浅谈学校会计电算化系统的内部控制

那文怡 李 萍 葛 楠

摘要：随着科技经济的飞速发展，对普通学校会计管理工作的要求越来越高。利用先进的技术和方法，加强内部会计控制，提高财务管理水平，是学校财务会计工作适应时代发展的内在要求。

关键词：会计管理工作会计控制内在要求

0引言

目前，许多学校虽然已经实行了会计电算化，计算机高效、灵活、准确的信息处理技术发挥着举足轻重的作用，但学校会计电算化信息系统内部控制制度不健全，出现诸如系统控制薄弱、日常业务控制力度不够、内部审计监督不力、缺乏配套的内部管理制度等方面的问题。给不法分子利用计算机进行作弊和违法行为提供了可乘之机。学校目前还未有统一的会计电算化内部控制体系，如何建立和逐步完善会计电算化信息系统内部控制成为核心问题。

1会计电算化信息系统的特点

1.1会计数据处理的规范化、集中化、自动化会计原始数据的录入必须采用计算机程序默认的统一规格，数据处理规范化；计算机能根据程序进行实时处理或进行批处理，能够及时提供最新的信息，规模越大，越复杂的数据，越能够体现计算机的集中化处理；计算机在实施网络化后，数据能够共享，数据录入后，一切需要的数据信息通过计算机处理获得，不需要人工干预。

1.2对数据处理的高精度、准确性和高效性计算机具有高精确和逻辑判断能力，在会计信息处理中不但能够提高数据的处理过程，同时能够输出准确无误的信息，增强了会计信息的真实性。

1.3数据存储的磁性化、无纸化在会计电算化信息系统中，会计数据是以文件的形式予以存储，不再像手工系统那样记录在账簿中，而以磁性介质存储材料为主。存储于磁性介质上的会计数据，与其他电子数据一样，具有修改与删除不留痕迹的特点。而且能够方便随时调用并可重复使用。

1.4会计内部控制程序化从传统手工会计到会计电算化信息系统的转变，记账程序进入规范化管理，会计数据通过计算机进行程序处理，使得会计内部控制趋于程序化。

1.5会计档案简单化会计电算化信息系统的档案资料是以磁性介质为主，既节约了空间，又便于查阅和管理。

2会计电算化系统内部控制存在的问题

2.1会计电算化信息系统控制不足随着会计电算化的发展，会计电算化软件的质量问题越来越突出。目前，各校的会计电算化软件不统一，目前正规软件有天大天才软件、复旦天翼软件和上海财大软件等。但有的学校使用的软件系统不合规范、实用性和安全性很差，甚至有的学校由于经济原因使用仿版的会计软件。许多软件开发商不懂会计，在功能和程序设置中缺乏全面性考虑，在会计电算化系统应用当中经常出现这样那样的问题和漏洞，很可能造成数据丢失、篡改或被破坏。这种现象在各学校其财务业务操作中或多或少都遇到，给电算化系统控制带来很大困难。

2.2日常业务控制力度不够日常业务控制是会计电算化系统的经常性控制，也是电算化控制的核心环节。会计材料的审批、审核、报账、复核、记账、报表和会计档案的初始形成等工作都是在这个环节形成的。日常业务控制的疏忽出错，会影响会计信息质量，更甚者会导致管理和决策的失误。

2.3财务预算与会计电算化不匹配目前，各个学校已经基本实现了会计电算化，但是财务预算的编制、预算指标的下达、预算的执行情况，整体预算的过程还没有完全电算化，与会计电算化系统控制不相配。

2.4审计技能有待提高加强学校会计内部控制，内部审计发挥着重要作用。但会计电算化系统的使用，原来的单位内部审计人员不熟悉电算化系统或是观念还没能够转变过来，不了解会计电算化信息系统处理方式，不能够很快掌握会计电算化信息系统内部控制的方法和技能，从而导致会计电算化系统不能够得到有效的监督监控。

