浅谈ASP技术的B/S模式在地质资料管理中的应用

[摘要]随着地质资料档案信息化程度的不断提高，传统的手工管理和利用方式已不适应发展趋势。档案部门深化计算机管理的要求更为迫切。勘测实体档案管理系统的建设将有助于档案资料的规范化管理，有助于充分开发档案资源，并使档案服务水平获得大幅提升。

[关键词]ASP技术；B/S模式；地质资料管理；系统；应用

[作者简介]钟南萍，广东省地质局七、六地质大队，广东韶关，512028

[中图分类号]TP2

[文献标识码]A

[文章编号]1007-7723(2009)09-0036-0003

一、开发背景和宗旨

(一)开发背景

建立完善的档案数据库是数字化图档管理科学化的基础。适应企业信息化建设需求，必须摒弃以往单一、简单化的管理模式，注重资料的信息化管理，将大量分散、孤立的资料信息归档成有序、易查的数据库信息，并进行网络化管理，提高工作效率。

(二)宗旨

1、通过资料借阅等固定流程的电子化，实现勘测实体档案管理模式的变革。

2、为勘测实体资料建立适当的元数据信息。

3、使档案服务工作公开，提高档案工作效率。

二、系统介绍

实体档案资料管理系统是为了提高公司档案的信息化，代替传统的手工档案的管理模式而开发设计的管理系统。在开发和设计过程中充分考虑了实体档案管理自身的特点。通过局域网建立轻便型B/s结构的网络应用，并通过Intranet模式下数据库应用，成本低廉。用户工作界面通过3W浏览器来实现，轻松实现了不同人员，从不同的地点访问和操作共同的数据库。它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库安全，具有方便、快捷和高效的优点。

(一)系统特点

1、采用B/s(B rowser／Server)结构的Intranet应用技术。

2、支持多用户。

3、系统性能稳定。

4、客户端只需标准的浏览器，界面统一、操作方便。

5、系统扩展维护简单、可维护性强、开发成本低。

(二)系统运行平台

1、系统运行平台配置方案勘测实体资料管理系统采用B/s体系的3层结构(如图1所示)。实现实体资料的登记录入、修改、删除、归档、统计查询、借阅查询、自动催还及报表输出等功能。它以访问Web数据库为中心，Http为传输协议，客户端通过浏览器(IE)访问Web服务器及相连的后台数据库。

2、利用ASP技术是开发B rower／Web Server模式软件最为简便的方法。

服务器端采用Access数据库管理和Asp组件来构成管理系统的应用服务系统；客户端采用浏览器来完成资料登记、归档、查询等操作，同时也可进行远程系统维护和数据管理。

(三)系统功能介绍

系统建设涵盖实体档案业务的所有流程，包括资料登记、打印提交、归档管理、统计利用、借阅、自动催还。

1、任务登记。

2、档案归档及借阅状况浏览和查询。

3、员工档案借阅与归还情况查询、档案当前状态查询及历史借阅状况查询。

4根据登记簿号码生成登记簿打印。

5、资料归档管理。

6、系统管理和维护。

7、档案自动催还。

8、归档数据实时统计查询和统计图动态生成。

(四)系统组成和主要模块

根据本系统目前的3类用户及这些用户所涉及的业务范围，设计了4个用户界面，分别是任务登记、数据查询与打印、档案管理和系统管理界面，力求使用户的查询检索更简单明了。

用户权限设置、角色管理和系统安全。

用户和用户权限管理是系统安全运行的保障。由于系统运行于网络环境，系统管理员针对用户的不同权限，赋予其对有关数据表录入、编辑和删除的权力。

(五)实体资料归档工作流

实体资料归档工作流是针对实体档案工作中具有固定程序的常规活动而提出的一个概念，即将实体档案业务流程计算机化或自动化。通过将有关实体档案的工作活动分解定义为良好的任务、角色、规则和过程来进行执行和监控，达到提高管理组织水平和工作效率的目的。

1、档案实体资料采集、档案资源管理、档案资源利用，形成一个完整的实体档案资料信息化网络。“网上登记—网上提交—登记打印—网上归档入库—档案检索—档案借阅—自动催还”的全过程，实现实体档案资料跨部门网上提交和归档入库。

2、实体档案的状态查询。在连接内网的任何一台计算机上即可查询得到相关的实体档案的状态：(1)无此资料；(2)有但未归档；(3)已归档但资料已借出(目前在谁手中)；(4)资料可借阅。

