试论档案工作的规范化标准化建设

李冬梅 王洪伟

档案工作是集政治性、服务性和科学性管理为一体的专业化工作,有本行业特点和要求,那么注意并努力实现档案工作规范化、标准化是每个档案工作者的奋斗目标,工作方向也是检验档案工作情况的标准、尺度,因此,档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节。

档案工作过程一般包括收集、整理、保管、统计、利用、鉴定等项内容。实践证明,档案工作的规范化、标准化必须按照以上内容,建立健全一整套完备统一的管理制度,从而循序渐近,一环扣一环地开展工作,逐步形成切实可行的大家共同遵守的法规,并坚持在实施中不应付、不简化、不走样,才能实现档案工作的规范化、标准化。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身,档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。

1.公文用纸质量要好,幅面尽寸要统一、规范、标准符合国家的有关规定,排版形式为横写横排,左侧装订。

2.要注意检查制发公文是否按程序签发手续 ,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。

3.公文字迹要牢固清晰,不论是草拟公文、缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。

4.使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:

1.要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能给以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,就会给档案管理造成无序和混乱。

2.明确立卷归档的重点和进行合理的立卷方式。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点。在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等,而且有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗繁度,提高档案利用的次序和效果。

3.在坚持“以我为主”归档原则前提下,要有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,抓住全电视教学的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组合在一起,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化、标准化管理。

四、健全文书档案管理体系,发挥网络作用是推进档案工作规范化、标准化的有力措施

文件的收集、整理,不只是几个人的事,而是全体人员的共同责任,建立一个纵横交织、组织严密的文秘档案管理网络体系,做到从纵向看,上下管有人抓,从横向看,每个部门要有人承办,全力配合,左右协作,并坚持依据有关法规,以本部门的相关制度,实施经常的检查和定期的督办。□

(编辑/丹桔)