加强物资采购监督管理 实现降本增效

焦健祁　王连杰　何玉涛

在全球金融危机的影响下，企业的竞争力和生存能力面临着前所未有的考验。如何在生产材料大幅度上涨、市场极度萎缩的情况下，实现持续、健康、长期、稳定的发展？许多企业把降低材料成本作为提升竞争力的一种手段，这就需要建立一整套完善的监督管理机制来制约物资采购的全过程，尤其是对国企物资采购的监督管理，必须立足于制度建设，必须对每个环节进行控制和监督，不仅要进行事后监督，更要在事前、事中进行监督，使物资采购监督从他律走向自律。

一、物资采购监督中应重点关注的环节

物资采购过程包括诸多需要判断决策的子因素，而这些分析判断是由企业采购部门、用户单位和供应商等多方因素共同作用下完成的。因此，物资采购过程中存在着诸多人为因素，也就是说在采购过程中许多采购参与者有可以自由决定的空间。所以对物资采购监督管理要重点关注几个关键环节。1、采购计划的制定。编制采购计划的采购部门或人员可能在编制采购计划时超出实际的物资需求和库存物资平衡，还可能将一些实际并不需要的物资加入采购计划中，以谋求部门或个人的私利。所以，在编制采购计划的初期，应结合企业生产、消费的实际需求，认真审核和监督采购计划的编制，分析所采购物资是否符合企业生产所需，以及必须采购和怎样实施采购、采购的数量多少等。2、 采购供应商的选择。在买方市场下，绝大多数物资品种数量多、产品质量参差不齐、供应商等级、资信差异，使物资采购部门有较大的选择余地，并可能成为谋取私利的空间。如何按照“控制总量、优化结构、优胜劣汰、动态管理”的原则优选供应商，以及由谁来最终决定等问题是监督的突出点。3、价格的确定。物资采购价格的形成受多种因素变量的影响。物资产品质量等级、功能、技术配置、交货条件、售后服务等原因，都会使同样一种物资产品的采购价格不同。什么样的性价比对企业最有利是监督的关键点。4、验收物资的质量与数量。实际到货的物资数量存在短缺和质量不能够满足用户使用要求的情况时， 就需要验收人员把关。验收人员的责任心和质量标准的把握成为监督的关键控制点。5、物资结算。采购合同签定并开始执行后，采购货款何时支付、支付金额的大小、以及以何种方式支付是一个复杂的决策过程。货款结算的科学合理决策和有效执行是监督的重点。

二、人员因素是物资采购监督的重点

物资采购涉及采购人员、验收人员、保管人员、具体使用物资的人员、财务人员和领导干部等。人是采购行为的主体，物资采购过程是否规范，采购物资质量是否优良，很大程度上取决于对采购行为主体的监督管理。1、从制度上规范采购行为。对采购员实行采购物资质量保证制度，持证上岗制度，业务培训制度，对采购物资的质量实行“谁采购、谁负责”的终身负责制，持证上岗、严格管理、定期考核；以此提高采购人员的业务素质和遵纪守法的自觉性。2、从管理上加强监督。实行统一采购、统一供应、统一管理。在重要物资采购中实行集体决策原则，成立领导小组，对于重大的物资、设备（如大型机械、压力容器等）要经集体办公会研究决定，方可付诸实施。建立落实责任制，将物资采购中的敏感问题纳入领导班子和领导干部党风廉政建设责任制细则中。3、从教育上形成长期有效机制。首先是遵纪守法教育，通过加强法律教育，增强相关人员的法律意识。其次是职业道德教育，相关人员应该认真学习领会“八荣八耻”，做到在物资采购过程中自觉维护企业的利益，维护企业的形象。再次是进行警示教育，通过案例明示，以案明纪，以实例为诫，让相关的物资管理采购人员清醒的认识到违纪的可怕后果。

三、加强物资采购监督管理的几个重点制度

建立良好的物资采购管理系统，必须有一套完善、严密的运作体系和运作程序。因此要建立以下制度：1、物资采购招标投标管理制度。招标采购的最大特点就是程序的规范性、厂家的竞争性。招标过程中，必须成立各个相关部门人员组成的工作机构，使招标行为正常运转，以保证招标的公开、公正、公平，避免人为因素的影响，较好防止暗箱操作。2、集中采购制度。集中采购是堵塞采购过程中各种漏洞的重要体制保证，它不仅可以增强议价能力、减低采购成本，而且可以实施专业化采购、规范化管理，减少效益流失和腐败问题发生的可能性。3、物资采购的监督检查机制。在规范物资采购内部运行机制的同时，也应加强外部的监督机制。建立对重大物资采购业务定期开展审计制度，通过审计督查物资需求计划的提报、采购渠道的选择、价格确定等重点环节执行各种规章制度情况，预防腐败问题的发生。4、职能分工控制制度。外购的材料、商品验收、自制材料和委托加工材料的入库，对材料数量、质量和价格的审查验收，以及材料采购货款的结算涉及许多部门和环节，实行职责分工进行管理控制，并通过管理制度加以确定，以明确相关人员的责任，加强控制。5、物资定期盘点制度。在仓储部门要定期或不定期要进行盘点，由仓储、物资采购、财务、审计纪检等人员组成盘点小组，点清数量，查明质量，对盘盈盘亏的物资，要注明原因和有关人员的责任。6、有限授权和信息共享制度。建立有限授权制度和决策信息共享制度，可以使整个招标过程更加阳光和透明，这是现代管理的基本要求，也是对采购管理人员的有效保护措施。因此，这一制度的建设理应引起我们的高度重视。

物资采购管理工作是一项复杂繁琐的工作，在企业生产经营活动中，一方面要降低材料成本，一方面要保证生产物资的正常供应，难度是可想而知的。只有我们以企为家，认真真真、诚诚恳恳的工作，就能够在保证生产供给的同时降低材料成本，实现企业控制材料成本的管理目标。◆