运用信息化技术,促进电网建设工程科学有效管理

陈平安

[摘 要]电网基本建设工程中的环节很多,从财务管理与会计核算的角度看,目前在实际工作中最关键且问题较多的有:预算控制及其作用的发挥、工程物资核算与竣工决算的编制、资金的筹集与支出等几个方面。能否通过信息化手段有效地解决工程建设中的这些问题,对促进电网建设工程的科学化管理非常关键。笔者就存在的问题做一分析,对这些问题如何解决做初步探讨。

[关键词]信息化技术 预算

一、目前工程管理中存在的问题

(一)预算在工程建设管理中的作用较弱。在当前实际工作中,普遍存在重决算轻预算的状况,预算没有发挥应有的控制、规范作用。按照电网工程建设的要求和程序,工程项目在可行性研究报告通过后,进行初步设计,并由此编制并确定工程预算。根据预算,工程管理部门确定年度投资额,制定投资计划并下达执行。但是在实际操作中,预算环节有一定程度的漏洞或缺失,没有发挥应有的作用。

1.从工程管理角度来看:因为没有准确的预算作为依据,计划下达不够严密,导致计划与最终的工程成本有出入,需要在实施过程中或工程完工后调整计划,进行追补,使得计划缺乏准确性、严肃性,暴露出管理上的随意性。这样也出现计划与工程建设不协调、不同步的现象,管理部门不能准确地掌握工程建设的进度等情况。

2.从财务核算的角度来看:因为没有准确的预算作为成本控制的依据,财务部门对发生的各项工程建设费用在审核时缺乏参照,是不是应该发生、应该列支多少不清楚,也就是审核时对发生的经济业务事项是不是合法、合理无从掌握,失去了财务审核应有的基本功能,也造成核算不实、不准的结果,反映在帐面上,决算突破预算,资金损失浪费。

3.从竣工决算和效益评价的角度来看,不能通过决算与预算的分析对比,检验、考核预算的执行情况,准确分析工程建设的成本控制是否合理,管理是否科学,有无存在违反财经法规的问题;不能准确评价投资效益,进而促进工程建设管理水平的不断提高。

(二)工程物资核算不够精细准确。工程物资是完成电网项目建设所需要的用于建筑和安装的全部物资,包括设备和材料两大类。在电网项目建设工程成本中,工程物资一般占60-70%的比例,是一项重要的资金占用。目前实际工作中尤其是物资发出环节,存在管理不细核算不准的问题。工程技术部门在制作发料单时,不能严格按照工程项目分别制作料单,通常按照施工单位制作一份料单,而一个施工单位可能同时负责若干项工程的施工。

在库房发出材料后,财务部门根据领料单进行帐务处理,按数量金额登记工程物资帐,按金额增加在建工程明细帐。前述处理的结果,造成在建工程帐面设备材料成本与工程实际不符,据此编制的竣工财务决算也脱离实际,帐实不符,财务核算失去准确性。在这种情况下,为了符合实际,就要做大量的料单调整,或蓝字增加,或红字冲减。这样就造成人为增加不必要的工作量,而且帐面做大量的调整凭证,失去财务核算的严肃性,也给违规违法留下了漏洞和可乘之机。

(三)资金拨付与工程建设进度不同步。组织建设资金是财务管理的主要工作之一,既要满足建设需要,又要防止出现资金沉淀积压造成浪费,加大财务费用。目前在工程建设管理中,由于计划环节与财务环节还不能做到无缝对接,一个时期以内的工程计划、当年需要投资建设的工程计划,财务部门不能及时准确地掌握,因而在组织资金时依据不充分,存在一定的不确定性或盲目性。同时,因为除资本金外的建设资金与银行签订合同需要一个过程,造成工期紧时资金筹措进度跟不上,工期相对较松时又有大量资金沉淀。

