浅谈后勤工作中的信息利用

万庆春

摘要：科技是第一生产力，信息既是新型的生产资料，又是重要的新型生产力要素。作为机关职能分工的后勤服务部门，充分捕捉和开发利用信息资源，对提升专业技能，提高服务水平，增强保障能力，创新服务行为，有着引导、支撑、推动的积极、潜力无限的作用。

关键词：信息；后勤工作；信息利用；信息收集；信息分类

中图分类号：G2

文献标识码：A

文章编号：1009-2374(2009)04-0162-03

当今时代是信息时代，信息、能源和原材料，是当今人类必须拥有不可或缺的三大资源之一。现代战争、科技创新、社会发展、生产经营、经济金融、商业贸易、甚至人们的日常生活，在社会化生产、国际化竞争条件下，信息的支撑作用和依赖性，越来越凸显。如果说科技是第一生产力，信息则既是新型的生产资料，又是重要的新型生产力要素。作为机关职能分工的后勤服务部门，充分捕捉和开发利用信息资源，对提升专业技能，提高服务水平，增强保障能力，创新服务行为有着引导、支撑、推动的积极、潜力无限的作用，是在具体后勤服务行为中践行科学发展观，致力挖潜、节能降耗、厉行节约，发挥职能作用，提高服务水平，增强保障能力的重要途径。

一、利用信息资源的尝试

信息资源是当今最可充分利用而不枯竭，其开发利用成本最低廉，对工作创新和技术进步最具推动力和促进作用。充分利用信息资源，在中国人民银行巢湖市中心支行后勤实践中取得了一定成效。

机关计算机房静电地板使用时间年久，面层起翘折裂，影响使用安全，需要更换。从某杂志中了解到江苏有一厂家可以翻新，成本为35元／m²。而原计划的全面更换，成本为180元／m²。按翻新实施后，节约造价6万余元。

中央空调水系统需要更换两只补水箱，原计划采用不锈钢方形水箱，掌握了圆形可充分利用抗位原理，选择之，比原方形不锈钢水箱节约4.7万元。

办公楼卫生间小便冲水器，因使用年久，需要全部换新。了解到有感应式冲水器，采用后，每年可节水0.5万元。

在当地具备天然气供应条件时，了解到可将燃柴油的中央空调溴化锂主机组改造成燃天然气。采取之，2006年、2007年分别节约费用13万多元和近20万元。

以上是利用不同途径获得的信息取得的成效，也是在后勤服务中利用信息资源的尝试。

二、信息的概念和特征

信息是以数据为载体的对客观事物的特性和特征的抽象描述。数据是信息的载体，是对信息的解释，信息则是数据的灵魂。数据是以文字、语言、声像、图形、图表、数字、颜色等为具体表现形式。利用信息，就是通过对承载信息的数据的收集、分析、整理、加工，把握事物的客观规律。以科学性、可行性、适用性，引导和促进创新，开拓性地以安全性、经济性、实效性，实现既定的目标。后勤服务部门是机关不可或缺的部门，其职能是服务、保障和管理，支撑着机关的正常、有序、高效、安全运转。工作的计划性、服务的前瞻性、保障的预见性，就是要通过对过去已发生的信息的归纳总结，寻求和把握拟发生事件的抓点和着力点，对可能的结果精确预测，作为工作计划安排的依据。后勤工作的有效性、及时性、扎实性，就是要对计划的实施过程中反馈的数据的归纳、分析并与计划对比，寻找存在差距，进行实施措施的纠正或计划的调整。借用他人的信息资源，就是对他人在实施中表现出的数据进行收集、归纳、分析，作为目标规划、目标分解和计划实施中偏差纠偏的借鉴依据。

信息具有真实性、系统性、时效性、不完全性、层次性。真实性是要把握信息符合事物真实的一面，不符合事实的信息不仅无用，而且有害。系统性是要求从系统的观点对待各种信息，尤其是那些局部的、不能代表全局的信息，避免工作的片面性。时效性是要求对信息及时取得及时处理利用，以避免因不断变化的动态原因而导致信息失效。不完全性是要充分认识到反映客观事物特征的数据的不完全性。不能以偏概全。层次性是使用信息层次不同而对信息要求层次的标准不同。如决策层、管理层和作业层的不同层次，其对信息的要求层次是不同的。

