大学生毕业（设计）论文ＷＯＲＤ文档排版中常见问题的解决策略

刘心声

摘 要：本文首先列举了大学生毕业（设计）论文WORD排版中易出现的问题，然后就具体问题提出详细的解决策略。

关键词：硬回车符；分隔符；样式

一年一度的大学生毕业设计工作正在各高校有条不紊地进行着，然而大多数同学苦于论文排版的各种格式要求，排了一遍又一遍，还是在排版格式方面错误多多，下面就本人指导毕业设计论文工作中遇到的问题及处理策略总结如下。

1 WORD文档排版中易出现的问题

1.1 首行缩进经常出现问题。大多数学生首行缩进采用的是段首加空格或拖动标尺上的首行缩进游标进行设置的，前者由于多按、少按空格或者字体、字号大小等设置要求出现不同时，明显出现首行缩进不是两个汉字现象；后者从表面上看上去好象空两个汉字，但不精确，常出现小小的错位现象。

1.2 手动回车符对排版产生的影响。随着Internet网上大量资源的共享利用，很多学生从网上下载一些资料并引用到毕业（设计）论文中，这段文字行末往往出现手动回车符“↓”，或者由于学生在录入文档内容时在行末误按Shift+Enter键也会出现这种手动回车符，我们的有些排版操作对“↓”符不起作用。

1.3 回车换行带来的影响。毕业（设计）论文要求摘要、目录、每一章内容等要另起新页，为此，一些学生在上一章的末尾按回车键增加空行，使下一章内容串到新页起始位置，殊不知论文内容的修改、添加，也带动了这些空行位置的变化，所以上一次刚排在新一页上的内容又串乱了，还得再用空行去调整，什么时候定稿什么时候才可以确定下来，否则格式上恐怕还是不符合要求。

1.4 页号的编排问题。一般院校的毕业（设计）论文要求封面不加页号，中文摘要与关键字、英文摘要与关键字、目录要独立编号，且页号一般采用罗马数字，正文内容和致谢、参考资料等统一采用阿拉伯数字连续编号。大多数学生采用“视图→页眉和页脚”命令进行排版设置，怎么也不能产生上述效果，要么都采用罗马数字页号，要么都采用阿拉伯数字编号，因此很多学生最后只好采用每页手动往上输入页号的办法，费时费力，还容易出错，一旦出现内容变化，还要做大量的修改，甚至有些学生将整个论文分成若干个WORD文档分别进行排版。

1.5 论文目录自动生成问题。大多数学生的毕业（设计）论文目录不是采用自动生成的，所以经常出现页号对不

齐现象，另外还可能出现目录与正文内容、格式不一致现象。

2 上述问题的处理对策

要想完全避免上述问题出现，可采用如下方法进行编辑排版。

2.1 将自己的毕业（设计）论文（除目录项外）内容均录入在WORD文档中，录入时不要考虑排版要求，不要轻易使用空格和硬回车符（段落标记符），也就是说每段的首行不要用空格空两个字位置，只有在必要的位置如两关键词之间的空格才使用空格键，也不要轻易地使用硬回车符，只有一个自然段结束时才按回车键。

如果是引用从网上下载的部分内容，出现“↓”手动回车符，这时可采用“编辑→替换→高级→特殊字符”，将“手动换行符”替换为其它相应符号或“段落标记”符。

2.2 进行页面设置。调用“文件→页面设置”命令按照院校毕业（设计）论文页面设置要求进行设置。

2.3 封面排版设计。封面设计内容后面一般是中文摘要项内容，将光标定位在“中文摘要”（或“摘要”）行首，执行“插入→分隔符→（分节符类型）下一页”命令进行分页。

注意：毕业（设计）论文中要求另起页的内容项均是如此设置！

将封面中内容按院校毕业（设计）论文要求排版，字体及字号设置可用工具栏或“格式→字体”命令进行，但注意封面各项内容居中排版不要使用工具栏或菜单命令中的“居中”操作，要使用标尺上的首行缩进游标进行拖动设置，这样既保证了所有项左边对齐又保证了居中。

2.4 正文内容分页。在中文摘要及关键词、英文摘要及关键词、各章内容等相应新起页位置通过“插入→分隔符→（分节符类型）下一页”命令进行分页，然后利用下面创建的样式进行排版即可。

2.5 创建排版样式。Word为我们提供的标准样式能够满足一般文档格式化的需要，但在毕业（设计）论文排版中要使用一些特殊格式，这就需要我们新建段落样式或者字符样式，新建步骤如下：

