浅谈水泥生产线建设项目科技档案管理

莫　凯

摘要：企业要在激烈竞争中提高生存质量与空间，关键在于不断完善和加强企业管理机制以及产品的质量，而这一运行的过程则需要科技档案管理技术作为重要的辅助手段来实现，最大限度地开发和利用科技档案资源以提高企业的竞争力和经济效益。随着西部大开发战略的实施，国家增加对基础设施的投入，对水泥的需求明显增加。因此水泥生产线建设项目档案工作全过程的管理，提高水泥生产线建设项目档案管理质量显得尤为重要。

关键词：科技档案管理；水泥生产线；建设项目档案

中图分类号：F062.9文献标识码：A

文章编号：1674-1145（2009）08-0147-02

一、思想上重视科技档案管理

科技档案是一个企业的重要资源，科技档案管理工作直接影响着企业的生存与发展。随着社会的发展和进步，科技档案管理工作的作用越来越重要。由于科技档案具有专业技术性、成套性、现实性、复用性及共享性的特点，所以它可以节省大量的设计费用和时间，对科技档案的有效利用具有十分重要的意义。例如，一个完整、准确的图纸和数据记录，可以使设计者在原有的基础上避免重复错误和在技术进步上得到快速和有效的提高，使企业产品得到不断的完善和更新；反之，图纸和数据记录的不完整则会造成不断的重复设计和错误，造成企业产品的停滞不前，以至于被社会淘汰。

水泥生产线建设项目科技档案是整个水泥生产工程项目的缩影，真实地记录了企业在科技活动中的科技过程和科研成果，它既是企业消化、吸收科学技术的重要来源，又是制定、改进生产工艺、改造技术设备的第一手资料和基本依据。将项目建设档案工作全过程管理模式渗透于水泥生产线建设项目的每个阶段、每道程序、每个工作环节之中，将档案工作贯穿于水泥生产线建设项目的全过程，使水泥生产线建设项目中形成的每一份文件都处于受控状态，有利于及时了解水泥生产线项目的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建项目工程的筹备等，都具有重大利用价值。同时通过档案积累有利于对其研究，提高管理理论水平。为了使其更好地服务于企业生产经营活动，就必须重视信息资源的开发，使科技档案在技术成果转化过程中发挥作用。

二、水泥生产线建设项目档案工作全过程管理

笔者曾参与三个大型水泥生产线项目建设在科技挡案方面的收集、整理、归档的全过程，认为水泥生产线建设项目档案工作全过程管理模式是合理的，且有效的，不失为一个很好的举措。然而，在具体的应用过程中，应根据具体的实际情况，灵活采取管理方法，以取得更好的效果。水泥生产线建设项目档案工作全过程管理的实施，由“项目前期准备阶段事前介入”，“项目实施阶段实时监控”，“项目交工、竣工阶段核查、验收”三部分组成。

自项目工程立项开始，水泥生产线建设项目主管部门必须将档案管理工作作为工程建设项目的重要组成部分列入议事日程，着手开展文件材料的收集、积累和整理工作；制定档案工作的初步计划，明确档案工作的管理体制和工作职责；派专业科技档案管理人员专项负责建设项目档案资料的全程管理；同时要求各参建单位明确档案人员，通过覆盖全项目的档案管理网络，将有关项目建设文件归档要求与档案整理规范及时发到企业各主管部门、各施工、监理单位，以保证企业各部门、各施工单位、监理单位在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中有法可依，为项目实施阶段大量的文件归档管理打好基础。

在项目的实施过程中，将档案工作融入项目建设工程全过程，与工程实体同等重视。工程项目档案管理文件材料质量监控重点在施工图设计文件（含变更）、厂家资料和现场施工文件三个方面。档案管理员在收集、整理、归档过程中每个阶段、每道程序、每个工作环节都可借助档案管理网络快速反馈至企业主管部门、各参建单位、监理单位。企业主管部门在检查工程质量、进度时，同步检查档案资料的形成管理情况。还可同时验收应归档的文件材料的完整程度与管理质量。同时档案管理员还可根据文件材料的收集、积累、整理情况进行预立卷。由于科技文件材料归档时间上灵活性，大部分不必等项目的结束就可归档，其形成的科技文件可按工作阶段、子项结束时间逐步归档。既保证了科技档案的完整与安全，也为今后科技档案的正式立卷工作节省了大量的时间。

