试论档案管理与现代化技术

郭 欣 杨德芬

随着市场经济大潮的涌动,档案基础工作不断提高和完善,由传统的手工管理逐步向科学化、现代化管理迈进,并取得了显著的成果。本文仅就现代化技术与档案管理基础工作作以初探。

一、在档案管理基础工作中引进现代化技术的必要性

随着社会发展和科学技术的进步,档案馆藏量和利用量迅速增长,来自社会各方面的需求,给档案部门造成了很大压力,迫使档案部门以新的观念对旧的管理体制和方法进行调节和改进,并同时推动档案管理基础工作向现代化方向发展;从中央到地方已形成多层次、多学科的档案管理网点;随着馆藏量增加和技术的进步,档案的载体形态也向多样化发展,并给档案的管理与利用手段带来了深刻变化;档案的信息属性及社会作用和经济价值得到了人们的普遍重视;《档案法》的颁布实施,档案管理晋级达标,依法治档效果显著,知名度不断提高,档案工作被纳入了生产计划及经济责任制中;档案标准化工作不断地完善,向系统化方向发展;包括电子计算机在内的各种现代化设备和技术,在档案基础工作诸多环节中得到研究和应用。

二、现代化技术应用与档案管理基础工作的关系

现代化技术电子计算机的应用和档案管理基础工作,就其各自在档案工作中的地位来说,档案基础工作是前提、是主体,基础工作的完善程度,直接关系到计算机技术的应用。如果没有良好的基础工作,档案残缺不全,杂乱无章,现代化技术就不能产生高效率,而计算机技术缺少了基础工作,就好似一座大厦没有基石一样。同时,应当注意到档案管理基础工作和以计算机为代表的现代化技术的关系十分密切,既不能离开基础工作空谈现代化技术,也不能只注意现化化技术工作而忽略基础工作,两者相辅相成,相互影响,是一个不可分割的有机整体。

三、现代化技术应用与档案管理基础工作过程中人的作用

计算机技术的应用与档案管理基础工作,相互转化都不是自然产生的,是由人的作用促进两者转化的。不管未来的科学多么发达,档案基础工作最终还是靠人来完成的。档案人员不仅要掌握现代化技术,也要具有先进的管理技能,如计算机操作技能,缩微、标准化管理等技能;还要有较高的文化素质,相应的文化水平,熟悉馆藏内容,了解档案的历史渊源,并具备与现代化生产生活相适应的道德水准,要有社会使命感和为人民服务的工作态度,才能有效地完成档案基础建设和现代化技术的转化工作。

四、标准化是实现档案管理基础现代化的前提

现代化技术十分重视规范管理,把标准化视为实现现代化技术的支柱。档案管理基础工作现代化是建设在先进技术、严密分工、广泛协作的基础上,各业务环节之间,既有严密分工,又有密切的合作。标准化从技术上把档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等环节有机地联系起来,形成一个有机的整体,保证各项工作有条不紊地进行。假如没有一个标准作为共同的依据,档案管理各自为政,各行其是,其结果必然会出现不统一、不协调、不衔接、不配套的混乱状态。

现代化技术要求高,精度大,面对计算机这一高效率的档案自动化系统,除了要有先进的计算机系统外,还必须具备完整、准确的数据作基础。而原始数据的采集、整理,必须执行国家档案分类编号规划和四项标准,以确保档案原始数据的质量、规格、符号代码的准确无误。如果档案原始数据不准确规范,应用计算机也就是假数真算,今后全国计算机联网就是一句空话。在这个问题上国外是有先例的,美国图书情报检索自动化技术在世界上具有领先地位,从上世纪80年代初就想联网,但至今未能实现,原因不在于网络技术,也不在于硬件。软件和数据格式,而在于网络内原始数据的标准不统一,文件规范不统一。由此可见,档案工作标准化是关系到千秋万代的事业,必须从长计议,从起步就抓好基础工作的标准化。一句话,现代化程度越高,就越需要标准化。

综上所述,档案管理基础工作引进现代化技术电子计算机,加快了档案管理基础工作的速度,促进了档案基础工作建设水平的提高,同时档案管理基础建设也力n快了现代化技术的进步。电子计算机这一新技术的先导,自从把它应用于档案基础工作以来,已成为人们不可缺少的强有力工具,在档案管理基础现代化建设中呈现出广阔的前景。□

(编辑/丹桔)