高校秘书队伍在高校中的工作研究

汤向东

摘要：高校秘书队伍作为高校管理的特殊群体，随着知识经济来临和国家教育创新战略推进及高教管理体制改革日趋深入，这支队伍在高校管理中面临前所未有的机遇和挑战。文章结合实际，阐明了高校秘书队伍在高校管理中的地位和作用，分析了目前高校秘书队伍现状，以求高校管理者更多重视和同行商榷。

关键词：高校秘书队伍；高校管理；部门设置

中图分类号：G641.2 文献标识码：A

文章编号：1674-1145（2009）05-0235-02

高校秘书队伍作为高校管理的特殊群体，随着知识经济来临和国家教育创新战略推进及高教管理体制改革日趋深入，这支队伍在高校管理中面临前所未有的机遇和挑战。本文结合实际，阐明了高校秘书队伍在高校管理中的地位和作用，分析了目前高校秘书队伍现状，以求高校管理者更多重视和同行商榷。

一、高校秘书队伍内涵

1．高校秘书队伍界定。高校秘书队伍是高校管理队伍的特殊群体，专指高校秘书部门的工作人员，就是指在学校领导身边，为领导工作服务，辅助决策，承办文书、会务等日常程序化工作和交办事项的校、系两级办公室工作人员。

2．高校秘书部门设置。（1）高校秘书部门设置。高校秘书部门特指在高校组织机构设置中辅助领导从事秘书工作的综合性办事机构。一般，高校设有校、院系两级秘书部门，即在学校机关一级设置党委办公室、校长办公室或学校办公室；在学校二级学院中设置党政办公室或党委办公室、院长办公室、系办公室。（2）高校秘书部门地位。由于两级秘书部门服务对象和职权范围存在差异，它们在编制形式和人员配备方面有不同之处。一级秘书部门较二级秘书部门层级高、分工细、人员多。各层次秘书部门在各自管理系统中都处在中心、靠近领导、沟通上下、协调左右、联系内外，起枢纽作用。高校秘书部门与其他职能部门不同，具有辅助性、综合性和服务性特点。

3．高校秘书分类。（1）根据机关层级。分为学校秘书、院系秘书。（2）根据工作职责。分为文字秘书、机要秘书和行政秘书。文字秘书指以文字工作为主的秘书，负责起草、复核以学校名义发出的公文、调查研究、报送信息等工作。机要秘书负责学校机要通信和上级党政文件的处理和保密管理工作。行政秘书负责对外接待、来信来访及领导生活服务。（3）根据职务和地位。分为高级、中级、初级三个等级。办公室主任（副主任）属高级秘书，他们是校领导的主要参谋和助手，行使辅助领导决策职责。科长（副科长）属中级秘书，他们是办公室主任的得力助手，协助主任负责办公室某方面具体工作的管理。初级秘书在高、中级秘书指导下就办公室具体日常工作进行落实。

二、高校秘书工作主要内容和要求

1．日常程序化工作

（1）文书档案工作。文书工作是秘书一项最主要、最大量也是最重要的日常工作。文书工作指运用科学原则、程序和方法，完成对高校机关公文的起草、校核、签发和印制；公文办理和传递；公文管理；公文立卷与归档；公文保密等工作。文书是档案前身，档案是文书归宿。档案工作指对已办理完毕的有价值的文书，按一定规律对其进行保存利用的工作。

（2）信息工作。信息是领导进行科学决策的基础，是领导机关指导工作、进行管理的重要依据。信息工作是秘书部门发挥耳目作用的一项重要工作，要求秘书部门围绕学校党委中心工作，对党的路线、方针、政策在学校的贯彻落实情况，及学校在改革、建设和发展中的问题和建议等，及时进行收集和筛选，全面、准确、有效地向学校领导反映动态性信息、经验性信息、苗头性信息、前瞻性信息；还须建立健全信息网络，开辟信息资源，保持信息渠道的畅通，适应工作需要。

（3）调研工作。调查研究是一种科学工作方法，是领导决策依据和基础。调查研究渗透于秘书部门各项工作之中，是一切秘书须熟练掌握的基本功，是实现领导决策科学化的要求。围绕高校领导工作需要开展各项调查研究，是秘书部门一项重要的基础性、经常性工作。

（4）信访工作。指秘书部门负责处理人民来信和接待人民来访工作，高校秘书部门一般内设专门机构或专人办理。高校信访工作涉及面广，内容繁杂，是一项科学性、政策性很强的工作，它又是一项具体、琐碎、辛苦的工作。它是学校领导体察民情的窗口，联系师生的桥梁。规范信访工作程序和完善信访工作制度是做好信访工作的前提和基础。

（5）会务工作。会议是领导决策的重要手段。会务工作即会议组织工作或会议事务工作。会务工作是一项时间性、组织性很强的秘书工作。协助机关领导组织好各种会议，保证会议顺利进行是秘书部门重要职责。秘书部门应根据会议类型、内容和要求按一定程序进行全面周密安排，分为会前准备、会议进行、会议结束三个阶段。会议成功与否，与会议组织工作密切相关，直接影响会议质量和效果。

（6）印信管理工作。学校机关印章代表学校权力与身份，具有立法性与有效性。介绍信是学校对外联系工作的凭证。学校党政印章、学校党委书记、校长印章、秘书部门印章、各种专用章及凭证均由秘书部门负责。秘书部门一般都建有印信使用、审批、登记管理制度，指定专人管理。

（7）机要保密工作。高校机要通信和保密工作一般由秘书部门负责，是由秘书部门政治性、机密性决定的。秘书部门负责全校机要件通信保密管理，学校党政文件打印和下发，负责对学校中涉及国家秘密人员进行保密观念、保密法规的宣传教育，对机要保密技术设备进行改进和更新，完善学校内部各项保密制度和措施，不断适应形势发展。

（8）值班工作。值班工作是高校秘书部门一项经常性工作，是高校稳定工作重要环节。在保证各个渠道信息畅通，确保学校安全稳定及受权处理一些紧急事件等方面起重要作用。每年寒暑假、五一节、国庆节期间，两级秘书部门都要负责安排有关人员值班，责任到人，做好值班记录，并进行督促检查。

（9）督办检查工作。包括交办、催办、自办、协办、回复和检查落实等。督办检查内容主要有：党和国家方针政策和法律法规关于学校教育、办学方向、教育方针和政策等重要决策贯彻落实情况；上级党政领导机关或与学校办学有关的中央和地方的其他企事业部门批办、交办事项；学校党委常委会议和校长办公会议重要决策部署的检查。对学院一级而言，对学校党政领导及职能部门依据有关文件、领导批示会议决议而做出具体工作安排。

（10）接待联络工作。秘书部门接待工作纷繁复杂，秘书人员应根据不同接待类型，严格遵循接待原则，掌握并熟练运用不同接待方式和程序，在来访者面前树立学校和秘书部门良好形象，提高学校和秘书部门在社会上或学校师生员工中的信任度。对外联络工作是关乎学校知名度、美誉度和凝聚力的一项工作，下设在高校秘书部门的学校董事会、校友会承担着大量对外联络工作。

2. 非程序化的工作。即临时性或突击性工作，具有偶发性、临时性、被动性特点，是对秘书人员应变能力、敬业精神和身心素质的考验。

三、高校秘书队伍的作用

高校秘书队伍地位和作用取决于高校秘书部门和秘书工作地位和作用。高校秘书部门作为综合性办事机构处在高校领导机关的中心位置，是高校领导层和学校各职能部门、广大师生员工之间桥梁和枢纽。主要表现如下：