关于国家档案资源优化配置的对话

黄存勋　王　萍

摘要：本文对于国家档案资源建设问题，从四个方面进行了深入探讨：1、国家档案资源是否应该包括非国有档案?2、国家档案资源建设是否应该面向公众?3、档案馆(室)如何实现合理布局?4、国家档案资源配置如何实现整体优化?

关键词：国家档案资源档案馆(室)布局优化配置

1国家档案资源是否应该包括非国有档案

黄存勋：什么是国家档案资源呢?我认为，国家档案资源是在一个国家范围内，过去、现在和将来，所有组织(含国家机构和其他社会组织)和个人形成的，对国家和社会有保存价值的档案的总和。它的形成主体，包括各种类型的社会组织，无论是国家机构、政党社团、企业事业单位，还是其他社会组织，无论是国有国管的，还是私有民办的都可以，只要它们形成的档案对国家、社会和广大公众有保存价值，就应该纳入国家档案资源的范围。对于自然人也是一样，只要符合上述价值标准，他们形成的档案也可以纳入国家档案资源的范围。

在这里，首先必须突破所有制壁垒，把国有和非国有的档案都纳入关注的视野。对于上个世纪50年代从苏联舶来的那个国家档案全宗理论要有必要的分析和反思。该理论的核心是强调一切档案都归国家所有，由国家及国家指定的机构直接管理。即一切档案都应该“国有国管”。它在长时期内之所以行得通，盖源于当时单一的国家所有制和计划经济体制。在当时的经济体制下，该理论有其存在的合理性，但由此带来的种种弊端，例如简单化、一刀切、偏爱行政命令、统得过死、管得过多等等，已经开始在档案工作中显现出来。

今天，在社会主义市场经济条件下，民营企业在经济总量中已经占有了过半的份额，这些企业所形成档案的非国有性质已经为法律所认可。国家档案全宗理论显然已经过时，既然如此，那就必须有一种更为科学合理的理论来取代它。个人认为，国家档案资源建设理论就是这样的新理论，这个新理论既是对旧理论过时部分的否定，又是对旧理论中某些合理成分的发展。换言之，新理论是对旧理论的合理扬弃。

强调新理论有很明显和直接的现实意义。其重要意义之一，就是要把民营企业的建档工作、档案资源建设工作，纳入国家档案资源建设的范畴。因为国家档案资源不仅包括国有档案，也包括大量非国有档案。

王萍：新时期民营企业的经济和社会活动丰富而生动，作为其活动轨迹的记录和凝结物的民营档案，记录着中国多元化实体经济发展的历史，也与除民营企业以外的其他所有制经济实体形成的档案一道，见证着中国社会如春潮涌动的蓬勃进程，从文化和社会学的意义来讲，它天然地是国家档案资源的组成分子，理应纳入国家档案资源建设的框架和体系。就力保国家档案资源建设的丰富性和完整性而言，这样的纳入和统筹当是题中应有之义。对于这个问题，英国知识管理专家阿诺，克蓝斯朵夫也曾指出：重视、保存与善用组织记忆绝对是政府与产业界必须严肃面对的重要课题。组织记忆介于显性信息与隐性信息之间，大多数人认为它是公司文献的记录、信息或是企业资料。其实，相当一部分根本未被收录在组织文件当中。但是对于纳入和统筹的理解，建设方和资源提供者须处于共同的意识空间内，才能就统筹的方式和执行标准达成共识，民营企业的档案首先和首要的任务是服务于企业的生产经营活动，其形成过程和管理方法普遍带有灵活性和较强烈的实用性倾向，加之围绕民营企业生产经营活动而形成的民营档案，其内容和形式都与主要由党、政公务文书转化而成的档案馆藏有较大差别，如果因将民营企业档案工作纳入国家档案资源建设的范畴而以行政命令推行，会不会侵犯企业的合法权益，加重企业的负担呢?

