对独立学院办公室工作的认识

郭 红

[摘要] 独立学院办公室与普通高校办公室一样,是对学院各项工作实施管理的综合性办事机构。它与普通高等院校有着相通的地方,又有其自身特性。本文认为,独立学院办公室工作理念要新、思路要清、工作要实,独立学院办公室特点决定了办公室工作人员应具备较高的素质和相应的能力。

[关键词] 独立学院 办公室工作 工作人员

独立学院是普通高等学校按照新机制、新模式与社会力量合作举办的本科层次学院,是新形势下高等教育办学机制与模式的一项探索和创新,是更快更好扩大高等教育资源的一种有效途径,对今后我国高等教育的持续、健康发展有着重大的意义。作为独立学院重要的职能部门,学院办公室如何准确定位、发挥作用尤为重要。

独立学院办公室工作与普通高校办公室工作既有相通之处,又有其自身独有的特色。这就要求学院办公室在工作中理念要新、思路要清、工作要实,针对独立学院特点,切实做好学院办公室工作。本文从五个方面进行分析。

一、独立学院办公室要服务于人

服务性是办公室工作最原始的特征,是办公室工作的出发点。它主要归结为:为部门服务、为领导服务、为教学服务、为师生服务。随着独立学院的发展壮大,学院的内外关系和外部环境发生了变化,学院内外的各方面联系也日益频繁,办公室加强并做好服务协调工作尤为重要。主要有以下几个方面:(1)外部协调,加强与院外的各个单位建立良好的关系,为学院各项工作顺利进行搭建良好平台。(2)协调处理好领导之间的关系。(3)协调处理好领导与教师之间的关系。(4)协调好教师和学生之间的关系。

这就要求办公室具备一定的服务协调能力,办公室工作要服务于教学科研工作,服务于学院领导,服务于上级职能部门,服务于师生员工。同时,要协调好与外部职能部门、学院内各部门之间的关系,协调好领导、师生员工之间关系。

搞好独立学院办公室服务协调工作,对提高独立学院的教学水平、科研水平都具有重要意义。

二、独立学院办公室要辅助领导工作

辅助性是办公室工作的根本性质。明确与领导的从属关系,明确自身在相应组织坐标上的既定位置,恰当发挥辅助领导的作用。院领导工作面广、事情多、矛盾多,因此,在许多情况下,就需要办公室予以协助,直接面对问题与矛盾,站到第一线,承担一定的责任,努力维护正常秩序,全心全意地支持领导工作,有节有度地为领导拾漏补缺。在重大的组织决策问题上,办公室要尽职尽责,为领导决策充当信息的提供者和出谋划策的咨询者,又要出谋而不决策,参与而不干预,既要协助领导积极大胆地开展工作,又要做到不越权、不揽权。

三、独立学院办公室工作要统筹兼顾

独立学院办公室是一个综合性的职能部门,统筹承担了学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、党务、行政、对外联络等各项工作。领导要管的工作,办公室要负责进行辅助,领导不能亲自做的,如文秘、档案、统计、收发、文印等,办公室也要管,还包括日常事务工作,诸如值班室工作、大事记编写、接待管理、车辆管理、福利品发放等。迎来送往,电话接进接出,事再小不过,但却代表一个单位的精神面貌,这就是所谓的“办公室工作无小事”吧。所以办公室是非常重要的综合性管理部门,工作错综复杂、头绪多、牵涉面广,这就要求办公室工作人员必须具备较强的决策、计划、组织协调、创新等管理能力,为领导决策提供依据。

四、独立学院办公室工作要依据相应政策

政策是为实现一定的任务而规定的行为准则。制定正确的政策,正确地执行政策是各级领导的一项根本性任务。办公室工作人员作为领导的参谋与助手,要学习研究上级的政策,协助领导收集汇总处理来自各方面的信息,供领导制定政策时参考,并参与政策性文件的拟写。而且办公室人员每天要处理纷繁的事务,都要以政策为依据进行解决,都是在执行政策、体现政策。所以政策性是办公室工作的根本特点之一,工作中一定要依据相应政策执行。

五、办公室工作人员要不断提高自身的综合素质,不断学习、创新

办公室是独立学院重要的职能部门,这就要求办公室工作人员具有全面的综合素质,政治上成熟、思想上坚定、业务上过硬、作风上优良、为人上正派,同时要热爱工作、甘于平凡、不辞劳苦、不计报酬、自尊自重、克己奉公、谦虚谨慎、平等待人、严守机密、提高警惕。

同时,办文、办事是办公室的基本职能,表达能力是办公室人员的一项基本功。无论是汇报、宣传、调研等工作,还是公文处理、文件资料起草,都离不开表达,所以办公室人员要多思、多练,日积月累,潜移默化,做到出口成章、文思敏捷、下笔如神,向上能如实反映事情的真相,向下能准确表达领导的意图。

要推动办公室工作全面而高效地开展,不断提高工作质量,不仅要有肯干、实干、会干的精神,并且要不断地学习和创新。

知识日新月异,新问题层出不穷,办公室人员要较好地履行自己的工作职责,就必须不断地完善自己的知识结构,多读书看报,了解国家政策方针和教育政策法规,不断提高自己的业务能力。在现今这样一个信息社会,办公室作为整个学院的信息中心,承担着信息收集、加工、整理和传递的任务,工作人员应加大对信息管理工作的投入力度,建立多渠道、多层次、全方位的信息采集制度,保证信息的准确性、时效性。

没有创新就没有发展。院办公室工作人员必须在工作中强化创新理念,并大胆进行工作创新,充分发挥主人翁精神与积极主动的能动作用。一方面,办公室要继承并发扬优良传统和宝贵经验;另一方面,更要有开拓精神和创新意识,不断在工作实践中积极探索办公室工作的新思路、新途径、新方法。体现在工作中理念创新、方法创新、管理创新。

总而言之,独立学院办公室是一个重要的职能部门,办公室工作人员只有不断地加强和提升自身的整体能力和素质,积极团结和协调所有人员,才能充分发挥办公室的作用。