实现档案工作的规范化和标准化

郭江伟

【摘 要】 工作实践表明，公文规范的制发是档案工作规范化、标准化的前提。在此基础上，档案管理要实施“以我为主”的立卷归档原则。一是要改变传统的立卷方法，由以“卷”为单位改为以“件”为单位；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是推进以计算机为现代科技手段在档案部门的有效利用，促进文档一体化管理的实现。

【关键词】 档案管理；规范化；标准化

档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，做好档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在档案管理搞好硬件建设的同时，规范地做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。多年的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，它们具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，文书处理和档案管理是相互衔接的两个流程，具有许多共同之处，文档一体化的目的，是理顺文书处理和档案管理两个环节之间的关系。因此，要强化文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住文书处理工作规范

化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文规范的制发是档案工作规范化、标准化的前提

公文的形成不是任意的，而是伴随着各行政机关、团体和社会组织的职能活动产生，有其自身的规律和特点。行政机关公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。一个行政机关制发的公文是否规范，也是这个行政机关综合素质的体现。我们应以《国家行政机关公文处理办法》为标准，进一步规范公文格式，努力提高公文质量，可以说公文制发的是否规范，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的归档质量，也决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸、排版和幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。二要注意制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题的拟制、抄送单位是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则，推进档案工作规范化与标准化

实现档案工作规范化、标准化，主要是体现档案的来源，即“以我为主”。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。机关工作中形成的文件一部分是本机关的内部文件，一部分是本机关的收文。整理归档后本机关的文件是工作考察和历史研究的一手材料，也是档案工作的基础，在确定归档范围和保管期限时，本机关形成的文件材料是收集的重点，归档是否齐全，整理是否规范，直接关系到档案的完整和档案工作质量。因而提高档案归档的工作规范化、标准化，一是要改变传统的立卷方法，在实际档案工作操作中，由以“卷”为单位改为以“件”为单位，虽然这种整理的方法简化了，但在整理时，要把握好，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待，在确定机关文件材料归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，在实现文件级管理后，需归档文件可以在处理完毕后随即归档，使文书档案工作化整为零，减轻归档工作的压力，提高档案利用的效率。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，对归档文件进行合理的分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、改革文书档案的立卷方法，实现文件级档案管理

工作实践证明，做好档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须要注意解决好以“件”为单位整理归档文件的立卷方法问题，首先，推进以计算机为现代科技手段在档案部门的有效利用，促进文档一体化管理的实现，为档案信息化建设打好基础。传统的组卷模式是按照“六个特征”相结合使用的原则，将归档文件组成不同的保管单位（案卷），对文件实体进行相对集中和系统化，编制必要的检索工具，实现对文件的检索利用。《归档文件整理规则》提出的文件级整理思路，与文件形成的特点相一致，充分利用文书处理取得的成果，借助计算机具有的强大的随机、多途径检索能力，满足检索的需要，从而提高工作效率，促进文档一体化管理的实现，为档案信息化建设打好基础。其次，简化整理程序，提高工作效率。传统的立卷方法注重“六个特征”，标准的可操作性差，受人为因素限制较大，随意性较强。按卷整理档案，过程繁琐复杂，如编目，每一卷抄一个卷内目录、每一卷拟写案卷标题，之后还要抄写案卷目录、全引目录，手工工作量大、效率低。《归档文件整理规则》实施后，取消了立卷过程中一系列繁琐的工作，简化编目要求，文件归档随办随归，减轻集中整理的压力，整理程序简化易操作，缓解了档案工作人员的工作压力。文书立卷方法的改革，使档案整理工作得到了解放，也为做好档案工作规范化、标准化打下了良好的基础，档案管理人员可以将精力更多地投向建立科学便捷的检索体系、丰富检索途径和完善服务利用上，编制实用的有价值的档案编研资料，发挥档案信息资源的作用。