黄存勋：你的担心是有道理的。要解决这个问题，我觉得，需要避免以下两种倾向：

第一种倾向是民营企业不知道找谁提供档案工作方面的指导与服务，档案行政管理部门则不敢，或者不愿意干预和介人民营企业的档案工作。双方都存在一些阻碍沟通与合作的顾虑。要消除顾虑，首先必须解决两个问题：

1对于民营企业的档案工作，档案行政管理部门是否具有引导和服务的责任或者说义务呢?我想，回答应该是肯定的。各级档案行政管理部门的基本职责，就是主管本行政区域的档案事业。民营企业的经营与发展既然是整个国家经济、社会发展不可分割的部分，这些企业的档案工作理所当然应该是档案事业的一部分，对他们进行引导与服务就是顺理成章的事情。行政管理人员是由财政经费供养，为国家、社会和公众服务的公务员。财政经费说到底主要是由纳税人、由企业提供的。为企业包括民营企业提供相关服务正是档案行政管理部门份内不可推卸的责任与义务。

2对于民营企业的档案工作，档案行政管理部门是否有权依法进行必要的干预或者说适度监管呢?我想，回答也应该是肯定的。这种干预。不仅中国有。外国也有。例如，《法兰西共和国档案法》就专列了一章对私人档案的国家干预问题作了详尽规定，包括对那些“由于具有历史意义而涉及公共利益的私人档案”依法登记、禁止销毁、未经档案管理部门批准不得修改、出口须经批准并接受管制等。无论是否登记的私人档案，公卖过程都要接受档案管理部门的监管。在我国，《刑法》、《会计法》等法律和工商、税收管理方面的法规规章，也都对维护相关档案的真实与完整，作了明确规定。民营企业档案的所有权和处置权当然应该归属于形成这些档案的企业，但这些档案如果对国家和社会有保存价值，其存毁关系公共利益的话，就有必要对它们的形成和管理过程进行必要而适度地监管，换言之，档案行政管理部门既要充分尊重民营企业对档案的所有权、处置权和直接管理权，也不能够放弃依法监管权。

第二种倾向是侵犯民营企业在档案工作方面的自主管理权利。必须明确，自主管理是档案所有者的合法权利。依法适度监管不能异化为对民营企业档案工作内部体制和具体管理方法过多地指手画脚，过度地强求一律。例如，集中统一管理是现代档案管理的重要原则，实施这个原则既有利于维护档案完整与安全，提高管理水平，又便于各方面对档案的利用。但是，集中程度绝非越高越好。在不同的民营企业，由于所在行业、发展阶段、规模实力、科技创新能力、管理水平和利用需求差异的诸多实际情况，分别采取了全部档案集中统一管理、分层级集中管理、按部门集中管理、按门类集中管理、委托寄存、部分档案管理业务外包等办法，还有的实施了更高层次的现行文件与档案一体化管理、档案与情报资料等其他信息资源一体化管理。诸多管理体制，在一定条件下都有其存在的合理性，不能够简单沿用行政命令的手段去强求企业改变。

就现实情况看，据我个人调查，确有一部分民营企业档案集中程度偏低，需要进一步提高集中程度，但这种提高只能是在企业自愿的前提下才能实施。不要急于求成，更不能强迫命令。档案信息化

的实施，文书档案的整理是继续组卷还是按文件级进行，这些问题，也都应该由企业自主选择和决定。

总之，民营企业档案工作要发展，档案行政管理部门有责任提供引导和服务，民营企业则应该理直气壮、因企制宜地自主管理。在自主管理前提下，依法适度监管也是必要的。

王萍：看来介入是在所难免了。只是针对姓“公”还是姓“私”的企业档案工作，到底应该介入到工作的哪一个层面，如何把握既不统得太死又不放得太宽的度量标准，甚至具体工作中有没有摸索出这种理论上适度的又具有可操作性的标准用于民营企业的档案指导工作?个人认为，档案学者、档案行政管理部门应在实际调研的基础上，优选具有标本意义的民营企业。三方应分别从理论层面、管理体制层面和实践层面挖掘问题，厘清思路，建构合理的档案管理模式，为全国众多民营企业的档案工作提供一种尽可能标准化的解决方案和范式，

黄存勋：我还有一个想法，就是觉得尊重企业自主管理权利的思路，同样适用于国有企业，包括国有独资和国有控股的企业。也就是说，只有坚持实事求是、因企制宜，才有利于企业档案工作(包括国有企业档案工作)更好地为企业的生存与发展服务。而优质服务，正是企业档案工作更快发展的内在动力。这是调研民营企业档案工作给我的一个重要启示。

