慢IT:十原则为你的IT减负

多年来,IT专家们总是被告知他们必须少花钱、多做事。编制在缩减,工作在外包,与此同时对提升服务的要求和采用新技术的要求却在增加。过去一直是这样,但并不意味着将一直这样持续下去。

在全球金融危机的大背景下,应该提出全新观点。IT不再需要“更多”, 而是花钱少,做的也少——停止做那些价值低而消耗多的工作。让你的企业选出重点,而不是把所有的事都推给你;明智地让用户凭自己的技能处理他们自己能处理的那部分事情,让你能腾出手来做真正重要的工作。这样,在为自己减负的同时也帮助企业降低了成本。当遇到不可能完成的需求、不现实的交货期限要求时,要学会大声说“不”。从长远来看,这对所有人都有实实在在的好处。

这个世界充满“垃圾食品”和为此苦恼的家庭, 我们看到快餐国度的数量在不断增加,它们正在为快餐带来的便利付出高昂的代价。由此诞生了致力于倡导健康的“慢食“运动。与之相呼应的“慢IT”正在寻求它在技术管理方面的运用。

国际金融危机为我们实现“慢IT”提供了绝佳机会!全球的企业高管们正在拿经济下滑为借口进行裁员、减产、关门、延期、谈判……你也可以这么干!毕竟你是为了公司的利益着想。如果有人说受到伤害,那只是暂时的。毕竟这是非常时期!

在逆境中寻求机遇, “慢IT”的十个原则:

1. 别再试图成为超级英雄

不现实的最后期限要求、过大的工作量只会带来资源耗尽和质量低下。你被要求处理一堆不可能完成的任务?把它们丢回原来的地方吧。你要明确每个项目在时间和费用方面的要求, 让企业去决定这些任务的优先级。新项目上马意味着其他老项目的优先级被降低。做这个决定不是你的工作职责——实际上,让企业自己承担这个职责反而能减少这种无用要求。但前提是你要与企业进行实时交流,这样企业才会相信你并不是想偷懒。

2.尽可能让用户自己管理自己

很多用户能自己安装软件并实施软件升级,那就让他们自己做这些,让注册企业通过自助服务做这些事情。别再给用户做保姆了,除非有具体规定不允许这样做。让客户自己去安装iTunes、Gmail以及诸如此类的东西,让他们明白如果把自己的电脑搞砸了,你只会推倒重来,恢复到缺省状态,而不会为他们自己造成的损坏负责。你可以制定出这样的政策: 如果他们用私人邮件、iPhone或者其他私人软件产品,他们要自己为自己的错误负责。确保每个用户都了解所有这些风险,以及你这么做的原因。毕竟,享受自由就要承担责任,你还有更重要的工作要做。

3.不做无用功

评估一下你的日常工作,看看他们都带来什么价值。很可能你正在发生概率很低的风险上浪费时间和精力。这听起来像是异端邪说,但相对于花费相当大的精力在防范措施上,可能让有些事偶尔出错然后修复会更有效。有了这个评估,你就能压缩繁琐的无用功,给企业带来他们真正想要的技术好处。

4.尽可能地让所有事情自动化

让公司知道自动化能给公司节省人力成本。 确保你的监控程序了解所有情况,从你的路由器CPU的运用情况到入站传真线路的随机测试。确保大家明白只有一切尽在掌握,才能顺利实施自动化。

5.外包繁琐工作

SaaS和云计算不仅仅是最近的技术流行词,也是替你管理和维护服务器、存储和程序的方法。谷歌运用软件、Live工作空间以及诸如此类的东西能够很好地替代部门或者分支机构文件管理人员的工作。并且,它们的服务面向所有人。托管整个程序需要迈出很大一步,但原则同样适用。如果你正在为数量众多的工作组处理复杂的市场、销售、支持、预算、记账或者项目程序,那就该将环境合理化了。开始拔掉这些服务器的电源,让云计算整理这些应用吧。记得,最先考虑外包那些麻烦最多的程序和用户。

6.破除成规

实施IT分类可以适度缓解公司管理层的头疼。但别止于此,寻找任何机会去掉“最好要有”的功能以腾出手做真正重要的事。是时候重新评估以前的价值体系并清除成年规章了。这个老掉牙的法律流程真的是企业必需的吗?还是已经成为企业难以承受的奢侈品?用户真的需要在建筑物的每个角落都装上Wi-Fi吗?除非管理层视而不见,新项目和采购计划早就被重新检查过了。现在,你该用“显微镜”仔细检查一遍现有资产的成本和收益状况,尤其是管理员们欣赏的那些。

7.休息时间就是休息时间

回家后不要打开笔记本电脑, 也关掉手机。周末就让垃圾邮件堆在那里好了。最快失去理智的方法是从未学习如何放松。从现在开始培养一些爱好吧, 比如品品茶、打打球。平时工作时间的各种麻烦已经够多了,让它们在晚上和周末时间离开你的世界—— 除非你真的是别无选择。

8.没有什么事是你必须做的

硬件、软件、住宅、办公室、电脑、路由器,不管是什么,你修过它们一次并不意味着你就有责任要修它们一辈子。事实上,你可能从来就不该修它们。下次如果有人拿他自己的电脑过来让你“帮着看看”,你就反过来要他做一些他在工作中不可接受的事情。比如,“你是财务是吧,你能帮我把过去三年的报税做一下吗?我毫无头绪。”是啊, 己所不欲,勿施于人。

9.永恒保持工作乐趣

是的,每件事都说很急,但你不能让技术的乐趣和创新被这些“急”事挤没了。事实上,保持工作乐趣是你工作的动力。如果你像行尸走肉,怎么能服务好公司呢?了解最新的科技能让你更好地解决工作中发生的问题。每天至少花费一小时在IT类的网站上,而不要日复一日像被关在笼子里面发电的老鼠一样。

10.让你的公司听到你的声音

跟你的公司交朋友。你已经听腻了这个“技术要服务于公司”的陈词滥调。现在,公司也需要了解你。跟业务部门开个会,去了解对他们来说什么是真正重要的,也让他们了解对你来说什么是真正重要的。一旦你意识到他们不都是冷血的机器, 同事也发现你并不是脾气暴燥,那么,你会在早茶时间重新建立起重要的人际信任关系。