会议也需要管理——当好主持人

子　荷

能管理好员工，但你能管理好会议吗？也许，这本来就是一回事。

多数时候，部门会议的主持人就是部门主管本人。但是，主管们，你是否真正知道，主持人的责任有多重大？

沟通漏斗可以告诉你：如果一个人心里想的是100%，那嘴上说的就是80%，别人听到的则只有60%，别人听懂的变成40%，而别人行动，最后只有20%。

沟通的效率是如此之少……而即便这20%是否能保证，还系于主持人。主持人能否引导大家真的说出80%，又能让其他人真的听懂40%？主持人究竟需要怎样的管理会议技巧？

其实很简单，那就是“听”和“说”。

你会“听”吗？

每个人都会听，但对主持人来说，要做的是真正“中立”地听。把自己的思想、期待、成见和愿望暂时全部抛弃，全神贯注地来理解讲话者的内容，和他一起去体验，感受整个过程。这可是一种管理技巧。要知道这看似简单，实际上你未必能做得到。

倾听本身就是一种互动。来点儿眼神的碰撞，点头，简短的“不错”、“是的”等小反馈，或者把身子稍微前倾，如此可以增强对方的被尊重感，激发他的发言热情。

最关键的则是重复和总结。重复和总结既是对发言者最有效的反馈，也有助于帮助大家准确理解发言者的意思，提高沟通效果。

倾听还是一个排除“杂质”的过程。比如：有些发言者天生就是个“跑偏的人”。他可能在讲与主题无关的故事，很久才进入主题，或者讲得太模糊。还有些人则喜欢攻击别人，总是给予消极的意见。主持人真正去全神贯注地听，就会迅速发现这些偏离点，马上采取对策，比如：给予一些非语言性的暗示，低头看看手表，或者提议“能给点具体的建议吗”。

非常常见的情况还有上边开大会，下边开小会。一旦出现这种情况，最有效的办法是主持人“不说”，示意发言者也“不说”，想想看什么效果？会场突然安静下来，开小会的人自然就不开了。

“说”的技巧

除了听，当然还要说。

一个很重要的说话技巧是探询。员工发言常常是不假思索的，或者过于激动或者表达能力欠佳，往往使其他人不知所云。这时候主持人要了解他的真实意见，例如：“那结果怎么样呢？”“你能再给我们讲清楚一点吗？”不过，探询之后并未结束。在发言者回答之后，主持人还需要继续呼应确认，比如：“我明白你的意思了”，“我认为问题是……”如此，一个完整的沟通过程才算完成。

会议中，总难免有反对意见。对反对意见，主持人尤其要确保自己和大家都明白。这时候可以采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况。例如：“刚才某某的发言大家都清楚了吗？”或者说：“你刚才是说的这个意思，对吗？”在测试之后，再把大家的意见集中，例如：“刚才大家讨论得非常好，我来总结一下你们说的是一、二、三……”使与会者一目了然。

在会议中，把大家的意见集中是主持人的一项重要功能。这也是需要很高技巧的。在会议进行到一个小阶段时，主持人需要将大家表达的思想按照层次逐级归纳，从低到高，并引导大家达成一致；下一个阶段也如此，再引导大家进一步达成一致，如此递进，最终达成整个会议的一致。在这个过程中，也有几句常用的说法可以借鉴，例如：“现在第一个问题讨论完了，接着我们再进一步，第二个问题你怎么看？”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢？”

最后需要强调的是，一旦发现会议中有人在打瞌睡，就要考虑会议是不是进行得太长了？这时候可以休息五分钟，或者把会议议程加快。

还有一个来自西方企业的观点：主管不能主导会议。主管只是会议的参加者之一，但他仍然拥有其他权力和职责，包括做最后的决策。此点也供主管们参考。管理

责任编辑：晓 庄