2.5缺乏配套的内部管理制度会计电算化信息系统的使用，改变了会计核算方式和内部控制环境，原来手工系统环境下的内部控制管理制度已不能完全适用，在新的环境下，需要建立一套与会计电算化信息系统内部控制相适应的内部控制管理制度，来规范会计电算化工作。

3学校会计电算化系统内部控制实施措施

3.1健全会计电算化法制会计电算化信息系统环境下的会计电算化犯罪是一种新型的犯罪，不仅要靠现有的法规，还必须制定专门的法律、法规加以有效的控制，一方面明确会计电算化犯罪的具体行为和惩治方法，另一方面建立会计电算化系统保护法律，加快防止会计电算化犯罪的法制化进程，健全我国会计电算化法制建设。

3.2提高管理层的重视《内部会计控制规范》规定“单位负责人对本单位内部会计控制的建立健全及有效实施负责”，因此，会计电算化信息系统是时代发展的趋势，是校财务管理的需要，更是学校提高竞争能力和未来发展的需要。学校的会计电算化内部控制是实行校长及各级领导负责制下的会计核算管理和监督管理，即“统一领导，集中管理”，负责人是内部会计控制中的一个重要主体，不能也不应该独立于内部会计控制之外，应将对内部会计控制的领导真正落到实处。因此，要保证会计电算化内部控制的事实，关键的问题就是要求各级领导加强对会计电算化的重视，自觉强化对电算化内部控制的认识，更新管理观念。会计电算化内部控制的执行程度很大程度上取决领导层对会计电算化的重视程度。只有领导管理层真正认识和重视会计电算化内部控制的重要性，才能够以身作责，从上到下组织力量去认真贯彻和执行，才能充分发挥会计电算化信息系统内部控制作用。

3.3增强外审机制内部审计是学校电算化内部控制的重要组成部分，在内部控制中发挥着重要作用，但是，学校内部审计部门受其审计技能水平或审查职能范围的局限性，不能够及时发现和有效解决问题。所以，在加强学校内部审计的同时应引进外部审计，委托会计事务所或专门的审计机构对会计电算化信息系统内部控制进行全面审查，通过调查和测试分析，做出公正的评价，并针对执行过程中存在问题及时做出相应改进和补救措施。

3.4加强会计队伍建设会计电算化系统的应用不仅要求会计人员具有良好的职业道德和专业素质，更要具有计算机操作技能，严格和规范系统操作。会计人员应持证上岗，应经常对会计人员进行计算机系统培训，提高会计人员对电算化系统的认识和理解，了解会计电算化系统运行程序和内部控制制度，加强会计电算化警戒教育和日常操作技能，对电算化会计信息树立良好的思想认识和风险防范意识，减少人为操作和系统运行出错的可能性。

3.5加强网络化控制网络信息技术已经渗透到学校的各个环节，会计电算化成为管理信息系统的一个子系统，会计资料实现了资源共享目前财务软件的网络功能主要包括：远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等，监督部门可以很方便地通过网络系统进行财务检查，对专用和专项资金使用情况进行分析。同时，对会计信息质量的真实性和安全性提出了新的挑战。如会计信息系统可能受到非法用户的访问或“黑客”、病毒的侵袭等，所以网络环境下必须采取安全措施和高质量的系统设备，设置多级保密措施，提高数据标准接口技术，调用反病毒程序和网络系统监控检查力度，对重要的计算机系统加以磁屏蔽措施，加强网络安全防范。进一步加强和完善会计电算化信息系统内部控制功能，保证学校会计电算化信息系统内部控制目标的实现。

同时根据学校自己的实际情况设置权限局域网，将会计电算化系统审批和报账流程、经费到位和执行情况、应收应付款项的管理情况、工资查询系统、学生学费收缴情况及欠费情况的查询系统、公积金和养老金的管理情况以及会计的各项法律、法规、规章制度公布于财务网上。满足各管理部门对财务信息及财务报告的查看和调取数据的需要。既为校内各部门、各学院及时获取财物信息提供了通道、方便了广大师生的查询，更减轻了会计人员传送信息的工作量，大大提高了工作效率。