选择“格式→样式和格式”菜单选项。

单击“新样式”按钮，在“新建样式”对话框的“名称”栏中输入新建样式的名称，如“一级标题”“二级标题”等自己易记的名称；在“样式类型”中选择新建样式的类型，一般采用系统默认的“段落”即可；在“样式基于”下拉列表框可选择一种Word预定义的样式作为新建样式的基础。

再单击“新建样式”对话框左下方的“格式”按钮，选择“字体”选项，设置该样式的字体、字形、字号、字间距等，单击“确定”按钮。

再单击“新建样式”对话框左下方的“格式”按钮，选择“段落”选项，设置该样式的段落缩进、段前段后间距、行距等，注意：如果是对章、节、目等标题进行样式创建，一定要在“大纲级别”对话框中进行选择设置，默认的“正文文本”是不能自动生成的目录中出现的，一般章标题设定为1级，节标题设定为2级，依次类推……，最后单击“确定”按钮。

如果还需要其他设置，可以通过“格式”按钮进行相应设置，然后单击“确定”按钮。样式的设置结果将显示在预览框的下面。

选中“新建样式”对话框左下方的“添加到模板”复选框，再单击“确定”按钮即完成新样式的创建。新建样式将会自动添加到“样式和格式”的下拉列表中，供使用时选择。

按照上述方式分别对论文的章、节、目、正文等进行排版样式的创建并保存。

例如：某毕业（设计）论文要求一级章标题为宋体、小二号、加粗、居中、前后各空一行，可以按照上面的步骤进行如下操作：

★选择“格式→样式和格式”菜单选项。

★单击“新样式”按钮，在“名称”栏中输入名称，如b1，在“样式基于”列表框中选择“标题一”选项。

★单击“格式”按钮，选择“字体”选项，设置b1的字体为宋体、字形为加粗、字号为小二，单击“确定”按钮。

★单击“格式”按钮，选择“段落”选项，设置该样式的段间距前后都为1行、大纲级别选择“1级”、对齐方式选择“居中”，单击“确定”按钮。

★选中“新建样式”对话框中的“添加到模板”复选框，再单击 “确定”按钮，即完成样式b1设置。

2.6 应用样式对正文进行排版。

选定欲排版的文字。可拖移鼠标选中，也可将光标定位在该段落的任一位置。单击“格式→样式和格式”菜单项，调出已创建的样式，在所需样式条目上单击即可完成排版。将其他正文内容按相同方法进行排版。

2.7 编制页码

编制页码的具体操作步骤如下：

将光标定位在欲编制页码的页内任一位置，这里以分节符为设置边界。

选择“插入→页码”菜单项，在出现的“页码”对话框的“位置”列表框中选择页码的显示位置；选择页码的对齐方式；注意这里有一“首页显示页码”复选框，选中它表示本节的首页显示页码，不选中它表示本节的首页不显示页码。如第一章、第二章内容的起始页是否显示页码的选择。

单击“页码”对话框中的“对话”按钮，弹出“页码格式”对话框，在“数字格式”列表框中选择页码的数字格式，如中英文摘要、目录部分选择罗马数字格式，论文正文部分选择阿拉伯数字格式等；在“页码格式”对话框下面的“页码编排”功能组中有两个单选项--第一个是“续前节”，选中该项时表示本节的页码编排是接着上一节的页码格式继续编制的，如论文正文各章内容页号是连续的；未选中该项时，表示本节的页码是从本节重新开始编排的，与前一节页码独立编排。第二个是“起始页码”项，选中该项时可在右侧的列表框中选择本节的起始页号，也就是说页码的起始号由你自己来确定，未必是1。

好了，至此我们就可以实现页码的随心所欲编排了！

2.8 论文目录的自动生成

一般在封面分页符的后面再添加一分页符，使产生一个新的空白页，用以自动生成目录页。

在新产生的页内输入“目录”二字，并按院校的要求对此二字进行排版，然后将光标换行，选中“插入→引用→索引和目录”菜单选项。

单击“目录”选项卡，选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框，选择自己所需要的一种“制表符前导符”，一般选择“………”；在“常规”功能组的“格式”下拉列表框中选中“来自模板”，在“显示级别”中选择目录中要自动编排实现的目录级别。

可以通过“选项”按钮进一步设置各样式的级别。

点击“确定”按钮即可，在当前光标位置处将自动生成目录。

这样自动生成的目录，不仅具有超链接功能，通过目录可以直接进入相应的正文内容部分，还可以初步检查正文排版有没有遗漏、错误之处，而且正文的改变在目录中采用“自动更新”就可轻松实现修改了，不会出现不一致现象。