建设单位财务进行工程核算时,由于前述概预算环节的漏洞,加之合同、发票等资料收集传递的不及时,造成财务部门在款项支付的审核时依据不足。另外,资金管理环节控制不严,出现预付款很大而工程建设进度远远低于款项预付程度的情况,也会出现工程进度快投资大而帐面反映的建设成本与资金支付很少,帐实明显不符的情况。

二、解决实际问题的思路

为了解决工程建设管理中各个环节各自为政的问题,解决工程建设管理与财务核算联系不紧密的问题,解决手工操作中效率低下准确度不高、沟通渠道不畅协调成本高、资料传递不规范不及时而造成核算和决算迟滞的问题,非常有必要通过信息化管理手段的应用来对工程管理及财务核算流程加以改进和提高。

总的思路是:将工程管理与财务核算的各个环节集成在一个统一的办公平台,从工程项目立项、概预算编制、建设计划下达、物资库存管理及核算、工程成本核算及资金支付、竣工决算编制到资产移交,集成到一个ERP系统中,各相关部门在这个平台上按各自职能及分工运行,严格遵循电网项目工程建设的客观规律,遵守国家关于基本建设的法规,遵守财务制度的规定。将手工工作转入软件运行,将影响工程建设与财务核算的人为因素最大程度地予以消除,用严格的职能划分、用软件运行时各自不同的操作权限来规范各个环节的运行。这样,既有分工,又有联系,既明确了职责,又加强了协调,减少信息沟通和资料传递的成本,提高业务处理的效率。

三、工程建设信息化管理的实施

以项目编码入手建立数据库,以预算为控制主线,将设备材料核算及各项费用支出作为主要环节,进行准确的成本核算,最终产生财务决算。

(一)实行工程项目编码,建立项目数据库。按工程项目建立数据库,每一项工程进入数据库都有一个唯一的编码,作为一项工程从立项到竣工唯一的“身份证”。编码分段编写,每段代表不同的含义,应包括电压等级、工程类别、建设性质、主管部门、年份、自然顺序号等。编码由工程管理部门编写,顺序生成,一经确定,不能随意修改。

(二)加强预算作用的发挥,以预算为切入点控制工程造价。根据工程量,每一项工程预算按单项工程或按单位工程划分明细,生成项目预算数据库,并将审核过的预算由程序自动传递给财务部门一份。这份预算明细数据库就是财务部门审核各项支出的根本依据,每一项设备材料的采购、每一笔建设费用的开支,都必须在预算明细数据库中找到对应的记录。

1.财务人员通过调用预算数据库中的费用项目及金额,审核每一笔款项支出。这样,财务人员审核就有了依据,知道哪些费用可以列成本,每一项可以列支多少,避免了无预算项目的支出,避免了超预算的资金支出。最后,当工程完工编制竣工财务决算时就不会出现决算超预算,甚至超概算的问题。通过信息化手段的运用,通过数据库的共享,将可能出现的此类问题分解到了日常工作之中,且变事后审核为事中控制,加强了财务核算的严肃性、及时性、有效性,同时提高了财务人员的工作效率。

2.从工程管理角度来看,预算更加准确,工程建设中的变更会更加切合实际,计划的下达会更加严密。加强了计划的准确性、严肃性,计划与工程建设更加协调和一致,工程管理部门也能够随时掌握工程建设进度及工程建设投资额的完成情况。

3.从竣工决算和效益评价的角度来看,通过竣工财务决算与概预算的对比分析,可以促使工程建设的成本控制更加合理,管理更加科学,也为投资效益的评价提供了详细的基础资料,为工程建设及管理积累经验,为经营决策提供强有力的支持。

