学籍管理信息化背景下的电子注册制度建构

彭喜峰　刘树生　韩文伟　孙洪睿

摘要：在高校学籍管理工作信息化发展的背景之下，学历证书管理方式的转变、电子注册制度的出现与不断发展是其中必然之意。本文将电子注册放在高校学籍管理信息化的框架之内，重点关注电子注册实行八年来存在的问题，着眼于从流程到具体措施上不断健全电子注册制度建构，特别是信息科学技术在电子注册发展提高过程中的作用，从而推动高校学籍管理水平的不断提高。

关键词：信息化；电子注册；学籍管理

中图分类号：G711 文献标志码：A文章编号：1002—2589（2009）4—106—02

在国内高等教育改革不断深入、高校学籍管理日益向信息化方向发展的背景下，由学历证书电子注册和新生学籍电子注册共同组成的电子注册制度，其发展日益引人关注。本文集中探讨了电子注册制度发展过程中存在的问题以及信息化背景下电子注册制度应该如何发展，以期对高校教学管理改革起到一定促进作用。

一、电子注册制度的出现是我国学历证书管理方式变革的必然

作为高等教育管理改革重要举措之一的电子注册制度，自教育部2001年在全国推行以来，从无到有、从初具雏形到日臻成熟，其间经验教训可资探讨者甚多。然而，若要深入讨论电子注册的现状和未来发展，就不能不先对我国学历证书管理方式的变革进行简要回顾，从中我们既可看到电子注册制度出现的必然性和必要性，又可窥视电子注册的出现及发展对高校学籍管理信息化进程的意义，因为电子注册本身就是高校学籍管理工作不可分割的重要组成部分。

从整体而言，国家对学历证书的管理经历了一个从无序到有序、从地方分治到“国家——省——高校”三级监督审核机制，从重管理控制到管理与服务并重、推动证书信息化发展的过程。为克服地方自行管理、秩序相对混乱、管理模式粗放的问题，规范学历证书管理、维护国家学位授予工作的权威性，教育部从1994年开始推行“国家——省——高校”三级管理制度，实行全国统一管理。这种三级管理模式从证书内芯的印制、发放，到学历证书的最终制作都严格把关，在一定程度上遏制了当时制售假证的势头。但它同时也存在一定的缺陷：其一，尽管国家统一印制证书内芯可以实现源头防伪的目的，但却是以较高的管理成本为代价，给财政以及高校都造成了一定的经济负担。而且随着科技的不断发展，假证的制作水平也不断提高，原有的管理方式已不能达到有效防范假证制售的目的；其二，这种管理方式偏重于学历证书的制作及发放环节的审核监督，忽视了学历证书发放后的相应管理。合法学历证书有效认证途径的缺失，使广大高校毕业生的合法权益无法得到有效保障。

回顾我国学历证书的管理历程，可以发现证书造假、学生权益保障措施缺失的现象之所以长期存在，一个关键的原因即在于证书信息缺乏权威可信的公布渠道，使权利者无法自证其实、求证者无处可寻，为别有用心之人留下可乘之机。鉴于此，教育部从2001年开始将高等教育学历证书信息电子注册制度作为高等教育改革的重要举措之一在全国推行，同时建设专门网站以供公众查询。从实施效果看，学历证书电子注册制度健全了“国家监督——省级教育主管部门审核——高校具体执行”的三级管理体系，起到了有效预防证书造假行为的作用。教育部授权全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心通过中国高等教育学生信息网作为唯一具有公信力的途径进行相关信息的发布、查询工作，使相关工作流程更具可操作性和公示性。同时，为把好入学关，严格高校新生的入学资格审核，教育部从2006年开始在全国推行新生学籍电子注册制度。在完善电子注册制度的同时，不仅实现了为每名新生建立电子学籍以及通过与学历证书电子注册信息相互印证的形式审核来保证学生身份的唯一性，而且使电子注册与高校学籍管理从形式到内容都更紧密地联系在一起，在为学籍管理提供更准确第一手资料的同时，极大地促进了高校学籍管理工作计算机化和网络化以及工作人员现代信息技术素质的提高。

综上，我们可以得出这样一个结论，电子注册制度的推行及深入发展为高等学校学籍管理制度信息化提供了一个全新的契机和发展动力，同时也为新生入学后的学籍管理奠定了良好的基础。而且在高校与社会之间搭建了一座沟通联络的桥梁，高校的学籍管理工作也因此而得以延伸。

二、完善电子注册制度，推动学籍管理的信息化进程

电子注册制度为推动学籍管理信息化、规范学历证书管理及高等学校新生录取秩序起到了不可或缺的作用，但到目前为止，多数关于电子注册制度的研究还只局限于电子注册制度本身，没有充分认识到单单讨论电子注册本身会使其孤立于高校管理全局之外，切割它作为高校学籍管理重要组成部分的属性，阻碍学籍管理改革的深化。

