电子仪表企业采购管理系统设计与流程分析

摘要：信息化是现代企业管理的重要手段之一，文章基于威胜电子ERP项目，重点论述了该系统中的采购管理系统的设计思想、系统特点，并介绍了该采购管理系统在威胜电子集团公司的应用情况。

关键词：ERP；业务流程；采购申请

中图分类号：TP399文献标识码：A

文章编号：1674-1145（2009）08-0170-02

一、威胜电子的营运情况

威胜集团是中国领先的能源计量设备、系统和服务的供应商，于2005年12月在香港主板上市（股票代码HK3393），是中国首家在境外上市的能源计量与管理专业集团。公司与清华大学、浙江大学等多家高校广泛开展“产、学、研”合作，并于2002年在行业内首家建立了企业博士后工作站。公司每年将营业收入的5%投入到研发和技术创新方面，以保持行业技术与产品领先的实力。截至2008年，集团有员工逾2500人，总资产达20亿元人民币，销售收入逾16亿元人民币。

威胜公司是典型的离散型研发和装配制造企业，公司主要以研制生产电子仪表产品为主。生产类型为多品种少批量生产。生产方式以订货生产和备货生产相结合的方式进行。产品特点是结构复杂、技术要求高，制造难度大。采购供应商大多在沿海地区，有些在国外，采购周期比较长。

根据威胜整个业务流程以及采购管理需求的分析，现把其采购管理业务常规需求归纳如下：

1．采购申请单管理；

2．采购计划管理；

3．采购订单管理；

4．采购进货管理；

5．采购退货处理；

6．合同评审流程；

7．供应商管理；

8．采购综合报表管理。

公司的采购职能由物流中心担当。在实施ERP之前是由几个产品线各自分别采购，在实施ERP过程中，把各产品线进行的合并营运，包括威胜电子、能源子公司、信息子公司、威铭子公司等。采购部门的职责是负责威胜集团所有材料和备品备件的采购。

二、采购管理系统的实施要点

（一）系统需求

威胜在建立以SAP产品为核心的ERP系统以前，信息“孤岛”林立导致数据采集的速度和一致性不能满足企业的发展。

1．财务、生产和物流是威胜运营的重要环节，也是威胜建立领先信息体系的首要需求。

2．威胜的第二项需求就是要提高准时交货率，降低库存、提高生产效率。

物流和营销环节是威胜关注的焦点。销售环节直接影响其生产策略和财务策略，同时也为企业制定阶段性的战略发展策略提供了依据。在企业的信息交流、素质培训、协同工作等方面，威胜也急需强化，总之威胜的需求是多方面和全方位的。

（二）系统功能模块划分

ERP系统以生产计划流为主线，分物料管理（含采购管理和库存管理）、生产管理、销售管理、质量管理、成本控制和财务管理6个子系统。各个系统协同运行，子系统之间数据高度共享。其中采购管理系统不仅要能处理ERP主计划提出的采购要求并及时反馈执行情况，还要提供对供需链管理的相关支持。采购过程中伴随着相应的物流、资金流和信息流。

三、总体的业务需求

1．对于生产、维修以及办公等需要的材料、备件、以及办公用品，由需料单位直接在系统内提报需求计划，以缩短沟通途径，提高整个提报过程的效率，减少人工重复工作。采购部门的计划员需针对月度需料情况进行计划的平衡和汇总，形成物资的采购申请计划。

2．对于不同的物资类别，以及不同的需求性质如生产维修、大中修、项目等必须有不同的审批路径。

3．对于部分材料及通用备品备件采用库存最大、最小计划，记录物料的最高最低储备定额，有效控制库存水平，能够查询请购明细及汇总、库存明细及汇总等信息。

（一）采购业务流程

采购管理流程经过几次的改造和优化，已经形成一个比较成熟和完善科学管理体系，并且采用了相对比较完善的计算机信息管理系统来完成采购任务。原有的采购管理信息系统是使用了用友的U8系统，但没有完全地系统使用。首先制造部门的计划管理人员根据实际生产所需，在系统上申报所需物料，经过制造部门的相关审核人员审核后，计划提交采购部门的主管，并会由系统产生物料相关的信息。例如：价格、库存现有量、在途数量等，这些信息将提供给采购部门经过审批的计划，将会重新分配组合后，分发给相关的采购人员做采购计划，再交给管理层审批。审批后，采购人员进行询价、报价之后做采购申请，采购申请经管理层人员审批后，与供应商签订采购合同。物料到货后，将在系统中做到货的登记及验收，验收合格的物料将在结算员处做合同入库和财务承付通知。同时仓储管理人员可以办理仓库的入库和出库手续。

（二）采购业务流程整合

在ERP项目中,业务流程的再造是重中之重，业务流程优化的核心思想是减少非增值活动，减少等待时间、减少重复工作、协调工作量，从而提高增值活动效率。引入集中采购模式、整合采购，降低库存；加强采购快速反应、简化费用采购管理。

主要依据以下思想和原则：

1．实现从传统面向职能管理转变为面向流程管理，将业务的审核与决策点定位于业务流程执行的地方，缩短信息沟通的渠道和时间，从而提高对顾客和市场的反应速度；

2．强调业务流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值，尽可能减少无效的或不增值的活动，例如去掉不必要的审核等。并从整体流程全局最优的目标，设计和优化流程中的各项活动；

