用会计档案 保资金安全 促企业发展

刘春金

摘要: 资金是企业生存、发展的根本保障,由于其很强的流动性,安全风险很高,一直以来资金安全管理都是财务管理乃至企业管理的重要内容,本文从会计档案的有效运用角度,论述会计档案在保障企业资金安全,促进企业发展方面的功效。

关键词:会计档案资金安全企业管理

企业管理的目标是生存、发展、获利,而贯穿于企业管理全过程的就是资金,资金是企业生存与发展的基础,是企业进行经营活动的血脉,其高流动性使之能任意转换为其他任何类型的资产,极易引发贪污、诈骗、挪用等违法乱纪行为。因此,必须建立健全资金的内部控制制度。企业在日常经营过程中,为达到企业经营目标,实现资金控制目的,应从内部环境、风险评估、控制活动、住处与沟通和监督检查这五方面分析,建立和完善资金内部控制机制。内部控制是管理学的范畴,涉及企业和非企业单位内部管理和风险防范,在此不过多赘述。

企业资金的安全性是任何企业资金管理过程中不可忽视的一个事项,资金配置、资金效率都要建立在首先保证其运行安全的基础之上。“脑黄金”的巨人集团史玉柱的失败,后来的德隆集团、三九集团倒闭,原因是惊人的相似:都是因为资金链断裂,导致企业经营失败。可见,在企业的经营中,资金担任了多么重要的角色。

企业的生存和发展,必须强化和依赖于有效的资金管理,实现管理跨越式的发展,才能真正提高企业的核心竞争力。而保障资金安全,则必须依赖于完整保存的会计档案以及会计档案的有效合理利用。

会计档案是在会计工作中形成的,由于经营管理的需要而产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等材料。有经济活动必然有会计核算,有会计活动必然会产生会计档案。会计档案是记录和反映经济业务活动、财务收支状况及其结果的重要史料和证据,是企业档案的重要组成部分。因此,会计档案在经济活动中具有重要作用,在保证一个单位的正常工作秩序、生产秩序和科研秩序等方面,具有十分重要的利用价值。会计档案可以为制订经济计划、进行可行性研究、作出经济决策提供可靠的数据和可比性资料;会计档案以大量的原始数据,为各单位的财务工作和生产经营提供决策依据;会计档案对保护国家财产、监督执行国家财务制度、查处经济案件等有着重要的作用;会计档案还可以为研究经济发展提供研究史料。本文就说说会计档案管理及运用之于企业的资金管理甚至企业管理的重要性。

会计档案是记录和反映经济业务事项的重要历史资料和证据,是在企业的日常生产经营活动中形成的第一手资料。因此,通过会计档案,可以了解每项经济业务的来龙去脉;可以检查一个单位是否遵守财经纪律,在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为;它是企业会计活动真实的历史记录,在经济活动中所起的作用是多方面的,尤其是其凭证作用和参考作用。特别是在改革开放的新形势下,在以经济建设为中心的今天,会计档案的凭证、依据、条件作用日益显著。它是制订财务计划的重要数据源;是进行科学经济决策的信息源;是维护正常经济、工作秩序的法定凭证源;是研究经济文化存在与发展规律的重要文献源;是开展历史研究的记忆库;是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库,更是正确处理企业债权债务关系的重要凭据。

在市场竞争条件下,加强企业的债权债务管理不仅能够促进企业财务管理活动的规范,而且能够降低经营风险和合理使用资金,使企业市场竞争力得到提升。下面就特别说明会计档案在企业债权债务管理方面的作用,以至于对企业资金安全起到保障作用。

债权债务是指企业在生产经营过程中因发生购销产品、提供或接受劳务等业务而形成的应收应付款项。债权债务涉及到企业的资金、成本、资产等各方面。由于种种原因,长期以来各单位,尤其是大型企业,形成大量呆账、死账、坏账等,它已严重地制约了企业经济的发展,甚至影响企业正常的资金链运转。为进一步规范企业的财务管理,真实的反映资产状况,提高资金使用效率,加强债权债务的管理就十分必要。

要加强企业的债权债务管理就离不开企业在过去的经营活动中形成的、真实、全面记录经济业务的会计档案。尤其是企业的会计人员岗位变动大,情况复杂,一些历史遗留问题,就更加不得不通过会计档案,以明确单位与单位之间、单位与内部成员之间的债权债务关系,划分经济责任,理顺和明晰产权关系。

龙岩烟草工业有限责任公司(前身是龙岩卷烟厂)走过50多年辉煌历程,经历创业时期、平淡时期、兴盛时期,一路走来,历经多次改革,这其中涉及的债权债务关系,并不是某位财务人员能全部掌握的,这就需要保存完整的会计档案。

如2001年—2006年,中国烟草处于重大变革时期,龙岩卷烟厂顺应改革发展潮流进入新的发展时期,以科学发展观统领企业各项工作,在全体员工的努力下,顺利的完成了企业易地技改。从2000年企业易地技改工程奠基到2003年易地技改工程全面竣工,实现了第二次搬迁,龙烟从此走入了信息化、数字化、智能化生产的新阶段。在此期间,企业财务室共分三期交纳易地技改保证金,共计60万元。工程竣工时,综合档案室提供了保存完整的人防工程竣工验收资料及押金凭证,使60万元如数追回。会计档案的完整保存让我们将此笔跨时三年的费用如数追回,保障了企业的资金安全。有完整的凭据,是做出合理正确决策的前提,更是保护企业资金安全的保证。整理和利用好完整的、有效的企业会计档案,使其不仅仅是最准确的资金业务往来明细基础,更成为最具法律效力的证据。

