电子档案管理的问题与对策探析

摘要:大量电子档案形成,带来了一系列的问题,如:计算机技术未能规模地应用于档案管理,电子档案的管理存在安全性和长期保存的问题等。为此,应该加快创建电子档案管理理论,建立专门的人才队伍,建立动态的跟踪监控系统等。

关键词:电子档案;问题;方法

中图分类号:G271文献标识码:B文章编号:1009-8631(2009)12-0153-01

一、电子档案管理存在的主要问题

(一)人们对电子档案管理的认识还有一定的局限性

人们对电子档案的特殊性、发展趋势及内在规律,还没有做到真正的了解,认识还很不统一。所以,我们的档案管理目前一般采取“双轨制”,即电子档案、纸质文件一起归档,形成内容相同的两套档案。

(二)对电子档案原始凭证性的鉴定比较困难

档案是历史的原始记录。原始性与真实性是档案发挥凭证和参考作用的基础。但是,电子档案内容与载体的结合形式经常发生变化,如复制件会由于载体或读写技术的不稳定性造成文件内容的丢失或变异,也可能在传输或转存过程中被改动而不留痕迹,所以电子档案原始性和真实性的鉴定不易把握。

(三)电子档案的安全性问题

电子档案的安全性是当前存在的一个突出的问题,必须引起我们密切关注。电子档案特有的非安全因素一般有如下几个方面:数据易消失性、数据的易改动性、数据的易复制性以及网络安全问题的严重性等。

(四)电子档案的长期保存问题

电子档案生成的数量惊人,而其与纸质文件的区别又大。目前在生成和使用电子档案的部门,对其如何安全长久的保管考虑不充分。

(五)档案的标准化工作进展缓慢

档案的著录与标引是整个计算机管理系统的前提与基础。例如,国家档案局关于机关档案管理工作的标准的落实,许多单位仅仅从微观上考虑本单位的现状,对实施分类法有许多困难,没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响,归档工作具有较大的随意性,使档案工作的标准化、规范化难以实现。

二、电子档案管理的对策

(一)建立档案信息化建设的组织保障机构,健全电子档案的归档制度

档案信息化建设需要建立一个在“一把手”直接领导下,具体负责档案信息化建设的规划、组织、指导及监督其实施的强有力的组织机构,并由既了解信息化专业知识,又熟悉档案业务工作的人员组成。同时,各级文献(档案)管理部门应该根据国家有关电子文档管理的专门标准,结合自身情况、技术环境,参照《电子文件归档与电子档案管理办法》等制订本部门详细的电子档案归档的规章制度、标准和内容,使本部门进行归档工作时有章可循。

(二)组织专家认真研究,形成电子档案管理理论

以纸质为主体的传统档案的管理理论,不完全适应于电子档案。如传统档案强调原件才具有法律凭证作用,在电子档案中,由于技术原因,强调原件毫无实际意义。电子档案在什么样条件下,才具有法律凭证作用?又如传统档案强调集中保管,而电子档案是集中保存好,还是设立虚拟档案馆由电子档案产生单位保存好?这还是个争论问题,有待在实践中找出正确答案。我们必须在坚持档案基本指导思想的前提下,根据电子档案的特性及其所涉及到有关技术设备和载体的理化性能,在认真研究的基础上,形成电子档案的管理理论。

(三)确保有效的技术保护措施,建立存档光盘长时间可读的保障机制

由于电子档案载体极易受到环境中各种因素的影响,所以对于电子介质一定要建立严格的保护措施。首先,建立符合电子档案存放的环境。可以建立专门的库房,使用专门的文件柜等;其次,制定符合电子介质操作的规范。这种规范应当规定电子档案管理者或使用者在管理或使用过程中应当遵循的操作标准程序;再次,建立日常或定期的维护检测手段。采用科学的方法或仪器对电子档案进行日常维护或定期检测,可以保证电子档案工作者及时发现错误,并加以改正。同时,为了保证光盘的长期可读性,降低光盘存档风险,应当对未进馆光盘把好质量关,对已经进馆光盘进行定期检测,并形成定期检测制度。

(四)提高电子档案管理者的素质

首先,提高档案管理者的素质必须增强他们的服务意识。档案管理工作是一项服务性很强的工作,服务是目的,服务是前提,没有良好的服务,就失去了档案管理的价值和作用。应积极发挥档案管理者的主观能动性,积极开展职业道德教育,完善服务方法,提高服务质量,主动、热情地为档案使用者服务。

其次,要适应档案工作现代化的需要,就必须培养出能够把计算机科学和档案学有机结合起来的复合型人才,进一步完善电子档案管理人才队伍,提高电子档案管理人才队伍的现代化管理技能,如:电子计算机技术,自然科学基础学科,办公自动化以及外语知识等。同时,由于档案种类和载体的多样化,对档案管理人员在业务知识及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求,因此,档案管理人员提高自身的业务素质是非常必须的。此外,还可通过在职培训或出去深造等形式进行再教育,帮助他们重新构建自己的知识体系,也可引进这些方面的人才,优化人员结构,建立复合型多层次的电子档案管理专业队伍。

(五)不断更新电子档案管理中涉及到的技术和设备

传统档案的管理,一般有库房、装具就行,而电子档案的收集、整理、归档,必须在原有的技术和设备上进行。因此,电子档案在形成、使用过程中,档案部门必须具备涉及所需的技术和设备,而且还要不断更新,否则,电子档案便成了空中楼阁。

(六)建立动态的跟踪监控系统

电子档案的管理应当从每份电子档案产生之初起,建立起一个与各部门紧密相连的系统,对每份文件的形成、接受、利用进行跟踪控制,以防止垃圾文件进入档案系统或文件的丢失。这个系统应当以档案管理部门为核心,电子档案管理者给予各种文件类型以代码,任何部门不能未经档案管理部门同意就擅自建立新的文件系统,从而使各类文件的产生均在档案管理部门的监控之下,以保证每一个实体中档案管理者具备文件的领导权力。

(七)利用网络,开发电子档案管理系统

随着计算机技术和网络技术的发展,各单位都有自己的网络,它是本单位信息化建设的重要基础设施,这为实现电子档案管理网络化、一体化在硬件上提供了可靠的保障,但光有良好的硬件基础还远远不够,还必须开发出与之配套的应用软件系统。为此,应尽可能地组织技术力量开发或购买适用于本单位的电子档案管理系统。

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作者简介:冯伟桥(1972- ),男,保险职业学院档案馆员。研究方向:档案管理方面的研究与教学。