建筑工程中档案质量控制的要点

林红梅　王万程

摘要：现代建筑工程的质量管理，要求是全面的质量管理，其中工程档案的质量管理是一个重要方面。

关键词：建筑工程 工程档案 质量管理

一、建筑工程档案实施质量管理的必要性

建筑工程的特点决定了对档案管理的必要：

（一）建筑工程体积庞大、生产周期长、需用原材料多。一座建筑物的占地面积少者几百平方米，多者上千甚至上万、几十万平方米；其工期少者几个月，多者几年；所使用的建筑材料多达三、四千种。任何一幢建筑物或一项构筑物，都是由无数的砂砾颗粒和砖、石、钢、木等材料经过中间的加工，一砖一瓦，一梁一板，一钉一件砌筑和组装起来的。这些环节中如不加强档案的质量控制工作，随时都会发生档案记录不真实，不及时，不准确的现象。

（二）任何建筑工程要受到工程所在地的地质、水文、气象和环境等条件的差异而不得不采取不同程度的修改措施。所以从客观上造成了在施工过程中必然存在工种工序繁多、材料、构件、配件多变的现象。因此，在施工过程中，如果工程施工质量管理稍一放松，就可能造成不可克服的漏洞和隐患，甚至造成重大的质量事故，这也给档案的质量控制工作带来许多复杂因素。

（三）建筑工程作业环境多数是在露天和高空，环境变化对于工程施工质量有着不可忽视影响。如冬季施工和夏季施工不同，白天施工和夜间施工不同。工人在施工过程中实行交叉作业，流水施工，各个工序都是由集体分工进行操作，很少有某一个人或一个工种所能承担的。这就造成施工工序之间的交接频繁，再加上许多施工工序的交接检查不能计量，这样工程质量就难以控制，也给工程档案的质量控制带来许多新的问题。

（四）以上三个方面都是指对质量方面，另一个重要方面是竣工以后的维修保养，一但，在今后的使用中出现问题，或者在将来应某种需要须进行改造的，档案的重要性更为突出，如加层，外墙改造，内部改造装修等，都需要先查看原始档案，再进行相关的设计，否则盲目的施工，就有可能会发生坍塌，倒塌等严重后果。

二、施工单位对工程档案质量的控制

工程施工单位是工程质量的直接责任者，也是工程档案的直接责任者，来不得半点虚假和差错。因此，必须做好工程档案的原始记录和管理。

（一）对单位来说：

1、施工单位应从领导开始就要重视档案的管理，组织相关的的人员编制本单位的《档案管理制度》及相关的奖惩办法和档案管理人员的岗位职责。

2、单位应经常送档案管理人员出去学习、培训，学习新的相关法规，学习别的单位好的经验，借鉴别的单位的教训，学习新的方法，运用一些科技的手段，从根本上重视档案工作。

3、加强宣传和督促，让员工认识到：档案工作不仅仅是档案管理人员的事，应该是每一位员工都应树立这一概念，意识到档案工作的重要性及员工相互之间的工作协调、配合。

（二）对于每个单位的档案管理人员来说，应做好如下工作：

1、做好工程档案的原始记录

（1）保证原始记录的准确性。提供的资料不准确，与实际情况有出入，就会给整个工程质量带来不可弥补的损失。实事求是，如实反映是原始记录工作的一项严格纪律，凡弄虚作假、欺骗隐瞒的行为都要受到经济和法律的制裁。

（2）保证原始记录的及时性。因为影响工程质量的因素是在施工过程中不断发展变化的，每时每刻都会出现新问题、新情况和新信息。如工程质量事故处理记录，它包括工程质量事故产生的原因、责任、结果及处理意见，是体现工程质量的重要依据之一，在档案的保管期限中也是永久保管。所以只有把这些新问题、新情况和新的信息及时地、如实地反映出来，才能及时分析、及时地采取措施，及时应用，消除缺陷，保证工程质量，保证工程档案的质量。否则，就会耽误时机，造成人为的损失和浪费。

（3）保证原始记录的完整性。原始记录反映工程施工和工程质量管理活动的全过程，施工单位对工程的原始记录要做到全面反映、系统归纳，从而切实掌握工程的施工和管理过程。但在归档的实践中却往往会有遗漏发生。如工程洽商是建设工程有关单位就技术或其他事务交换意见的记录文件，它在工程建设中的重要性不亚于图纸会审和设计变更。这些都是研究和证明工程质量的第一手资料，也是质量管理手段和方法的重要依据，应引起高度重视。因此，在工程中的每一个需要记录和归档环节都必须保留存档，不可挂一漏万，等到迫于无耐时再去东找西拼，就失去了档案的真实意义了。

2、做好原始记录的收集整理保管

首先是设立专人负责工程档案的管理工作，及时做好资料的收集、登记的工作，在工程质量分析工作中或工程质量联系会上，把工程质量管理工作结合工程档案质量管理工作一起开展。其次，整理、分类、归纳和建档工作是每个档案管理人员必须做的而且是一项非常重要的环节，在工程施工中边收集边整理及分类，运用科技电子手段输入电脑，完工后，对该工程档案再一次进行整理，汇总、装订成册，接受档案管理机构的验收审核，以便将来需用之时。

工程档案质量控制是一个过程，就是指一个工程的档案形成全过程的质量管理，必须多管齐下。施工单位对工程档案的质量控制是关键，协调单位本部的相关部门，协调同一施工工地的外单位的以及协调相关业主方的档案收集。

3、做好工程档案质量控制规划的编制

针对一个工程，首先要结合工程的实际情况，编制好工程档案业务指导的计划，把整个工程的业务指导用统一的计划协调起来，制定明确的要求并且努力去实施；二是组织好业务人员，现场档案业务指导人员必须是有较高的业务技术能力和思想作风素质，同时调动专业人员的积极性，做到人尽其才，才尽其用；三是建立键全工程档案质量管理制度，使每个档案业务人员对自己负责指导的每项工程都有计划、有布置、有检查、有总结、有职责，有权限。谁指导谁负责，谁审核谁负责，各负其责，上下贯通。这是保证工作档案质量重要措施之一。

4、明确自己的职责

工程档案质量的审核人员，要充分明确自己的工作职责，以法律法规为依据，坚持原则，廉洁奉公，不旬私情。

综上，控制一个工程的档案质量，必须有一套科学规范的管理方法。应严格管理，严谨工作，监督指导、审核验收每一个环节都是做好档案工作，控制档案质量的必备环节。抓住工程施工的关键环节，针对工程档案要害问题有的放失，就能切实做好质量控制工作。◆