规范》,其适用范围为中华人民共和国境内设立的大中型企业,小企业和其他单位可以参照实施。这样,按照《企业内部控制基本规范》要求,建立一套以防范风险和控制舞弊为中心的内部控制制度体系,以不断完善治理结构和内部约束机制,不断提高经营管理水平和可持续发展能力就成为各企业提上日程的重要任务。

采购是企业生产经营过程的重要环节,其业务的范围通常包括原材料的购置,固定资产的购置和更新,设备运行及维修保养所需消耗性燃物料购置,以及用于劳动保护和经营管理的其他物项采购等。本文力求通过梳理企业采购业务流程,实现采购业务管理的程序化、规范化、标准化、系统化,有效控制采购过程中的现实风险和潜在风险,合理保证企业目标的实现。

采购业务的内部控制要针对业务循环过程和特征,结合控制环境、控制目标、潜在风险、控制流程、控制要点、控制政策和控制载体进行设计和构造。

一、创造良好的控制环境

良好的控制环境是建立有效内部控制体系的基础。对于采购业务而言,创造良好的控制环境要做好以下几个方面:

(一)在胜任能力与权责分配方面:企业办理采购、验收、库管与付款等业务的人员应当具备良好的业务素质、敬业态度和职业道德;建立采购授权政策,根据采购物资类别和所需资金量的大小,明确权限,逐级审批,实行分级分权管理;安排非采购的专门部门或人员承担审查和监督工作;应适时安排采购与付款人员的岗位轮换。

(二)在不相容职务分离方面:企业要全面系统地分析、梳理采购业务流程中所涉及的不相容职务,实施相应的分离措施,形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。请购与审批、请购与采购、询价与确定供应商、采购合同的订立与审计、采购与验收、采购验收与相关会计记录、付款审批与付款执行、应付账款记录与付款、内部检查与业务执行和记录等岗位必须分离。

(三)在人力资源政策方面:企业应建立有效的人力资源管理机制,确定有针对性的聘用、培训、业绩考评及晋升等激励政策,定期考评,奖优罚劣。

(四)在信息系统支持方面:企业应建立供应商信息库和市场价格信息库。按照供应商报价比信息库中价格高出的幅度设置警告级别,警告发生时,审价人员根据级别将情况分别报告给合同部门负责人或上级主管;采购业务完成后,企业还应根据差异分析报告或采购工作评价,对供应商进行评价,及时更新、升级供应商信息库。

二、设定明确的控制目标

企业应根据自身状况,为采购业务的内部控制设定合理的控制目标。一般而言,港口企业采购业务的控制目标主要包括以下内容:(1)保证所采购货品材料的质量合格,规格和数量准确无误;(2)保证以公平且具有竞争力的价格采购到货品材料;(3)保证在规定的时间和地点交货;(4)尽量减少库存,优化库存周转;(5)选择合格供应商并对其进行有效管理;(6)确保订单、合同经过被授权人批准;(7)确保最大限度的集中采购,实现规模效应,降低采购价格;(8)准确地记录实际收到的货物;(9)所有退货都应准确记录并受到监控,不合格货品的责任追溯到供应商;(10)严禁未经授权的机构和人员办理采购与付款业务,保证采购业务合法有效;(11)严禁未经授权的人员签发支票,保证货款支付准确合理;(12)保证输入系统及输出会计数据的真实、准确、合理性。

三、识别潜在风险

根据控制目标,企业应识别出采购工作中通常可能出现的潜在风险以便在控制中加以防范。港口企业采购业务中的潜在风险通常包括:(1)所采购货品质量不合格;(2)规格和数量与合约不符;(3)交货时间与地点与合约不符;(4)供应商管理混乱; (5)采购员收受回扣; (6)库存不合理,积压或短缺材料;(7)未经授权的机构或人员办理采购与付款业务;(8)所采购货品材料违反企业政策或国家法规;(9)产生错误或重复的应付账项;(10)会计资料虚假或不完整。

四、针对流程制定控制要点和控制政策

企业应当根据采购业务内部控制目标,结合风险应对策略,综合运用不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等控制措施,对采购业务流程进行有效控制。

根据采购业务的一般业务流程,其关键控制环节包括以下6项作业:

(一)请购作业控制

控制流程:预测需求→编制采购预算→由使用部门或物项保管部门提出请购→审核和审批→采购部门执行采购

控制要点和政策:①请购和审批岗位分设,职责分离。②根据采购预算、运行需求、库存控制水平对请购的品种、数量、时间、成本、质量等加以控制,依据一定的标准确定请购的审批权限。③请购单应详细注明参考厂商、规格、型号、 数量、质量等级及需用期限、注意事项等。④对紧急采购的必要性进行审查和相应的责任追究。

(二)采购作业控制

(1)选择供应商的控制

选择供应商的程序:供应商开发→资信调查与质量评估→可行性论证→评估与调整

控制要点和政策:①供应商的选择标准应包括基本标准、资信品质标准、道德规范标准、权重调整标准。②供应商的选择应由采购部门、资信-品质评价部门、专家委员会、决策委员会共同做出。③企业应按与其合作的密切程度将供应商分为一般供应商、伙伴供应商和战略供应商,并分别对其进行管理和控制。④以合同形式进行采购。⑤选择的供应商应在三家以上。

(2)确定价格的控制

控制流程:询价(了解相关产品报价)→比价(遵循价格优先的原则)→议价(议定价格进行采购)→定价(通过议定、公开市场确定或招标定价等方法实现)

