如何做好社区档案的提供利用服务工作

柴艳丽

档案管理是企业管理的重要组成部分，而档案的提供利用则是档案工作的目的和归宿，利用就是效率，利用就有效益，利用就有成果，为构建和谐社会，推动社区建设，档案部门、档案工作者要因地制宜地抓好社区档案工作。档案工作者要充分利用档案的宝贵财富，切实为社区居民服好务，为领导决策当好参谋。如何做好社区档案提供利用工作，我主要从四个方面谈起：

1.要有一个满足利用者需要的馆（室）藏。档案提供利用工作做的好坏不是我们档案工作者说了算，其评判权应该属于利用者，如何让利用者满意？首先，要把档案的收集整理、分类归档等基础业务工作做扎实，为利用者利用档案创造方便条件，使得每一个到档案馆（室）来查档案的利用者都能乘兴而来满意而归；其次，强化馆（室）藏档案信息资源建设，将包括纸质档案、图片档案、电子档案、实物档案等各种不同介质、不同形式、种类繁多的档案信息集成到统一系统中，丰富企业馆（室）藏信息资源，否则，巧妇难为无米之炊；其三，在提供利用服务工具上，要由过去检索工具单一不系统、不配套、平行重复，逐步转向建立一个形式统一、内容统一、内容稳定、功能健全的检索体系，以满足不同角度、不同方面利用档案的需要。

2.要有熟悉馆（室）藏的人从事提供利用工作。熟悉馆藏不仅是档案工作人员的基本功，也是搞好档案利用工作的首要环节，档案信息资源的加工或档案利用活动的其他各环节都是从熟悉馆（室）藏开始的，离开了熟悉馆藏这一环节，其他各环节就无从谈起。社区档案室集中收集文书、科技和机关及基层单位的会计档案，因此要求档案工作人员要很熟悉自己的“家底”，这样才能为利用者提供多角度的档案信息检索途径。不过熟悉馆藏是一项艰巨性、科学性、连续性的工作，不是一朝一夕就能完成，由于档案信息资源是在不断变化、不断增长之中。它是一个永无止境的过程，需要档案工作人员付出一定的艰苦劳动才能完成。只有熟悉馆（室）藏，对馆藏“如数家珍”，才能进行科学的档案利用。

3.要有一个热心、细心的工作态度。长期以来，档案利用工作只能根据利用者的需要进行，档案工作人员有一定的被动性，并且档案工作比较枯燥，工作环境寂寞，但作为档案工作者，要以平常心待之，以平常人为之，要有热心服务、甘为人梯的牺牲精神。做好档案利用，一是要热心。做什么工作都要有热心，都要有一个正确的工作态度，只有全身心的投入，才能做好工作，这是首要条件。二是要细心，细心是做好档案工作的必要条件，人们把档案工作比作“绣花”，来不得半点的粗心大意。所以每个工作人员应该真正热爱这份工作，沉得下心，耐得住寂寞，端正工作态度，以满腔热情做好这份工作，时刻把服务放在第一位。

4.要有现代化的手段和条件。档案汇集着大量的知识，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多、劳动强度大。而利用计算机等现代手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都按照统一标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以“卷”为单位案卷目录这一检索工具的替代物，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

随着现代化科学技术的发展，尤其是计算机缩微、光盘技术在档案部门中的推广应用，要求档案工作人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的理论知识和科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能，更好地服务于社会。

除此之外，在档案利用工作中，档案工作者还要有良好的职业道德修养，急利用者之急，想利用者所想，尽量提高档案的查准率、查全率，以尽量满足利用者的需要为目的，积极主动了解利用者的需求，及时改进工作，寻求开发利用档案的新途径，为社区生产建设、和谐稳定提供最优质的服务。◆