(三)细化工程物资管理流程,提高工程物资核算的准确性。实行项目编码数据库,加强预算作用,为工程物资管理和核算的信息化提供了坚实的基础。每一项工程对应一个编码,同时对应一份预算。在此基础上,工程技术部门在制作发料单时,通过调用某项工程的编码,就可以找到此项工程的预算,根据预算,可以准确地编制工程所需材料的料单。每次制作料单时,根据工程量及工程施工进度,可以一次制作,也可以分次制作,每一份料单都进入数据库并逐次累加,以便下一次制作料单时计算剩余材料量。料单在库房发料后由软件系统将其自动传递到财务部门,财务部门根据每份料单,及时登记帐簿,进行在建工程成本核算,并同时进行工程物资明细核算。这样,物资流程与帐务流程就做到了无缝链接,可以做到帐面数据与工程实际相符,加强了核算的及时性、准确性和真实性。

这样的一个工程物资模块与财务核算模块集成应用的优点在于,一是避免了过去手工操作时为减少工作量而不管工程量大小及工程施工进度快慢,一张料单开出工程所需所有设备材料,造成领料不准确,比较多地出现材料退库、料单调整的现象。二是通过物资管理模块的应用,能够准确做到根据工程进度采购设备材料,根据材料出入库记录即时动态反映库存物资情况,有效降低材料库存,节约库存成本,节省建设资金。这是软件物资管理模块更深入的应用,这里不再赘述。

工程物资占工程成本的绝大部分,管理好、核算好这部分成本是一项主要工作。通过物资模块的应用,特别是领料环节的细化,每一项工程所用的设备材料在程序中可以随时生成详单,在工程建设过程中及完工时,可以方便地提供给工程管理部门和财务部门及时进行核对,为工程决算的编制提供了最大一部分基础资料,加快了工程核算及决算的进度,有效地减少了决算编制时资料收集的工作量,减少了沟通成本,提高了工作效率。

(四)运用集成的信息化系统,优化资金筹集流程,提高资金使用效益。既满足工程建设需要,又减少资金占用,使得资金使用成本最低,这是工程建设中财务管理的重要内容。项目编码库及预算数据库的建立,为资金的筹集、使用、核算及监督提供了切实可行的基础。

1.在资金筹集过程中,根据工程项目数据库中当年或一段时间内的工程计划,确定筹资规模及筹资时间进度,确定年度资金需求总量,并分解季度或月度资金需要量。据此,安排调度资本金,与金融机构商谈授信额度,签订贷款合同。有了信息化的基础,在授信额度内,可以做到需要多少贷多少,什么时候需要什么时候贷款,最大限度地减少资金沉淀,最大程度地降低资金成本。

2.在资金使用过程中,可以根据项目库中工程预算、计划建设进度及实际建设进度,准确地安排资金投放,做到按进度、按月度拨付,并可根据工程建设的实际,随时进行灵活的资金调度,尽可能降低资金占用。这样做,在工期紧张时可以投放较大量的资金而不出现资金紧张情况,在工期不紧张时可以缩小资金投放量,使资金的投放做到与工程实际进度紧密结合,避免了资金使用与工程建设不同步的问题。

3.在财务核算过程中,可以根据项目库及预算数据库,从总体上准确掌握工程建设资金总量及构成,同时,每一笔资金的拨付与使用也都有对应的项目及预算明细。集成的信息化条件下财务与工程管理环节信息共享,核算时资料齐全,审核时依据明确,有力地提高了财务核算的准确性。财务核算效率提高,反映的信息更加及时,帐面工程成本能够与实际更加保持一致,做到了帐实相符。

电网基本建设财务管理与核算的环节很多,笔者就工作实际中遇到的关键且存在问题较多的几个环节进行了一些思考,并通过ERP系统的应用,认识到通过集成化的信息处理系统作为手段,将工作中的相关环节进行无缝链接,能够达到信息共享,资源共用,能够促进工作流程的优化,在提高财务管理与会计核算的基础上,促进工程建设管理水平的提高。

参考文献

[1]宋志华。电网项目建设财务管理与会计核算实务。中国电力出版社2007

[2]胥永强。浅谈工程项目的成本分析与预警。西部财会 2009(1)

[3]金碟软件。管理集约化。业务一体化金碟EAS工程施工行业信息化整体解决方案