当然，国有企业档案工作的自主管理与民营企业还是有区别的，因为国有企业档案的所有权属于国家和全民，是国家和人民的财富，企业和档案行政管理部门双方都有责任和义务确保这些财富的完整与安全。档案行政管理部门的介入程度可以更高一些，但这种介入，同样应该是在企业自主管理前提下依法进行，不要对企业的具体管理方法干预过多，不要成为企业档案工作健康发展的干扰和负担。

还想讲一点，就是国有企业与民营企业的档案工作经验可以优势互补、取长补短、相互学习。在长期的档案工作规范化、标准化、信息化实践中，很多国有企业积累了丰富的经验，现代化程度相对比较高，对于起步阶段的民营企业档案工作有重要的示范作用和借鉴意义。民营企业在档案工作中则有体制和机制灵活、不搞花架子、更能务实创新的优势。两个方面应该有更多的沟通、交流与合作。

2国家档案资源建设是否应该面向公众

黄存勋：有人认为：“档案文化永远只是小众文化，再过几辈子也成不了大众文化”。我觉得，这个意见恐怕是过于武断了，持“小众文化”观点者的立论依据是市场细分理论，即“任何文化产品的市场需求都是细分的、分层次的、有特定对象的”。这话当然没有错，但却不可能引申出“档案文化永远只是小众文化”的结论。

个人认为，国家档案资源建设的出发点和归宿，应该是大众文化，或者准确地说，应该面向公众，决不应该止步于“小众文化”。这样说的理由至少有以下几点：

1从档案的来源及形成、管理和利用过程看，档案现象是一种普遍的社会现象，任何社会组织和个人都可能形成档案。都要与档案打交道。只要生活在现实社会中，谁都不可能与档案绝缘。户籍、学籍、产籍、原始凭证、产品说明书等等，不都是档案吗?

2从档案的利用需求看，有哪个社会组织或者个人没有这方面的需求呢?

3从国家档案馆建设和国家档案资源建设的现状看，虽然已经有了巨大的进步与发展，但在某些地方确实还存在档案移交单位比较偏重于党政机关、馆藏结构比较偏重于文书档案、公众利用国家档案馆开放档案的方便程度有待进一步提高一类问题。但存在问题并不等于听任这些问题“永远”合理、“永远”继续，恰恰相反，公共档案馆和国家档案资源建设的重要课题，正是要合法有序地逐步解决这些问题。

国家档案馆改革与发展的重要方向之一，就是要转变为真正向公众开放、为公众服务的公共档案馆。完整意义上的数字档案馆，也必然是向公众开放的公共档案馆。国家档案资源建设最重要的前提和方向，就是面向公众，把更多来自公众(包括各类社会组织和个人)的档案收藏好、保管好，向公众提供更有效、更方便、更快捷、更丰富的档案服务。

在确保国家秘密、商业秘密、个人隐私安全，确保知识产权等当事人的合法权益得到保障的前提下。要把依法应当公开的形成时间满30年的历史档案，可以随时向公众开放的经济、科学、技术、文化等类馆藏档案，依法已经公开的现行文件，都纳入开放的范围。

总之，不能因为某些档案馆在公共档案馆建设的道路上还需要继续努力，需要继续克服较多关注“小众”而忽视公众的问题，就把“档案文化”定位为“小众文化”。从某种意义上讲，这个问题，其实关系到国家档案资源建设的基本导向。强调国家档案资源建设的公众本位、社会本位、人民本位，强调国家档案资源建设要以服务公众为导向。也就是在档案工作中坚持“以人为本”的方向。

王萍：谈到这个问题，我有一点想法。在中国内地，档案媒介的受众学术化、行政化、小众化确实是不争的事实。如果从传播学的角度来观照这个现象，或许会得出新鲜的观察视角和结论。