控制要点和政策:①价格控制标准方面:企业应以。 “公平价格”为基础,了解市场供求等影响价格的因素和供应商的成本项目、价格制定方法等成本结构因素,还应关注折扣、价格变动条款等相关内容。②组织控制、授权与批准控制方面:企业应成立价格审批委员会、价格管理部门或小组。价格审批委员会由采购、请购、运营、财会、内审、法律等部门的负责人组成,负责采购价格的审定,并授权有关部门进行价格调查、询价、核实和考核等;价格管理部门或小组受价格管理委员会的授权批准相应的采购价格的执行。经批准后,由价格责任部门即采购部门负责执行相应的采购价格。

(3)谈判、签订合同的控制

控制流程:制定谈判目标→授权确定责任→具体谈判→采购合同初审→律师审核→采购合同审批→合同监督执行

控制要点和政策:①合同审批委员会(审批责任人)、采购部门(采购主管)、谈判团队(谈判主代表)等岗位必须分设。②赋予相关部门和人员相应的责、权、利,实行责任追究制度,较大的合同须经过法律查核程序。

(4)发出订单:由专职人员负责

(5)督促订单和反馈:由专职人员负责

(三)验收作业控制

控制流程:采购部门书面申请→验收部门自行安排人员或送对外委托单位实施检验和验收

控制要点和政策:①由符合条件的部门或组织完成验收作业。它可以是单设的检验和验收中心、仓库保管部门、用料部门、专业实验室,也可以是外部的专业单位。②依据所采购物项的种类和特性、定购合同、订单制定验收标准,确定检验的手段和方法、允许误差的范围。③对所有采购的物项都必须由独立于请购、采购、财会的验收人员编制一式数联的验收报告,如实记录供应商、运输人、订单编号、请购部门、物项名称、品种、规格、数量、质量等内容。 ④采购部门要及时根据验收结果处理采购物项,符合规定标准的应及时安排入库;对于存在物项内容、质量、数量等问题的,应分清供应商和运输人的责任,按照违背合同分别予以处理。

(四)付款作业控制

流程控制:应付账款的审核和记录→债权人请款→负责人审批→财会部门主管审核→会计记录→与供应商对账→出纳付款等环节

控制要点和政策:①财务部门应建立付款管理和控制制度,规定处理流程,制定相应的责任条款。②财务部门应设立专人进行应付账款的记录、管理和控制,人员职责分离;应付账款的记录管理人员必须根据审核无误的有效原始凭证(供应商提供的销售发票,采购部门提供请购单、有效合同、订单、退货/折扣单,仓储部门提供的入库单,验收部门的验收报告等)进行账务处理;登记时要及时扣除相应的预付账款、折扣款项、罚款、及现金折扣等;明细账应定期与总账、与对方财会部门对账。③出纳凭付款凭证付款;出纳支付款项时,除特殊情况外,现金只能用于规定数额以下的支付;通过银行支付,必须将款项直接付给收款人;检查收款人是否有预付款、罚款、应扣款项或欠款等;预付采购款的支付,必须经过一定的审批程序;确定享受供应商现金折扣的业务,要安排资金,在恰当的时间及时支付。④对于是否享受供应商的现金折扣,由出纳人员提出;财务部门主管统筹考虑企业的资金状况、资金市场走势、利率水平、折扣大小、对企业价值和信誉的影响、与供应商的关系等因素,决定是否享受供应商的现金折扣,并监督执行。⑤对于零星采购备用金,财务部门要制定相应的管理控制制度,实行借款责任制;备用金额度的确定必须会同采购部门主管商定并经财务部门主管审批;相关的采购人员必须办理书面借款手续,并及时报销或退回;财务部门单独列账,及时清理。

(五)违背合约作业

对于供应商出现的逾期未交货、延期交货、发生短缺现象、出现质量问题以及运输单位违约现象,企业应分别做出催促、追索赔偿、罚款、退货等违约作业。

(六)差异分析与采购工作评价

采购业务完成后,企业应以企业战略和预算为标杆进行差异分析,并根据采购效果和效率两项绩效指标对采购工作进行评价。

采购效果评价包括采购价格与成本标准、采购物项与质量标准、采购物流标准等;采购效率评价包括采购组织标准(衡量完成采购业务所要使用的重要资源的指标,如人员、管理、程序、信息系统等)、采购制度(预算制度、责任制度、奖惩制度等)。企业根据差异分析和采购工作评价对预算进行修订,对采购业务流程的控制进行改进。

五、控制载体

在采购业务内部控制中,企业应当建立信息与沟通制度,明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序,确保信息及时沟通,促进内部控制的有效运行。各流程间相关信息处理和传递的载体通常包括:

⑴计划单或者请购单(请购部门→到采购部门,财务部门);⑵审批单(包工办盖章);⑶可选供应商清单;⑷供应商价格与市场价格清单;⑸招标文件;⑹投标书;⑺合同及合同草本(采购部门→请购、仓储、财务部门);⑻订单(采购部门→供应商,财务部门);⑼验收单(验收部门→财务部门);⑽入库单(仓库→财务部门);⑾卖方发票(供应商→财务部门);⑿卖方对账单(供应商→财务部门);⒀付款凭单(财务部门编制用于核对);⒁库存材料明细账(仓库→财务部门);⒂应付账款明细分类账(财务部门编制用于核对)等。

参考文献

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[2]《内部会计控制制度》课题组。内部会计控制制度讲解。北京:北京科学技术出版社,2002,(4)

[3]财政部、证监会、审计署、银监会、保监会。企业内部控制基本规范,2008,(6)

[4]陈文铭,内部会计控制问题的探讨,东北财经大学学报,2005,(4)

[5](美)S.拉奥.瓦莱布哈内尼著,刘霄伦等译,实施内部审计业务(理论卷)北京:电子工业出版社,2006

[6]中国注册会计师协会,审计。北京:经济科学出版社,2008