会计凭证是在经济业务发生时直接取得或填制的,用以记录经济业务的发生或完成情况的书面证明。在现阶段,企业每天都产生大量的来往业务帐目和销售情况,如哪一个环节出了问题,都会给企业带来巨大的损失。如果重视档案工作,尤其是会计档案,就能为企业排忧解难。如我企业将厂地外租,外租店铺的租金和应缴水电费,在承租人退租后这部分费用应从转租保证金中抵扣。有完整保存的相关凭证就可避免因此事发生的扯皮现象,甚至“口水战”的发生。另例在易地技改期间,企业为了更好的管理与生产,采购了大量的设备与机器,过后,设备采购厂家来我厂索要设备余款,经在我档案中查证,此笔款项余额已全部付清,且账务处理后附有完整详细的原始凭证,甚至与其联络人、设备运送人员及销售人员签字,交有其出帐单,证明此款项已付清。只有妥善保管各种原始交易文件证据,才能在企业遭遇争议纠纷时成为最有力的护身符。

会计档案除了明确企业债权债务关系方面的作用,在企业的资金管理方面还有以下几方面,值得关注。

(一) 掌握整个企业的整体资金状况

通过会计档案,随时都能方便地进行查询,实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况,包括账户基本情况、交易记录、余额信息,提高分析和驾驭市场的能力。从而研究制定更适合本企业的管理方案及营销策略组合。

(二) 深化预算资金管理

利用会计档案,继续扩大企业账户规模,加强运作。贯彻国家相关政策,确保执行到位。建立统一高效的资金管理模式,加强税务筹划,争取税收优惠政策。

(三) 监控资金动态。防范风险、堵塞漏洞

利用会计档案可方便地随时监测异动,加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理,为企业减少风险;同时,可方便随时摸“家底”,查问题,找原因;对症下药,堵塞漏洞,完善各项管理制度和内控制度,提高管理水平,为企业的改革和发展奠定坚实的基础。

(四)对资金状况进行各种分析和预测,提供决策支持

根据资金需求和存量,作出资金预测;通过对资金支付信息的分析,安排对企业最有利的资金付款计划;通过对企业范围内的现金流量完整分析,作出全面的资金规划;通过对不同银行间存款余额、协议存款利率、实际贷款利率的综合比较分析,对融资结构和存款结构进行最优规划。

(五)为节约成本、挖潜降耗提供数据分析

利用会计档案,建设节约型企业,坚持开源与节流并重的原则,把节约放在首位。通过各种数据分析对比节约成本,整改降耗,牢固树立企业节约意识,使资源高效循环利用,促进企业的可持续发展。

综上所述,会计档案不仅是记载和反映经济业务的重要史料和证据,也是保障企业在经济活动中权益不受损失的有力证据,还是企业在生产经营管理中不可或缺的得力工具。近年来,龙岩卷烟厂档案管理工作不断深入、发展,尤其在会计档案管理方面,积极贯彻《会计档案管理办法》,健全了会计档案管理制度,制订了会计档案归档范围、时间和要求,有专用档案密集架。为领导了解情况、掌握政策、企业发展、解决问题提供了重要的信息资料。

会计档案不但可以为本单位积极提供利用,也可以为上级单位或兄弟单位提供利用。但需要特别强调的是,调阅时,要严格办理手续。本单位人员调阅,要经会计主管人员同意;外单位人员借阅,要有调阅单位的正式介绍信,并注明调阅会计档案的内容,经单位领导人和会计主管人员批准后,办理调阅手续。在调阅过程中,只能调阅与调阅内容有关的资料,不能调阅与调阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)册。外单位调阅会计档案,要抄录和复制的由会计主管人员签署意见,经本单位领导批准。如有特殊需要,经本单位负责人批准后,提供查阅或者复制,并办理登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度,为会计档案的利用提供依据。这样才能保证会计档案的完整、全面的保存,才能为会计档案的利用打下坚实的基础。

要对企业会计档案进行更好的管理,使之有一个质的飞跃,才会对每个企业自身资金安全有保障。资金是企业发展和进步的最关键因素,同时也是最基础的货币力量,是链接企业发展的龙脉,其重要性不言而喻。资金是企业健康平稳发展的基石,那么有效利用保存完整的会计档案,以保障企业的资金安全,才能保障企业的健康成长。会计档案的成功管理,是企业成功的一个永远不灭的信号灯,是高速路上一刻也不能松懈的动力齿轮,停滞一刻,可能就会有倒退和毁灭的危险,做好企业的会计档案管理工作,保护好我们企业的资金安全,我相信,龙岩烟草工业有限责任公司一定会有个更好的发展,在中国的烟草史上浓墨重彩地谱写出新的历史篇章。因为,我们企业的每个部门,都一定能做好龙岩版图上的稳定拼图,磨合后,让龙岩完美的画面,展现在中国和全世界的面前。