传播学界有句名言：“重要的是不要看媒体对大众做了什么，而是要看大众对媒体做了什么。”换言之，即大众对媒体传播的内容有什么样的接受期待。传播学者McQuau等人指出，媒介的功能在于以不同的方式提供属于／针对如下需求的各种满足：1消遣娱乐。媒介提供的材料被人们用来“逃避”或避开例行公事——比如工作上的事务，以及各种各样直面与限制自己的问题。这样一来，媒介就使人们获得情感的宣泄，并从这些以及其他限制中获得解脱，即使是暂时的。2人际关系。媒介提供的材料可以满足人们结伴与结群的需求。3个人认同。媒介产品可被象征地用于探究、挑战、调整或确认个体的认同感与自我感，包括对自我、自我的情景意识、同媒介情景相连的种种价值与看法以及种种事态所做的比较。4监视。媒介提供的材料可满足有关身边社会与远方世界的信息需求：关于种种问题与事件的信息，都直接与间接地影响着个人的生活。虽然媒介种类繁复且受众各异，每种媒介都被理解为在提供一套独一无二的内容与属性，产生不同种类与不同范围的满足。

就档案媒介而言，第一，以档案记录的史料和内容为蓝本改编的小说、电视剧等文化产品，以其比一般艺术创作更真实的情节铺陈和历史的厚重感成为文化娱乐产品中新鲜的看点。第二，记录个人和家庭生活足迹的民生档案，在提供个人认同方面更是有先天的优势，如果说传统的大众传媒如报纸、杂志、广播、电视所传播的内容为受众提供了自我评估和定位的途径，受众通过对媒介中出现的某种形象或某类群体的认同而产生了归属感，这种归属感也先天地具有虚拟性，只在精神世界中存在。而包括族谱档案在内的家庭档案则能为你清晰地描述家族发展的支系和脉络，描画具有亲缘关系的族人的日常生活，由于血缘的相近，这日常生活

不再与你无关，而成为个人定位的坐标，提供一种温暖的、真切的根源感和归属感，从而完成人生道路中提供精神动力的重要的个人认同。第三，通过档案媒介可以有效地监视过去和当下社会。

就档案的媒介功能而言，除了在人际关系的建构上，档案似乎显得有些无能为力，因受众与档案的接触更多地表现为一种内向性的个体行为，但就其他三个功能来看，档案媒介因其独有的本源性、记录性和真实性，取得了非常明显的比较优势。至于在早已进入媒介社会的今天，在媒介特别是大众传媒正以强势姿态全面介入传播领域、大众文化领域和社会生活之时，档案为什么这样的沉默和被边缘化?其中的原由值得深思。

黄存勋：国家档案局局长杨冬权提出：“建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系，是以人为本思想对档案工作提出的新要求，是科学发展的形势给档案工作提出的新任务，是对我国档案工作实践新趋势的新总结，也是对以往档案工作体系薄弱方面的新加强。各级档案部门要把建设‘两个体系作为贯彻落实科学发展观的重要抓手，全方位推进”。个人理解，这里提出的建设“两个体系”的要求，正是国家档案资源建设的基本要求。国家档案资源的来源、结构和内容，要能够“覆盖人民群众”建设小康社会的多姿多彩、雄浑壮阔的原生态，国家档案资源的优化配置、深度开发与进一步开放，努力的目标也是要“方便人民群众的档案利用”。说到底，就是要在资源体系和利用体系两个方面都做到面向公众。

改革开放30年以来，档案工作在面向公众方面所取得的长足进展可以说是有目共睹、有口皆碑的。但是，与时代的进步和公众的呼声相比较，还是有一些不尽如人意处，需要继续强调这方面的要求。

王萍：我认为，矫枉无需过正。不可否认，档案是国家的权力话语，其形成和保存都主要是为了维护统治阶级实施权力的正当性并保障权力实施过程的顺畅。不论国家的意识形态如何，为当权者服务是档案形成和积累的原始动力。那么，中国国家档案资源为中心工作、为党和国家服务在任何时候都是必须坚持的。

黄存勋：在国家档案资源建设的方向上，我之所以强调面向公众，是觉得我们档案工作者应该有更强烈的公众意识、平民意识、为人民服务的意识、维护社会公平与正义的意识。这样，国家档案资源建设才能够真正与改革发展和社会进步的潮流同步。如果停留于“精英”意识、“小众”意识，国家档案资源优化配置与深度开发的目标就难以实现。