3．要求业务流程之间尽量实现单点接触，这不仅有利于流程通畅、责任明确，而且有利于提高内外部顾客的满意度；

4．在手工管理方式下，由于受到人的管理能力局限性约束，一般必须采用授权分工管理，授权分工管理必然会在一定程度上导致决策分散化，影响决策的有效性。因此，在建立新型“扁平化”组织运行模式时，重视现代计算机信息技术的应用，以便协调业务分散与管理集中之间的矛盾。

鉴此，业务流程重组的总体思路为：

1．实现从面向“职能”管理到面向“流程”管理的转变；

2．从“流程”出发调整岗位职责、部门职责及绩效考核指标；

3．明晰企业控制的三个层次：事先计划、事中监控和事后分析。

除此以外，强化了几个关键控制点：

1．增加对采购价格控制点；

2．下订单时不能随意更改价格；

3．对没有经过评估合格的供应商不能采购；

4．对供应商做采购比例控制；

5．加强了计划于采购的协调与反馈；

6．包装材料的计划改善。

四、供应商管理

在一个管理先进的企业中，供应商被看作企业的一部分。模块记录了供应商的各种信息，包括供货范围、价格信息、供货能力、供货质量以及交易记录以及完整的供应商评估体系，采用人工评分与系统自动评分相结合，合理公正地评估供应商。

五、系统设计的关键

建立合理的请购体系，提高效率。采购计划是根据采购申请制定的，生成采购申请有4种：

1．采购申请请购。在一个相对规范的采购部门里，所有采购业务均由分厂的计划员提出内部采购申请，经主管部门审核后，由采购部门的计划员汇总平衡后再生成采购申请，接到采购任务的采购员只需按照采购申请创建采购订单，整个采购系统处于标准闭环状态。

2．人工请购。在闭环ERP系统中，不应由手工录入采购项目，但为实现灵活采购的目的，企业一般希望有人工请购功能以满足实际需要。

3. MRP自动请购。生产上需要什么再买什么，不会增加库存负担。但无法满足实际需要，等到生产计划定好再采购，只会让生产部门等待，资源利用率低，也会使预计交货期延长，影响企业信誉，所以系统应能够提前请购。

根据历史采购订单提供的物料需求量、库存系统提供的实际库存量、采购单的在途中采购量和主生产排程等数据为依据，系统可计算出为满足计划生产所需物料的“净需求”，生成请购建议，并以此作为采购计划的依据。物料采购公式：

净需求= （毛需求- 库存数量- 在途库存数量）+生产预定数量

4．订购点预警法。对于易损常消耗件等辅料，通常用再订购点法请购，它需要在物料文件中设定基本资料，如预设定订购点、经济订购量及安全存量等数据。一旦总库存量加上在途量等于或小于订购点，则发出数量为经济订购量的采购申请。这种做法可以由ERP系统自动请购，它不像MRP那样需要严谨的数据处理，但库存量要正确，预设订购点、经济订购量、安全存量等数据也要合理。以上4种请购方式保证了物料需求量的完整性和实时性，是订单生产式企业保证交货期、控制成本的重要手段。

六、应用情况

该采购管理系统与ERP系统其他子系统实现了很好的集成，企业信息在各部门之间流通加快，数据充分共享，性能稳定、可靠，为威胜带来了良好的经济效益和社会效益。

ERP上线运行后，威胜电子以前存在的管理漏洞和盲点以及不协调性作业完全暴露出来了，通过半年多时间的调整，整个生产过程被完全规范起来，从客户下订单、营销部接受并在系统中录入销售订单，通过ERP系统抛转采购和生产需求，采购部根据销售需求计算物料净需求，并按时间和数量要求下达采购订单，生产部门做生产排单，开始进入库管部门，录入生产入库单及销货单，最后进入财务应收应付，整个过程在系统里以一环接一环的状态紧密链接，充分实现资料共享，信息传输速度加快，对信息的把握性得到加强，并且减少了相关人员的工作量，例如，采购部的采购订单数量大致为50张/人天，以前采购人员往往为了订单追踪而忙得焦头烂额，上了ERP系统后，通过ERP的催货单管理，避免了因订单数量多造成的人为疏漏。

威胜是一个高速增长的高科技企业，从2007年开始几乎每年都是3亿的产值增加，人员虽然不断增加，但还是跟不上产值的增加速度，因为新进公司的人员必须熟悉产品所涉及的每个电子元器件。上ERP物控变得便捷，采购变得顺畅，缩短了生产周期，更为关键的是报表的准确性和及时性大幅提高。

参考文献

[1]贺唤平．ERP概要分析：采购销售分销与库存[M]．北京：清华大学出版社，2006．

[2]田军．企业资源计划ERP[M]．北京:机械工业出版社，2007.

[3]颜安．企业ERP应用研究[M]．西南财经大学出版社，2006．

[4]聂兰华．威胜仪表集团有限公司全面管理信息化解决方案建议．威胜ERP项目组，2008．

作者简介：徐刚强（1964- ），男，湖南长沙人，湖南工程职业技术学院副教授，硕士，研究方向：企业信息化。