谈解决房地产档案管理出现的新问题

李军艳 李燕琳

房地产档案不仅是一种永久性的档案,更是一种极为宝贵的资料。伴随我国房地产业的飞速发展,特别是房地产市场的空前活跃,在房地产档案管理工作中,出现了许多新情况和新问题。为了不断地提升房地产档案的管理水平,使房地产档案管理工作更好地为国民经济发展服务,我们必须认真地研究房地产档案管理出现的新情况和新问题。

1.房地产档案的数量日益增多,需要解决精心保管的问题。随着房地产业的飞速发展,房地产市场的空前活跃,城市规模不断扩大,使房地产档案的数量日益增多,管理的任务越来越重。从档案的保管上看一些部门或单位,也出现了一些新的情况。一是档案的库房,有的年久失修,甚至破损不堪,亟待维修,也有的档案多,库房小,需要扩建。二是从库房的设施来看,有的办公用品不足,影响管理人员积极性;有的档案柜不够,放置档案的架子太少。由于档案太多,放得遍地都是。三是库房的温度及防火、防虫、防盗、防潮、防尘、防污染等设备少。存在上述情况尽管是少数部门或单位,但是应引起足够的重视。应该认真制定整改规划,要着眼大局,想到长远,决不能得过且过。要扎扎实实、抓住重点、与时俱进地解决好这些问题。

2.要加强规章制度建设,严把档案质量关。房地产档案是一种宝贵的资料,档案质量的高低是档案的生命力所在。这是因为档案的质量越高,它的价值就越高,发挥的作用就越大。坚持抓好档案的规章制度建设,可以有效地提高房地产档案的质量。但是从目前的情况来看,有章不循及无章可循的情况依然存在。例如,有的部门或单位对档案室的立案材料须经部门负责人审核,经综合档案室核准后再办理移交,本来有制度要求,却不能认真执行,结果使档案管理在每个环节难以严格把关。由于不能严格按制度办事,将会直接影响档案的质量及寿命。特别是由于城市建设速度加快,规模不断扩大,房屋变动频率要快,房屋户籍工作量很大,有些单位至今没能及时建立房屋变动登记制度,致使方、档、账卡始终难以保持一致,影响了档案材料的完整性和可靠性。提高档案的质量需要大家把关,真正把应该建的制度尽快建立起来,让制度真发挥作用,这是我们目前的档案管理上,应该及时并着力要解决好的一个问题。

3.要用长远的战略眼光,注重提高档案管理人员的素质。搞好房地产档案管理,主要是依靠人。档案管理人员的素质越高,档案管理水平就越高。因此应该采用多种途径抓好档案管理人员的再教育、提高工作。我们所说到再教育,就是抓好档案管理人员的职业道德教育;树立全心全意为人服务的思想,爱岗敬业,不怕苦、不怕累,一心一意做好本职工作;再培训就是根据每个管理人员的实际情况,提供新的学习机会,使他们与时俱进,掌握新的政策、新的专业知识、新的工作机能。决不能因为档案数量增多,工作任务繁重,就忽略提高管理人员的素质。我们一定要用战略的眼光,注重提高管理人员的素质,有利于提高管理水平。

4.要积极的创造条件,逐步实现房地产档案管理现代化。目前房地产档案的数量越来越多,门类越来越广,管理的任务越来越繁重,为此房地产档案管理逐步实现现代化已势在必行。实行房地产档案现代化管理,就是广泛应用计算机、缩微、扫描等现代化科技设备,在档案检索手段资料微缩保管、监控控制与自动化提取资料等方面,这些先进的科学技术省时、省力、安全、节约、精确。此外在档案编号、库房设置、设施配备等方面,都大有所为。这也是当前档案管理工作提出的新问题,需要我们积极做工作,努力去实施。

5.要转变观念,解决好房地产档案的服务问题。房地产档案要坚持为广大人民群众服务,为发展国民经济服务。要想解决好这个问题,房地产档案就要从静态管理向动态管理过渡。让房地产档案真正地发挥它的作用,实现它的价值。是目前房地产档案管理工作的一次飞跃,也是目前房地产档案管理工作迫切要解决的新问题。为了解决好这个问题,需要切实抓好以下几项工作:一是努力创造条件,设立档案服务大厅。二是要大力搞好相关行业的协作,成立档案交流协作网充分发挥档案的作用。三是要加强档案协会的建设充分发挥桥梁纽带作用,交流经验,搞好培训,积极协调多办实事。□(编辑/梁永安)