每当管理用户启动应用来编辑任务内容或提交新的任务时，能自动记录每次修改的管理用户名、编辑时间等。约束条件是任务号唯一，从而实现对档案工作状态的跟踪。

3、实体档案的自动催还，根据档案借阅数据库的实时记录和《科技档案资料管理规定》中有关资料借阅时间(30 d)的有关规定，动态生成资料催还名单，并在公司内网主页自动弹出催还名单，内容包括员工姓名及逾期应归还的档案数目。

(六)B/s模式的勘测资料管理系统的优势

1、基于网络的管理系统安装在Web服务器 上，位于公司局域网上的计算机，在任何时间、任何地点都能对此系统进行操作。

2、客户端免安装、零维护，升级方式简单，B／S架构软件的客户端即浏览器，无需做任何的维护，客户端所有操作只针对服务器进行，可实现远程维护、升级和共享。

3、一般的计算机都具有office环境，不需另外安装数据库引擎即可方便地进行数据库的管理及对打印报表的管理。

4、有利于实现资源共享，协同办公。

三、系统应用效果与档案信息化建设的意义

在公司正常运作，通过实体档案管理的信息化、网络化，实体档案资料库的资源共享，给档案管理人员、公司员工及有关部门带来显而易见的效果和收益，间接创造了企业的效益。

1、通过档案信息的数字化、网络化和实体档案数据库的建立，成功实现了对公司实体档案资料提交、归档管理、借阅和自动催还的一站式管理，实现了实体档案信息接受、传递、存储和提供利用的一体化。

2、档案资料数据的网络通讯和共享使档案室同公司其他部门间的协作更富有成效。

3、档案数据信息在LAN的传输，缩短了信息传输时间，提高了效率。另外，档案管理信息化支持员工内网自助查档，查询工作方便简洁，减少了不必要的事务工作，提高了员工的工作效率。

4、推进了档案室的服务理念，提高了服务效率，有效地为生产提供服务。

5、实体档案资料的借阅和催还工作更加可控。

6、档案信息资源的开发利用和电子档案信息的远程查询和利用，为数字化档案馆的构建提供有效的帮助。

7、勘测资料档案信息的统计分析从一定程度

上折射出企业的经营管理状况。

四、需改进处和功能拓展分析

(一)存在问题和解决办法

1、问题：如何优化数据库访问速度。随着数据量增加，Access数据访问速度必将成为本系统的制约瓶颈。

解决办法：对系统数据的存储和访问方式进行优化，调整数据库结构，将档案数据不仅按照类别划分，同时按照年份划分进行存放，然后根据用户的需求，访问相应的数据表信息，这样有效地解决了数据访问的速度问题，从而可大大提高系统效率。

2、系统运行完全依赖网络和服务器，一旦发生网络故障或服务器故障等问题，系统无法运行。

解决办法：在档案室计算机上设置本地虚拟环境，在上述情况发生时单机运行系统，在网络或服务器恢复正常后将数据库更新即可。

(二)功能拓展分析

1、录入数据的校验：输入的数据要进行必要的校验，以保证数据的准确性与一致性。

2、自动生成档号：可根据档案管理的规则要求，如年度、保管期限等信息，自动生成不同分类。文件分类自动生成件号，如技术清单、研发项目和地质调查项目等的归档。

3、档案利用拓展支持档案日常业务的管理，档案用户可以直接在网上提出借阅申请，管理员及时对借阅申请进行回复。

五、结语及建议

随着公司办公自动化系统的建设，资料信息化工程不能仅仅看作一个单独的档案管理系统，而是一项与办公自动化紧密相连、密切合作的综合化信息管理系统。该系统的应用前景是实现公司档案资料的全面信息化管理。

1、建立资料服务网站，建立健全内部档案信息服务网，借助公司网络平台，扩大潜在的档案信息群体，使网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，并进行长期业务化运行、维护与更新服务，真正实现档案信息资源共享，提高档案的利用效率。

具体建设内容应包括：在线发布资料元数据库、资料数据库和数据产品。

(1)提供用户浏览、FTP下载、可视化显示、数据产品与图形产品生成等功能。

(2)发布资料信息，为公司员工提供方便、快捷的相关资料的查询检索服务。

(3)在网站上发布其他资料及其产品，如科技期刊信息等，扩大档案室资料服务内容。

2、在公司已建立的网络通信基础上，逐步提高档案信息化管理水平。根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对公司电子文件积累、鉴定和归档等工作，保证电子文件的真实、完整和有效。

(1)研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并修订电子档案管理办法。

(2)制定相应的安全策略，确保档案资源的原始性、安全性、可靠性。

(3)对档案用户进行多项数据分析，并与公司业务活动相结合，寻求改进档案工作的有效措施。