加强企业档案保密工作的几点思考

韦红庆

随着我国经济体制改革的深入和社会主义市场经济体制的建立和发展，国有大中型企业已成为市场竞争的主体。一些企业为了求生存、求发展，为了击败对手，想方设法窃取对方技术，因此，企业档案的保密及管理工作日显重要。企业的档案工作者及全体员工肩负着保护企业秘密的重任，只有做好企业档案的保密与管理，才能有效保护企业的利益，增强企业的竞争力，促进企业的生存与发展。

1加强宣传教育，增强保密意识

企业应该从本单位档案保密及管理工作的实际情况出发，采取多种形式大力宣传《档案法》、《保密法》、《合同法》、《专利法》和《反不正当竞争法》等有关法律法规，开展保密知识专题培训教育活动，使企业领导、涉密人员和专业技术人员充分认识档案保密及管理工作的极端重要性，提高保密法制观念、保密责任意识，严格遵守和执行保密法律法规的自觉性。要通过教育提高他们对保守企业秘密重要性的认识度，从而牢固树立起四种观念：一是树立企业秘密就是效益的观念：二是树立企业保密就是“保发展”的观念：三是树立企业保密不仅是维护国家利益，而且也是保企业和职工自身利益的观念：四是保守企业秘密是每个员工的义务的观念，从而增强责任感和“自我保护”意识，提高保守企业秘密的自觉性。

2做好档案的定密与调整工作

企业档案保密期限，表示该类秘密事项在其确定的期限内，受国家相关保密法律、法规的保护，有法律效力的时限。《中华人民共和国保密法》第九条规定，我国国家秘密的密级分为“绝密、机密、秘密”三个等级，除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。正确的定密，是做好档案资料保密工作的重要环节，保管的密级档案在授权机关未做出解密前，档案管理部门不得擅自决定解密和随意对外提供。

档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总趋势是降密直至解密。所以我们也应积极配合保密部门跟随其内容性质的变化，重新对密级进行评定，确定正确的密级。其正确的定密，有利于我们的档案管理，更有利于管理工作中的保密。健全档案保密制度，重点应建立以下三个制度：一是建立调整或划定密期限制度，以便届满自行解密或调整密级程度：二是与保密工作部门加强工作和业务联系，建立调密通知单制度，要求其对保密期间提前解密或发生升降变化的密级档案文件，要下发通知单告知档案馆、室，以便档案管理部门衔接工作，及时掌握，适时变动；三是建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

3加强企业涉密档案的管理

首先，做好档案库房管理中的保密工作。档案库房应按照国家有关规定单独兴建，库房门窗等应用防盗网专门加固，以防盗窃，应尽量做到库房、办公室、阅览室“三分开”。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的档案管理制度，无关人员禁止入内，从保管条件上确保密级档案的安全。

其次，加强制度建设。涉密档案的阅览、外借、复印、销毁等应建立严格的规章制度，提供利用时必须指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

同时，提高密级档案管理人员的素质。密级档案管理人员具有特殊的地位和身份，他们对保守国家的秘密有比一般工作人员更为重大的责任，因此涉密档案保密工作好与坏，管理人员素质是个关键。要选配政治强、业务精、责任心强的人员管理涉密档案资料，明确其职责和应遵守的纪律，做到不坏、不丟、不散、不乱，即不因各种不利因素而使档案损坏，不因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不因档案的分散保管而使档案管理不便，要求档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。

4处理好档案保密与利用的关系

保守国家秘密是每个公民应尽的义务，更是档案管理人员的神圣职责。档案开发利用工作是一项政策性很强的工作，过宽容易造成泄密，过窄就达不到为企业发展服务的目的，这就要求我们在档案开发利用前区分好开放利用与控制的范围，开放档案是为了发挥档案的作用，更好地为国家、企业的经济建设服务：保密是为了防止信息传播以后，损害国家和企业的利益，二者从根本上是一致的。在处理两者的关系时，既要重视国家、企业的安全和利益，又要有利于市场经济发展的需要。提供利用档案、开发档案信息资源，是为了发挥档案应有的作用，档案外借、提供档案复制件、出具档案证明、办理函调档案业务和出版公布档案等，凡是损害国家和企业利益的要严格控制。

企业作为市场竞争的主体，保护商业和技术秘密，将成为企业核心竞争力的根本保证，每个企业都应根据各自的特点，制定出比较完善的保护商业和技术秘密的措施，并在企业严格落实执行。这些措施的落实，有利于企业在参与国际竞争中获得主动权，提高经济效益。