竣工验收工作是对项目建设质量的一次全面的检验和考核，是项目建设的最后一道关口。项目文件材料验收是项目竣工验收中的重要环节。档案管理人员此时应将平时同步归档的项目文件材料系统汇总，全面梳理进行预验收，把住最后一道关口，将有关的问题解决在正项目档案工作正式移交之前，这是保证项目文件材料质量的有效措施。

三、加强科技档案管理

管理科技档案时，既要遵循档案管理总原则，又要结合科技档案自身特点，通过有效途径，提高科技档案的管理水平，建立科技档案管理体系，使其在水泥生产线建设项目中发挥更大的作用。

（一）科技档案管理的基础

科技档案的收集和正确分类是管好科技档案管理的基础。要做好档案的收集工作，档案人员必须做好正确的指导及严格的验收。首先，要求档案人员按照归档明细表对应归档项目逐一核对，指导设计人员对文件进行筛选；其次，要把好文件材料归档的质量关。归档后的材料要进行分类，如：水泥生产线建设项目的生产知识、技术资料文件、设备资料等可以根据时间来归档，再根据资料性质分类。

（二）档案部门实行全面质量管理

企业档案室是所有文件和资料的归口管理部门，也是运行质量体系的重要组成部分。按照全面质量管理工作的标准要求，深入广泛地开展全面质量管理教育，增强了全体从事档案工作人员的质量意识，把全面质量管理引入档案管理工作中，借鉴全面质量管理的方法、步骤、措施，建立档案工作的质量保证体系，以科学完善的管理思想和方法，对档案工作进行全面有效的管理，提高档案的质量和利用效益。建立健全各种水泥生产线建设项目档案管理制度，使档案管理人员在工作中有章可循，有规可依，从而使水泥生产线建设项目档案管理规范化。

（三）利用计算机及其网络管理档案

为提高档案管理水平，可以根据需要建立满足档案管理需求的数据库，包括各种资料目录、资料的接收目录等。利用时输入需查找的资料名称（图号、明细表及标准号等），计算机就能在很短的时间内给出答复，为档案资料的查找提供了方便，提高了查阅的速度。还可以通过局域网的建立，实现档案信息资源共享，同时还可以将一些重要的资料刻成光盘进行备份，使档案的载体不只是纸质文件，打破传统档案利用的时空界限。

（四）科技档案的保密与利用

科技档案的保密与利用是当前档案管理工作中较为突出的问题。只有加强对科技档案的管理，正确划定密级，安全妥善保管，正确处理好服务与保密的关系，防止科技档案窃密、失密及流失事件的发生，才能使本单位在竞争中处于有利地位。所以企业要制定严格的保密制度、借阅制度及复印制度，对不同档案划分不同的保管期限和密级，依据各岗位的规范和权限进行借阅。

日常做好电子档案的保密工作还需注意在加强档案系统的硬件建设基础上，还要重视内部的泄密问题，加强内部管理体制的建设，关注计算机病毒的新变化。档案的利用体现出档案的价值，档案价值的实现依靠有效的保密措施，它们之间的工作是并重的、是相辅相成的及辩证统一的。因此，只有充分认识到利用和保密的关系，认识到档案利用和保密的重要性，才能在搞好档案开发利用工作的同时搞好保密工作。

四、结论

笔者根据多年工作经验，认为水泥生产线建设项目档案管理实行“三过程”模式是可行的，是提高水泥生产线建设项目档案管理质量和效率的有效手段。水泥生产线建设项目要取得社会效益和经济效益双丰收，必须要应用先进的技术，不断进行科技开发，不断地提高科技档案管理水平，使产品质量始终满足客户需要。如果一个企业有一套完整的科技档案管理体系，那么这个企业在开发产品时就拥有了良好的技术基础，就能抢先占领市场，占据市场竞争的有利地位，全面提高和保持企业市场竞争能力。

参考文献

[1]王慧婷．浅谈化工企业生产管理中的科技档案的收集[J]．科技信息，2009，（1）．

[2]宋丽莉，朱韶璐．科技档案在企业经济建设中的重要作用[J]．机电兵船档案，2009，（1）．

[3]林萍．浅论科技档案挂历的信息化建设[J]．福建电脑，2006，（7）．