试论创档案管理品牌

王洪伟 李冬梅

近年来,鹤岗市人民医院结合新时期档案工作的特点,从抓基础、抓管理、抓编研、抓利用入手,强化制度约束,注重规范管理,形成了系统化、标准化、科学化的档案工作管理体系,档案目标管理一年上一个台阶。

一、加强领导,确保四个到位

近几年,鹤岗市人民医院领导班子虽然几经调整和新老交替,但是对档案工作重要性的认识却始终如一,这对统一

职工思想,增强档案管理意识起到了很好的推动作用。

1.组织机构到位。鹤岗市人民医院成立了由院长任组长,分管院长任副组长,职能部门负责人为成员的档案目标管理领导小组,做到有阵地、有专班、有计划、有考核,基本形成了由院长亲自抓,分管院长负责抓,档案部门具体抓,各职能部门配合抓的整体联动档案目标管理组织体系。

2.人员配备到位。鹤岗市人民医院严格按照“五性”要求认真选拔和配备档案工作人员。长期以来,我院不仅配备了一名专职档案人员,而且每个职能部门还配备了一名兼职档案人员。形成了以档案管理领导小组为领导、以专职档案员为主体、兼职档案员协调配合的齐抓共管档案工作目标管理网络。

3.宣传教育到位。鹤岗市人民医院坚持把开展档案宣传教育作为做好新时期档案工作的重要环节,他们把档案知识学习列入党组中心组学习的重要内容;把《档案法》等资料编印成册,印发到各科室,经常性组织学习;坚持每半年组织一期“档案知识宣传橱窗”,每年举办一次档案知识有奖答题竞赛活动,以漫画、问答、娱乐等生动活泼的形式,让干部职工在活动中受到教育,在教育中得到提高。

4.资金投入到位。为提高档案管理水平,鹤岗市人民医院千方百计增加档案投入。他们针对档案库房面积狭小、容量不够的现状,对档案库房进行了全面改造,使档案库房面积逐步扩大,并设置了阅文室和微机室,还投资建起了荣誉档案室和图书资料室。同时,我院又先后购置了空调、灭火器等硬件设施,安装了防盗门窗和防光窗帘,档案管理完全达到了“八防”要求。

二、整章建制,健全四个体系

1.岗位职责体系。鹤岗市人民医院制订了《档案目标管理领导小组工作职责》和《档案员工作职责》。档案目标管理领导小组具体负责全院档案工作的组织、管理和指导,制订长期和年度档案工作规划,并负责组织实施。这些岗位目标责任制的制订和落实,切实增强了干部职工做好档案工作的责任感和主动性,档案工作事事有人抓,项项有人管。

2.档案管理体系。每年初,鹤岗市人民医院都要组织召开座谈会,根据机构调整和业务发展,对我院档案归档制度进行讨论、修改、充实和完善,经过不断的摸索和完善,已初步形成了一套规范的业务操作流程。

3.检查监督体系。在长期的工作实践中,鹤岗市人民医院总结出这么一条经验:档案管理仅仅依靠健全的规章制度和档案人员的高度自觉是肯定不行的,还必须加强检查监督。每年,鹤岗市人民医院都要组织开展两次以上档案管理制度执行情况检查,主要采取兼职档案员自查和专职档案员检查相结合,全面检查和重要检查相结合,年终考核与日常考查相结合的方式,全方位排查安全隐患,找出工作中存在的容易忽视、不够严谨、制度真空可能导致责任事故发生的环节和部位,制订相应的防范措施,做到排查细、罗列全、研究透,同时把风险防范责任落实到部门、岗位和个人头上,做到职责清楚、措施清楚、责任清楚。

4.目标考核体系。鹤岗市人民医院把机关档案目标管理作为一项重要工作与业务工作同计划、同安排、同考核,制订了《鹤岗市人民医院机关档案目标管理考核评价标准》,开展目标考核,真正把机关档案目标管理的各项措施落到了实处。

三、求实创新,突出四性

鹤岗市人民医院始终把求优、求新、求高的标准贯穿于档案工作的每一环节,为档案管理不断取得新的成绩,实现新的跨越打造了一个坚实的平台。

1.夯实基础,突出了代表性。一是档案门类齐全。鹤岗市人民医院在做好文书档案和会计档案归档工作的同时,还建立了荣誉档案、科技档案、基建档案、声像档案和电子档案,门类齐全。二是编研成果丰硕。近年来,鹤岗市人民医院不断提高档案编研工作水平,形成了《病例档案》、《信用档案》、《科技档案》、《财务档案》、《审计档案》和《影像档案》等,编写了档案管理方面的有关论文达500多万字。

2.个性鲜明,突出了典型性。一是建立了医疗数据库。我们把近5年来的医疗统计数据进行了集中汇总,为我院开展调查研究、制订工作规划、研究医疗发展提供了历史资料。二是建立了监管信息库,他们按照监管内容,分别建立了病例档案管理、影像管理、财务管理、科技管理、信用管理和高管人员管理等六个监管资料库,为我院加强医疗监管架设了一条信息高速公路,有效地防范和化解了医疗风险。三是建立信用档案资料库。

3.注重科教,突出了先进性。鹤岗市人民医院坚持把科技和教育作为提高档案工作管理水平的重中之重来抓。他们始终注重提高档案人员的综合素质,率先在全院实行持证上岗制。近年来,鹤岗市人民医院更是把科技开发纳入了年度重要议事日程,着力提高档案管理现代化水平。目前鹤岗市人民医院档案室配置了电脑,安装了全省最先进的档案目标管理系统软件,购置了打印机、扫描仪、摄像机等科技设施,是全市医疗系统唯一一家实行微机管理的市级医院。

4.开发利用,突出了实用性。开发利用是鹤岗市人民医院加强档案管理的出发点和落足点,在我们看来,档案不是一种陈列档案柜里的装饰品,而是一笔可以开发利用的宝贵财富。近年来,随着档案管理现代化水平的不断提高,特别是医疗数据库、监管信息库、信用资料库的建立,为档案利用搭建一个服务平台,档案管理在维护医院权益、加强医疗监管、整治信用环境、支持经济发展中的作用日益明显。□(编辑/穆杨)