加拿大档案学者T·库克1996年在第13届国际档案大会上的著名报告中强调：“由于坚信档案应当反映产生它们的社会……档案理论的思想基础发生了另一根本变化——从一个国家的理论发展到一种全社会的理论。”他指出：在过去的时代，“档案事业在传统上是由一个国家建立，为这个国家服务，作为该国统治机构和机构文件的组成部分。档案理论因此在国家理论、模式和概念中建立了合法地位。现在情况不同了。20世纪末期公众对档案的认识，或至少对用纳税资金建立起来的档案馆的认识已发生了根本变化，即档案现在是‘属于人民、为人民服务、甚至通常由人民管理。我们的‘记忆宫殿是为人民，而不是为国王服务的。极少数公民会同意将他们交纳的大量税金用于资助其馆藏大多反映政府官僚活动的档案馆。在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人权益，而且更多地还应为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”他更尖锐地指出：“但是，档案人员通常较迟地认识到这一变化，在论述档案原则和实践时也较慢地认识到从‘国家模式转变到‘社会模式。因此，近年来档案论述中的激烈争议大多表现为传统的国家范例与更新的社会范例之间的冲突。”库克的论述当然有其片面和不足，但他强调通过“社会模式”“为人民服务”的思路，至少是不应忽视的。

3档案馆(室)如何实现合理布局

黄存勋：国家档案资源优化配置的前提，应该是档案馆、室网络的合理布局。在这方面。首先需要注意区分内部档案机构(习惯简称为档案室)与公共档案馆在功能定位方面的重大差异，不能简单套用公共档案馆的标准去衡量档案室工作，更不能搬用档案室建设的传统思路来建设公共档案馆。换言之，就是要准确把握档案室、馆功能定位差。

内部档案机构工作的重点应该是管理、开发和提供利用现行机关档案即半现行文件，主要服务于本单位的各项工作。在对所管档案进行开发时，应该着重挖掘它们为现实活动服务的现行价值，对本单位有用的第一价值。

当然，现在情况有了一些新变化。例如，在《政府信息公开条例》已经正式实施的背景下，正在修订和征求意见过程中的新的机关档案工作条例提出，机关在行使社会管理职能过程中形成的与公民、法人和其他社会组织的人身权益、财产权益直接相关的档案，应当允许当事人查阅利用。机关已向社会公开的政府信息，应依法对公民、法人和其他组织提供档案信息查阅。这就在一定程度上实现了机关档案室向公众的有限制开放。

公共档案馆的性质、地位和职能则与内部档案机构有根本的差异。作为集中管理档案的独立的文化事业和公益事业机构，公共档案馆理所当然地应该把维护国家档案资源整体的完整、安全和优化，把面向社会、面向公众提高开放性档案服务，作为自己工作的重点。

要从构建社会主义和谐社会和整合国家档案资源的高度，论证和设计国家档案馆网设置与布局的总体方案。

总体上，国家档案馆网的建设，应该以国家档案行政管理部门为指挥中枢，以中央级、省级和大城市综合档案馆为核心和枢纽，以市(地、州)级和县(区)级综合档案馆为主干，以各级各类专业、专门、部门档案馆为侧翼，以企业、事业单位档案馆为重要方面，以内部档案机构、文件中心与联合档案室为提供档案资源的基地，以档案托管与咨询服务机构为补充，构成一个覆盖全国的既集中统一、相互协作，又类型多样、各有分工的网络体系。

王萍：作为理想的和在理论上持续探讨的档案资源网络体系建设，上述构想可以说基本覆盖了中国目前所有的档案管理实体单位，蓝图很美好，但涉及到如此多有不同归属、不同服务对象、不同利益诉求的档案管理实体单位，在实施细则上，如何做到“档网恢恢，疏而不漏?”如何做到既在宏观层面上掌控布局、尽量减少冗余、减少资源重复建设，又在微观层面上不遗弃可以“折射太阳光辉的”那一滴水，即小单位、小利益集团直至公民个体形成的档案信息资源呢?

黄存勋：要正确处理不同类型档案馆互补互联问题：

1正确处理综合档案馆与专业、专门、部门档案馆的关系，实现综合档案馆与专业档案馆馆藏范围的合理分工及二者关系的协调。在这方面，主要存在两种意见：一种是主张将部分专业档案馆并入地方综合档案馆，在同一行政区划内实施“大档案