做好高校学生档案管理工作之对策

张忠良

摘要：本文结合2008年新修订的《高等学校档案管理办法》，论述了高校学生档案管理的内容和重要性，指出了目前学生档案管理工作中存在的问题，提出了为加强高校学生档案管理工作的建议，进一步推进高校学生档案管理方法和制度的形成。

关键词：高校学生档案 管理 重要性和建议

一、高校学生档案管理工作的重要性

2008年9月14日，经过长达几年修改的新《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），由教育部部长周济和国家档案局局长杨冬权联合发布，从2008年9月1日起实行。这是高校档案工作中的一件大事，也是我国档案界的一件大事。《办法》第一次提出了学生类档案的概念，并且把学生类档案纳入高等学校档案管理的范围，而且单独设类，充分体现了“以人为本”的思想,十分明确地指明了学生类档案管理的必要性和重要性。

高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，也是大学生就业、深造、出国留学及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。

根据近年来我院在档案提供查找利用方面的统计，有关学生类档案借阅利用率最高，如学生招生录取表、学籍档案、在校成绩单等,是他们在评定职称、继续深造、出国留学、资格审查等工作的有力说明和真实依据，具有原始性、凭据性、权威性的重要作用。

二、高校学生档案的内容

新的《高等学校档案管理办法》明确规定学生类档案包括：高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

我院根据新的《高等学校档案管理办法》和学院学生档案管理工作实际，规定了在校生的归档材料包括：

（一）高考材料（报名表、体检表、政审表、高考成绩、中学学籍、奖惩材料等）；

（二）入学通知书及准考证；

（三）入学登记表；

（四）军训鉴定表；

（五）在校期间受院级（包括院级）以上表彰、奖励登记表及各种纪律处分决定；

（六）学生的党、团组织材料（入团志愿书、入党申请书、入党志愿书、预备党员考察材料等）；

（七）学年鉴定表；

（八）毕业生登记表、毕业生体检表、学生成绩表、就业报到证通知单（副联）等有关材料；

（九）招生录取大表。

三、高校学生档案管理工作存在的问题

学生档案管理旨在对学生在校期间,以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来，由于诸多原因，高校学生档案未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全，质量不高,不能准确全面地反映高校学生的全貌，甚至出现档案丢失等现象。当前高校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题:

1.学生档案不受重视，管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，学生档案管理没有建立完善的考核机制和相关制度，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。

2.学生档案的收集整理不规范。目前学生档案的管理一般由学生管理部门（学生处）进行统一管理，而学生档案的整理和移交交由院系来完成。由于学生管理部门（学生处）和院系均没有配备专职人员，加上学院缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程不规范，如归档文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、材料缺失等等。

3.学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。因档案的收集不及时，整理、服务环节跟不上，容易产生相关部门相互推诿，有时学生查一个档案跑几天，服务质量和水平有待提高。

4.毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。在国家对高校毕业生实行统分统包的时候，高校毕业生档案通常由学校档案部门在学生毕业离校后统一寄往生源所在地人事局或有人事任用权的用人单位，随着高校毕业生就业制度改革，高校毕业生自主择业，国家不再对高校毕业生进行统包统分，毕业生的档案是由人才市场、人才交流中心待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。由于转递环节复杂，容易导致一些学生档案丢失，给学生的就业带来了不良影响。

四、做好高校学生档案管理的建议

1.首先要统一认识，加强领导。学院领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。同时加强管理，将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理，在布置、检查和总结学生管理工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作;另一方面，学院要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。

2加强对高校兼职档案人员的培训，兼职档案人员应当重视观念更新，练就过硬的业务技能，拓宽视野、丰富知识，从而提高入档质量，使档案工作经验得到不断的充实。

3.加强学生档案材料的收集，做好平时收集与重点收集和集中收集相结合，明确收集学生类档案收集范围，做好各部门收集协调工作。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，院系要指定专人负责，统一要求，保证学生档案材料的完整、齐全；文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整。档案收集和整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。

4. 制定和完善相关档案管理考核制度，设立奖罚机制，对档案工作考核优秀单位和个人进行表彰和奖励，对档案工作考核不合格的单位和个人给予通报批评。

5. 做好学生档案的查阅、借阅等环节的服务。对收集的学生类档案，进行微机管理，力争输入完整、齐全。并建立与之相对的检索目录。提高快速查找率，方便学生及时查阅。

6.要严格制定查阅、借阅制度。借阅档案人员要遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得在材料上批注、划线、剪裁等。

7.严格毕业生档案的转递工作，学生档案转递应通过机要局寄发或遵照有关规定执行，确保档案运转安全及材料完整。学生档案的转递工作，时间集中且短，流量大，涉及面广，参与的人员多，要设置合理的传递方式和周密的传递环节，严格传递手续，以防毕业生档案丢失。

8.关注学生毕业期间和寻找工作期间的档案管理，加强对毕业生宣传学生档案的重要性，使他们认识到学生由学校踏入社会的同时，意味着学籍档案转为人事档案，提醒学生关注自己档案去处，避免今后给自己造成不必要的麻烦。◆

参考文献：

2008年9月1日起实行新的《高等学校档案管理办法》