新时期电子文件原始性的维护策略

王立玲

摘要：新时期随着信息技术的快速发展，电子文件的出现，为档案工作带来了革新，同时也提出了新的挑战。本文在分析电子文件的特点的基础上，提出了电子文件原始性维护的策略。

关键词：档案 电子文件 原始性 维护策略

一、电子文件原始性

原始性(aboriginality)：一般是指文件的内容和格式等皆未做过任何改动，无论是文件的内在涵义，还是文件的外在风格，都严格地保持了原貌，包括实体形态的原始性和信息内容的原始性。就纸质档案而言，其原始性体现为内容和形式的统一。内容的原始性附着在形式的原始性上，借助于形式的原始性可以证实和确认内容的原始性。在文件的各个基本要素(如载体、内容、格式、字迹、材料以及法定效力的签署、印章等等)中，只要有任何一项发生了变化，其原始性和真实性也就跟着发生了变化。

电子文件的原始性目前在学术界尚无统一的界定。信息时代电子文件原始性的内涵在电子文件最初的物理载体归档后已失去了传统文件归档的保真意义，它的精确复制件在公证措施的保障下可以完全代替原件。即电子文件应以文件所含信息内容的真实、准确为唯一标准，只要它的内容确定是原作者撰写或制作，证明文件所有信息内容没有被篡改，就可以说它是原件而且具有原始性和法律凭证作用。

二、电子文件的特点

1、数字化和非直读性

电子文件从生成、传输到存储都是通过电子计算机实现的。无论是用键盘输入的代码还是直接扫描录人的信息，都是把可识别的文字、声音、图形、图像等输入到计算机中，再转换成数字编码记录到相关载体上。因此，电子文件都以“数字编码”的形式存在。这种“数字编码”是一种客观存在的虚拟物质，肉眼无法直接读取其内容。只有借助计算机软硬件，通过特定的程序解码，将数字编码转换成文字、声音、图形、图像等能为人类感觉器官识别的信息编码形式，并借助相应的硬件设施(如电脑显示屏幕、打印机输出、多媒体输出等)，才能为人识读。离开了电子计算机的软硬件平台，电子文件就既看不见也摸不着。

2、对软硬件的依赖性

电子文件对系统具有与生俱来的依赖性。不同格式的电子文件对运行环境的标准化要求也不同，无论是信息的加工、存储、传递、检索，还是软件的运行、载体的更换等都受到软硬件和各种标准的制约。如果软硬件不兼容，不遵守标准或者标准不规范、不统一，就会出现电子文件在其他设备环境下，或在原设备更新后因不兼容而无法读取，以及不同载体之间难以互换等情况。如果出现了软硬件的故障，影响则更为严重。

3、易改动性

对电子文件进行改动非常方便，并且可以做到不留任何痕迹。无论是在计算机本身形成的预归档的文件还是在网络上传递的电子文件，都很难保证原貌。甚至，就是经过扫描制作的电子档案，也会在还原的过程中失去原始性。更不用说由于病毒等原因导致的变化了。

4、字迹的不特定性

由于办公软件和电子政务软件的普及，无论是谁，只要需要，都可以通过这些软件，用不同的字体、字形、字号，非常方便地将电子文件输出，从而使他人无法从字迹上分辨出原始性。

5、签署技术的不普及性

目前，还不能做到为每一份电子文件盖章或亲自签名。因此，也就很难借助印章或签署的字迹来判断每一份电子文件是否为原件。

三、电子文件原始性的维护策略

1、电子文件原始性维护技术策略

（1）加密技术。在网络通信中，每一个通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方用只有自己知道的解密密钥解密，由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。

（2）光笔签署技术。光笔签署技术是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕上显示出来的“笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样，直观、易于辨认。和纸质文件一样，电子文件的签署可以表示作者对该电子文件的权力和责任，这种技术在电子文件、电子档案管理中具有广泛的应用前景。

（3）身份验证技术。就是给每个合法用户一个用户名和口令，用户访问时，系统会自动对其用户名和口令进行验证。该技术可用于电子文件访问权限的控制，把电子文件的制作、更改、阅览、使用权限控制在适当范围内，可以有效地防止不相关人员随意接触电子档案，提高电子档案的安全性。

2、电子文件原始性管理策略

（1）加强对电子文件制作和管理人员的管理。

电子文件是人工作的产物，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的，因此，对参加电子文件制作和管理的人进行审查是至关重要的。要禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参加电子文件制作和管理工作。要建立一套审查制度，严格把关，这是从源头上保证电子文件原始性、真实性的最关键措施。加强对电子文件制作和管理人员的管理，仅依靠审查制度是不够的，还必须提出严格要求，明确具体管理措施，这是在电子文件制作和处理过程中保证其原始性、真实性的重要措施。另外，还要进行教育，不断地提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，要使他们养成忠于职守的品质，认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

（2）建立电子文件管理的记录系统

纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。

电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于从收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息；对于以存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。◆

参考文献：

[1]彼得·瓦尔纳. 现代档案与文件管理必读[M]. 档案出版社，1992

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[3]李红梅. 电子文件的档案化管理[J]. 一重技术，2007,(3)

[4]杨克萍. 电子档案原始性规范管理刻不容缓[J]. 兰台世界，2008,(6)