浅议高校电算化会计档案管理

【摘 要】 本文分析了高校电算化会计档案管理的制度不健全、认识不充分和保管意识的缺乏等方面问题，对进一步健全高校电算化会计档案管理制度提出建议：1、建立健全高校电算化会计档案管理制度；2、增强高校电算化会计档案的管理意识；3、提高高校电算化会计档案人员的素质；4、提高高校电算化会计档案的利用率。

【关键词】 电算化；会计档案；问题；措施

会计档案是重要的经济档案，随着高校会计电算化技术的广泛应用，会计信息系统发生了质的变革，同时也产生了大量的电算化会计档案，高校应切实加强电算化会计档案管理工作，以适应电算化后会计档案工作的发展需要。

一、高校电算化会计档案的特点

1、保存内容广泛

根据财政部国家档案局财会字［1998］32号文件，1999年1月1日起实施的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案。从制度上确立了电算化会计档案是双重会计档案载体。实行会计电算化后形成的会计档案，除了传统概论上的纸质会计档案，还包括存储在计算机硬盘、光盘等存储介质中的会计数据和相应电算化环境下的财务软件系统等。

2、表现形式特殊

传统的会计档案直观性强，主要以书面纸质形式保存，可以不借助任何技术手段而直接查看会计信息，但记录信息量低，占用空间大，数据查找不便且不容易保管。电算化会计档案，必须在特定的计算机硬件和软件环境下才能使用，对计算机系统的依赖性很强，但记录信息量大，占用空间小，数据查询简单方便且容易保管。

3、保管条件较高

电算化会计档案存储介质十分精密，电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失。另外，由于电算化会计档案集中存储在计算机硬盘、光盘和磁性等存储介质中，如果未安全保存，电子数据会非常容易被修改，很难判断其原始性，需要提高安全保管意识和做好保密措施。

4、时间长版本多

随着高校会计电算化程度的深入和使用使用时间的推移，不同财务软件和版本越来越多，需要高校财务部门结合工作实际，精心组织，科学规划，选择合适的财务软件，保证财务软件工作前后衔接一致和会计档案的科学管理。

二、目前高校电算化会计档案管理存在的问题

1、高校电算化会计档案管理制度不健全

尽管高校会计电算化程度日益提高，会计核算效率和监督职能进一步加强，但是，许多高校财务档案管理部门却没有针对会计电算化后会计档案出现的新情况、新问题，建立完善的会计档案保存制度和办法，也没有明确制定相关约束档案管理的岗位职责和管理要求，从而导致部分会计档案未完整保存，或者会计档案泄密、人为损坏。

2、高校档案管理者对电算化会计档案认识不充分

目前，高校财务管理部门已基本实现会计电算化，但实现程度仍然不高。这主要体现在高校会计电算化工作更多注重的是输出书面形式的会计数据，如记账凭证、会计账簿和会计报表等，对于会计电算化过程中产生的电子文档则没有给予充分的重视，认为电子文档只是财务运行的中间环节，纸质的会计资料才是最终的会计结果。这就造成大量电子文档及相关软件系统载体未能及时保存，会计信息数据不完整，再次查询时仍停留在传统的会计档案查询水平。

3、缺少计算机维护和电子档案保管意识

电算化环境下的档案管理涉及软件、系统安全及维护等专业问题，但部分高校仅对现有会计人员进行一定的培训，就负责计算机和财务软件系统的管理，尽管能够基本保证财务工作的需要，但是，计算机及软件系统的管理和维护对他们而言就十分陌生，不可避免地导致管理低效。另外，由于传统会计核算影响，高校会计人员仅将会计电算化看作自动运算的工具，忽视了它所包含的管理分析、预测和决策等功能，导致从心理上缺乏对会计电算化档案的管理；同时，电算化档案管理也未能引起相关领导的足够重视，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，弱化了对电子文档等相关电子档案的归档和保管。

4、高校电算化会计档案管理缺少相关人才

电算化会计档案管理除要求会计人员具备进行传统会计档案管理的相关知识，还需要掌握相当程度的网络操作和信息处理能力，比如office办公软件、财务软件系统后台数据库和财务系统局域网等，特别是高校会计档案管理人员还要负责会计档案查询工作，拥有会计档案管理知识和计算机知识将极大提高管理水平和效率，但是，大部分高校会计档案管理缺乏这类复合型人才，制约了电算化会计档案管理工作的开展。

三、加强高校电算化会计档案管理的措施

1、建立健全高校电算化会计档案管理制度

根据《会计档案管理办法》、《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》等法律法规，制定和完善符合新环境下的高校电算化会计档案管理制度，特别是要建立授权操作制度，实行岗位专人专职制度，根据责、权、利、效相结合的原则，对不同岗位赋予不同权限，在会计电子档案管理中负有不同职责，采取不相容职责相分离措施，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。健全档案归档、档案查阅、档案目录登记和鉴定销毁管理制度，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。

2、增强高校电算化会计档案的管理意识

高校必须加大教育学习力度，让财务工作人员和档案管理人员充分认识到电算化会计档案的重要意义和作用，明确电算化档案的范围和内容，特别是相关领导要加强对电算化档案的管理意识，保证电算化会计档案的及时、完整归档，安全、高效使用。

3、提高高校电算化会计档案人员的素质

随着高校会计电算化程度的不断深入，会计档案管理人员除了具备传统的会计档案管理专业知识，还必须具备电算化基础知识、计算机软、硬件和信息系统知识，以及具备较高的计算机操作技能。一方面，要对在职的会计档案管理人员进行电算化会计档案管理培训，提高其技术水平和处理能力；另一方面，高校会计档案管理部门要有意识地引进具备会计学、计算机、档案学和管理学等多方面知识的电算化会计档案管理复合型人才，为提高高校电算化会计档案管理工作奠定基础。

4、提高高校电算化会计档案的利用率

传统会计档案管理工作存在“重保管、轻利用”现象，主要是受技术手段的影响。在电算化环境下，电算化会计档案通过“电子数据和纸质数据的双渠道收集、整理和保管”的管理措施，有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。高校应充分利用现代化计算机技术和信息技术，建立会计档案信息资源系统机制，通过对会计档案信息资源的分析和整理，获得对决策具有重要参考价值的信息，充分发挥高校电算化会计档案管理的积极作用。

【参考文献】

［1］ 邓漓虹．浅谈高校电算化会计档案管理工作［J］．商业经济，2008（6）．

［2］ 蔡亦农．电算化环境下的会计档案管理［J］．中国农业会计，2008（1）．

【作者简介】

钱秀峰（1982-）男，陕西汉中人，宝鸡文理学院财务处助理工程师．