信息系统在物资管理中的应用

邹　燕　于　示　延　伟　陈　磊

摘要： 建立《供应物资管理信息系统》，通过对物资采购信息的过程控制与结果分析，实现物资管理的规范化和程序化，从而有效地降低物资采购的价格，提高工作效率。通过对数据的分析和对比，为单位合理的配置资源，调配流动资金提供决策支持，降低企业成本，提高经济效益，增强单位建设的核心竞争力。

关键词：物资管理 信息系统 数据统计

一、系统需求

物资管理是企业管理中的重要一环，与企业的经济效益息息相关，是反映企业库存周转和资金占用的透明镜，物资管理科学与否直接影响企业的经济效益。物资供应部门是企业与生产单位之间的桥梁、纽带，是企业正常生产的物资保障部门。正因为供应部门是关键的中转环节，建立一套物资管理信息系统对于如何有效的把本单位生产所需的生产资料及时、保质保量的供应上去，有着重要的意义。由于检测中心涉及检测部门多，位置比较分散，物资采购种类较为繁杂，采购数据统计查询需要耗费大量的时间和人力，不能实时地反映企业的资金消耗情况，给生产和决策带来一定的困难。因此通过建立相应的信息管理系统，提高物资采购的信息化程度，将采购数据统一管理，提高工作的速度和准确性，使物资采购管理更加规范化、科学化、现代化，成为刻不容缓的课题。

二、系统设计

1、设计目标

应采用目前主流的软件技术、通用的数据库系统及操作支持平台，易于操作使用和系统的维护、升级。系统硬件应完全采用标准化硬件，可与不同厂商的硬件兼容，以达到经济、实用的要求。

（1）能够帮助企业通过计算机管理来加强和规范物资管理工作，提高物资采购的透明度，为堵塞采购环节的“暗箱操作”和各种漏洞提供有力的技术保障；

（2）可以将企业外的采购活动，置于企业内的管理之中，便于企业计划、供应、财务、审计、质量管理部门介入并更好地发挥作用，使企业更有效地把住了采购决策权限关、价格监督关和质量检验关；

（3）使企业领导能够在计算机上审阅每个物资采购的全过程及物资的价格信息，并把物资采购与生产计划紧密相联，便于企业领导全面掌握采购工作，为下一步决策提供技术保障。

2、功能设计

系统

系统分为十二个功能模块：（1）系统管理（2）材料单管理（3）材料年度预算管理（4）材料台帐汇总（5）材料台帐签任（6）台帐单位查询（7）台帐领导查询（8）供料合计查询（9）分类标准管理（10）分类标准查询（11）相关制度管理（12）相关制度查询。

子模块功能简介：

（1）系统管理：包含了功能菜单管理、单位管理、用户组管理、用户管理，主要是对整个系统后台的设计，通过系统管理的各个子模块，用户可以实现对系统功能进行扩充、维护单位和用户，实现添加、修改和删除的功能，并根据用户的工作性质划分相应的用户权限，做到每个用户权责分明。

（2）材料单管理：此功能为物资管理部门使用，实现对企业所属各个部门的材料单数据进行管理，材料单数据包含的信息有：所属单位，材料名称，所属类别，计量单位，数量，单价，金额，供货商，录入时间，发货时间，收料人签字，备注等。。

（3）材料年度预算：此功能为物资管理部门使用，实现物资管理部门对企业所属各个部门的年度预算管理，包含的主要信息有：所属单位，年度，预算金额，录入时间等。

（4）材料台帐汇总：此功能为物资管理部门使用，实现物资管理部门对企业所属各个部门的材料单数据进行汇总，根据不同的部门和时间形成不同的材料台帐，并发送给各部门进行确认。此功能模块设计较为灵活，物资管理部门可以根据工作需要，将任何一条材料单数据汇总到任何一个所属台帐中去。包含的主要信息：所属单位，台帐名称，录入时间，备注，材料单信息等。

（5）材料台帐签认：此功能为企业个部门使用，各部门可对物资管理部门下发的本单位的材料台帐进行签认，如果签认通过，则此台帐所包含的材料单数据自动进入各类汇总表，如果签认不通过，可以回发给物资管理部门进行修改。包含的主要信息：所属单位，台帐名称，录入时间，备注，材料单信息等

（6）台帐单位查询：此功能为企业个部门使用，企业各部门可以对已签认过台帐进行查询，也可对台帐包含的材料单数据进行查询，查询数据可以导出到WORD或EXCEL中进行二次处理如打印，存档。包含的主要信息：所属单位，台帐名称，录入时间，备注，材料单信息等

（7）台帐领导查询：此功能为企业各部门领导使用，此模块根据各部门领导关心的数据形成汇总表，领导可方便的对汇总表数据进行查询，并能对数据进一步比较分析，从而控制成本支出，提高部门经济效益。汇总表包含的主要信息：所属单位，材料名称，所属类别，计量单位，数量，单价，金额，供货商，录入时间，发货时间，收料人签字，汇总金额，备注等。

（8）供料合计查询：此功能为企业领导使用，实现整个企业的供料合计台帐查询，并可以按各部门，月份形成不同的统计台帐，并提供导出打印功能。包含的主要信息：单位，金额，金额累计（可按月，季度等），年度预算等。

（9）分类标准管理：为物资管理部门使用，维护物资管理的分类标准，供各部门查询，包含的主要信息：标准名称，标准全文，录入日期等。

（10）分类标准查询：为企业各部门使用，各部门查询物资管理的分类标准。包含的主要信息：标准名称，标准全文，录入日期等。

（11）相关制度管理：为物资管理部门使用，维护物资管理的相关制度，供各部门查询，包含的主要信息：制度名称，制度全文，录入日期等。

（12）相关制度查询：为企业各部门使用，各部门查询物资管理的相关制度。包含的主要信息：制度名称，制度全文，录入日期等。

三、技术选择和实现措施

1、技术选择

主要开发工具采用功能强大而又免费的Eclipse 3.2、 Notepad++，数据库设计采用PowerDesigner和SQL Server。

2、运行环境

客户端：Windows 98或以上版本操作系统 + IE5.0以上版本浏览器。

服务端：Window NT4.0（或以上服务器版本操作系统）+ JDK1.4.2 + Tomcat 5 Server + MS SQL Server 2000数据库＋软件系统。◆

参考文献：

1、《ASP 3.0高级编程》机械工业出版社

2、《SQLSERVER 7.0 培训教材》