（一）新生数据采集的准确性，是提高学籍管理水平的前提条件

从新生学籍电子注册流程来看，要想保证新生数据的准确性，有两个环节需要特别予以关注：第一，高校招生数据库的生成，这是新生学籍电子注册工作的基础。在历年电子注册中出现的审核未通过的情况，除少数是数据上传过程中的审核错误外，很多都是因为教育部提供的新生数据库中存在信息缺失、错误的现象。而产生这一现象的原因在于部分省市招生办在向教育部报送录取数据库时，因种种原因而造成不同程度地漏报、错报现象。要从根源上解决这一问题，需要各级教育主管部门严把高校招生录取关，切实承担起责任，及时准确地将本省（市）的招生数据库报送到教育部。第二，电子注册人员应具备高素质，这是电子注册工作顺利实施的人员保证。当前新生学籍电子注册，包括高校内部的学籍管理以及学历证书电子注册都已普遍使用计算机、互联网，因此电子注册人员首先要具备较高的现代化办公能力，能熟练使用办公软件及进行网络办公。其次，电子注册工作人员要具有较高的道德素质和认真负责的工作态度。每次电子注册都会涉及数万条数据的校验、审核、上报，有大量具体繁琐的工作要做，而无论哪个环节出现差错，都会产生严重后果。因此高校要加强对电子注册工作人员的道德、法制教育以不断提高其职业道德素质，使其树立严谨求实的工作作风。

（二）改进工作流程、强化服务意识、提高工作效率，满足学籍管理人性化的发展要求

1.不断改进工作方法，切实保障毕业审核工作的准确、高效。毕业审核是电子注册工作保质保量顺利实施的前提和基础，是学历证书管理工作的关键环节，同时也是学籍动态管理的终端性工作。在毕业审核初期，我校充分发挥信息化校园的作用，利用教务处网页、院（系）教务办、E动校园等多种途径发布相关事项，保证每个应届毕业生都能准确、及时地收到毕业审核的通知和要求。毕业审核过程中，充分发挥学校教务管理系统的网络服务功能，使学生可以随时通过网上查询系统核实自己的个人信息，并通过院（系）教务办、网络信箱等随时反映自己存在的问题并及时得到解决，充分体现了我校以人为本、以学生为本的教学管理思想。

2.积极推进新程序的开发应用，实现图像信息采集的高效率。图像信息采集是学历证书电子注册工作中的一个关键环节，信息的准确与否直接关系到电子注册最终的成败。与此同时，图像信息采集又是一个有大量细节性事务的环节，高效率是图像信息采集顺利完成的重要保障。结合电子注册工作要求及图像信息采集的实际需要，我校积极进行应用程序研究，开发了电子注册图像信息采集系统。使用中，学生刷卡后系统可自动生成拍摄序号，同时调出个人信息供本人核对；在规定的拍照时间内，学生可以随到随拍。该系统在极大便利广大学生的同时，加快了拍摄进度，提高了信息准确度。今年在该系统首次使用过程中，拍照现场秩序良好，同一时间内等待的学生数量比往年大大降低，总体拍照时间比往年也有所缩短，学生满意度提高，同时还有效地降低了照片信息的错误率，取得了良好效果。

3.充分发挥各级政府行政部门与高校的合力，努力提高电子注册工作效率。第一，目前学生变更姓名的情况越来越多，导致毕业时学历证书的姓名与入学时不符而无法注册。为此，首先需要教育部门加强宣传教育工作，教育学生避免因盲目改名而给自己带来不必要的麻烦；其次，在经办的公安机关户籍部门及学生所在高校共同出具相关证明的前提下，只要关于学生姓名变更的材料能构成完整的证据链，建议教育行政主管部门本着学生利益为先的出发点、采取灵活应对的政策，使改名的学生能够顺利完成新生学籍以及学历证书的电子注册。第二，因毕业生通常要在毕业四个月以后才能在网上查询到自己的学历证书注册信息。长达四个月的查询空白期给毕业生求职、用人单位求证造成困难，给造假者以可乘之机。为有效保护毕业生的合法权益，首先，鉴于目前电子注册工作已实现较高硬件配备，建议教育部门同意高校通过网络报送注册信息进行审核；其次，既然报送国家仅为备案审核，相关各级教育主管部门可尽量简化程序，缩短学历证书信息的上网时间。如此，不仅节约了大量的人力和物力成本，而且可以节约大量的时间资源，使学生能在毕业后最短的时间内通过学历证书查询系统查询到个人信息，使学生的合法权益得到最大程度的保护和实现。

此外，在整个电子注册过程中越来越多含有包括证书号、姓名、生日等学生个人敏感信息的数据的核对、传输工作都是通过计算机、互联网完成的。要想保证电子注册工作安全有序进行，就必须不断提高电子注册工作人员的法律意识和道德水平。同时，大力发展数字安全技术在电子注册中的应用，在尽享科技发展所带来的便利的同时，也应用科技的力量为电子注册提供充分的数据安全保障。

（责任编辑/刘惠音）