高校馆文献采访工作新举措探讨

李桂清　张爱芳

【摘 要】本文浅谈了河南工业大学图书馆在文献采访工作中采取的一些新措施，以适应形势发展的需要。

【关键词】图书馆 文献采访

1 读者需求调查的一些新方法

1.1网上图书荐购

采访人员将得到的电子书目数据转入本馆系统后，系统将数据发布到图书馆服务器上，读者通过图书馆网页上相关的新书荐购栏目，查看新书目录，进行荐购。采访人员通过系统荐购程序查看读者荐书情况，并进行统计，作为订购的依据。另外读者还可以通过留言簿或E-mail将网页上新书目录中没有的一些新书发送给采访人员进行荐购，同样可以作为采访人员的订购依据。

1.2网上问卷调查

将调查问卷常年放在校园网上或图书馆的网站上，感兴趣的读者会填写问卷。或者建立本校读者的E-mail目录，根据目前图书采访工作的需要和进程设计问卷，将问卷发送给特定的用户，比如经常参加图书馆组织的外采的学科专家、热心于图书馆建设的一线教师、各专业的学科带头人、学院行政领导、图书馆的热心读者及在图书馆勤工俭学的学生等。

1.3 E-mail分主题函件送发

采访人员要根据读者的学习或科研进程发送分主题函件，比如新生、新员工的入校荐言、新专业师生的专业书目推荐单、专业教师的最新教学参考书书目、毕业设计（或毕业论文）的文献目录推荐。

1.4 BBS讨论

这种方式特别适合单一主题的讨论与交流，借助于校园网上的BBS，图书馆不需要专门的软件系统和技术维护，就能基本做到与读者的随时沟通，作为公告牌的BBS在高校具有特殊的地位，分类分主题的话语空间中活跃在BBS的人群一般是图书馆的热心读者。读者调查人员可将问题贴中BBS热门板上，就读者关心和有争议的问题进行讨论，比如考研图书、四六级考试资料、各家出版社的排名与评价，或者采访人员不太了解的学科与新热点发展动态向读者进行请教。┆

上述读者需求调查方式还可以从以下四方面进行优化：(1)设置一些更详细的个人信息，如选书的书签功能，可以让每个用户能够查到自己上次的选书记录。再如，对登录读者身份自动进行界定并记录。(2）读者问卷调查工作，通过计算机设置对网上问卷的填写权进行IP限制，以防止网络用户恶意填写造成的数据失真；另外，对读者身份、学科类别进行较详细的规定。比如要填报者注明自己是教师、研究生、本科生、大专生、自考生或校外读者，所在学院、专业系别和年级，细化身份要求可增强填报者的真实严肃感。(3)问卷内容要设计得简单扼要，项目不必太多，问题设计要科学精准，能够让人通过回答问卷反应问题，切忌A选项与B选项的含义模糊与模棱两可，以免让答卷人感到浪费时间。(4)可以利用网络技术进行馆藏数据的多方统计工作，如拒借率、流通率、预约情况等。通过对这些数据的分析，有助于采访人员了解馆藏利用情况，从而推测馆藏的适宜情况，以便根据实际需要及时调整采购计划，并设法弥补馆藏缺失。

新兴的读者调查方式的优点是扩大了参与图书采访意见征求的人群。传统方式下，采访人员只能将书目订单发放到重点读者手中，没有精力经常分发回收调查问卷，听取最大多数读者的订购意见。而从读者荐购的书目统计中，采访人员可以了解到所有读者对文献订购的要求及建议。这对于确定馆藏定位、馆藏结构及馆藏复本具有重要的参考价值，从而克服或减少采购过程中的随意性和盲目性，从E-MAIL邮件上和BBS上可以非常方便地进行读者征订意见调查。更重要的是能够实现对读者个性化需求的满足。

2 高校馆文献采集在实行招标制度下的一些新措施

2.1多方对书商进行评估。订到率：尤其是一些重点出版社图书的订到率。图书馆可以采取每三个月、半年对前期订单进行一次回溯统计，对半年以上的未到订单要进行催缺；对一年以上的未到订单要进行原因分析，是否是取消出版?漏发

订到率是判断书商实力的一个非常关键的指标。采购招标签订的是一个平均的折扣，但书商从各出版社获得的折扣却是不同的，一些有名的出版社因为销路好会压低折扣，反之亦然，销路不好的出版社则会提高折扣。追求利益的最大化是书商的天性，书商有可能因为折扣而选择是否给图书馆发书。因此，订到率的统计尤其要注意一些折扣低的出版社的图书。到书周期：主要指预定图书的到书周期。图书馆可以采取每三个月、半年对前期订单进行一次统计，计算出平均到书周期。单批出错率：每批分别统计，累计后计算出平均值；退书方便程度：供书方责任退书或是无条件退书。数据质量：包括采访数据和编目数据与本馆要求的符合程度及使用起来的方便程度。折扣情况：在平均折扣的上或是下。

2.2在保证采购质量的前提下注重经济效益的原则。如果将招标采购的注意力只集中在购书折扣上，而将更为重要的选择指标，如到书时间、到书率、订准率及其他服务忽略，那将顾此失彼，显然不妥。

2.3标书制作中关于招标项目内容与要求至关重要。要求书商们出具营业执照、注册资金、资产负债表和损益表等书面材料，要求书商们提供全年可供图书专业类别、品种和业务往来的出版社名单，及在本地区的大学图书馆用户名单，从中可了解其业务范围和规模等，对各书商进行全面评估。要求书商们提供的服务指标主要有：(1)采访数据。要看提供的电子征订书目的数据格式是否与本馆采访系统相匹配，以及数据覆盖面如何，是否及时更新等。(2)到书率、到书时间。到书率和到书时间反映书商的供书能力和工作效率。一般要求，现购图书到书率不得低于95%；预订图书到书率全年不得低于85%；(3)订准率。要求书商严格按图书馆的订单发书，防止任意搭配不需要的图书。(4)编目数据。要求数据符合国际标准和国家标准及本馆的编目细则。(5)收与退货的规范。(6)购书折扣百分比。上述指标涉及采购流程全过程，关系到采购工作的质量和效率，应综合考虑，而不应仅依靠单项指标来评议。

2.4经常主动与文献供应商联系，做好监督工作。采编加工服务是一个周期性的过程，流程长，程序多，其间难免会有一些未能预计的新情况、新问题出现。这就需要文献采访人员主动与中标的文献供应商加强沟通，加强督促检查的力度，随时掌握情况，遇到问题，尽快拿出解决的办法，以避免走弯路，造成不必要的损失。

参考文献：

[1]方晓娟.网络环境下高校图书馆读者调查方式探讨[J].图书馆学研究，2005(1).

[2]石斌，韩晓玲.图书馆采访信息平台建设——网络环境下高校图书馆图书采访工作模式探讨[J].河北科技图苑，2005(18).

[3]杨怡.高校图书馆图书采购招标的再思考[J].四川图书馆学报，2005(2).