信息的过去时是知识，现在时是数据，将来时是情报。知识是前人经验的总结，是人类生产实践中对自然规律的认识和掌握，是一种系统化的信息。随着人类社会的发展，知识在不断更新和丰富，掌握信息就是丰富和提升知识。数据是信息的载体和对信息的解释，信息的发生是通过数据的变化来体现和描述，信息的传递是通过数据为载体，信息的接收是承载信息的数据的获得，把握住数据的动态变化，就掌握了信息的更新。信息的情报时态，是因为信息揭示事件发生、发展的趋势和前沿，掌握了信息，就掌握了对将要和未来事件的预测、判断和把握的依据。信息的不同时态，是信息分类、收集传递、归纳整理和开发利用的重要依据。

三、信息的分类

与机关后勤服务的职能职责相关的信息，可进行不同的分类。

1．按其适用性，可分为约束性信息、指导性信息和参考借鉴性信息。约束性信息，是指对后勤服务活动的目标、行为具有强制约束的信息，包括法律法规、规章制度、规程规范等。指导性信息，是指对后勤服务目标、计划具有指令性和指导性的信息，包括文件规定、领导指示和决定、服务达到标准和要求、工作计划和目标等。参考借鉴性信息，是指对后勤工作目标计划制订、后勤服务行为具有借鉴参考的信息，包括经验、教训、方法、措施、理论和技术成果等。

2．按后勤服务的目标，可分为服务类信息、保障类信息和管理类信息。服务类信息是指根据被服务的要求形成的信息，包括服务要求、服务标准等。如某个会议需给参会人员提供食宿要求的信息。保障类信息是指提供的服务条件，包括硬件和软件条件。如设施设备的正常安全运行，服务人员的技术技能等。管理类信息是指后勤承担的机关综合事务管理和后勤活动的管理。

3．按信息的来源不同，可分为内部信息和外部信息。内部信息是指后勤服务内部活动中产生的信息，如取得的成效，得出的经验，吸取的教训，存在的问题以及相关的观察记录等。外部信息是指后勤服务活动体系以外的信息，包括上级和领导的要求，外单位的经验，国家的政策法规和环境变化情况等。

4．按信息的稳定程度不同，可分为固定信息和流动信息。固定信息是指一定时段内不变的信息，包括计划、制度、标准等。流动信息是指在后勤服务行为中不断变化的信息，包括被服务对象要求的变化，服务内容的变化，服务环境和条件的变化等。如上班时间电梯出现了故障需要及时抢修的信息。

四、信息的收集和管理

事物变化是绝对的，不变是相对的。变化是信息产生的原因和根由。信息的描述和载体是数据。收集信息就是对数据的收集、记录、归纳。收集信息，首先是对描述事物特性特征的数据的认识、理解和把握。如设备运行中监测参数是设备运行状态的描述，参数变化即是状态变化，

应正确理解和充分重视。其次是依据信息的分类，及时对数据进行记录记载。如水泵运行时压力变化，电动机运行时电流变化等，应即时记录。

信息的收集包括内部信息收集和外部信息收集。内部信息收集，包括事前信息收集、事中信息收集和事后信息收集。内部信息收集的关键是要形成制度约束和规范性操作程序，引导和约束自觉、主动、有效收集。如设施设备的运行记录、工作日志、工作台账、要事记、计划总结，等等。外部信息收集首先要充分利用现代信息交流媒介，借用报刊、杂志、广播、电视、网络和会议、考察、交流等一切现代信息交流的平台。更重要的是会善于主动捕捉。如某条电视新闻报道，今年冬季本区域气温将比常年冬季气温低得多，作为后勤服务部门，就要重视这条重要信息，提前采取措施，做好设施设备在严寒状态下运行的安全防范和措施准备，保障正常、安全运行。

信息的收集包括主动收集和被动收集。主动收集。是指在决策时，通过收集大量信息，经过筛选分析，寻找规律，把握要点和着力点，作为工作目标确定、计划制订的参考依据。如承担某次会议的服务和保障，就要主动了解参会人员数量、会场布置要求、是否安排食宿等信息作为服务和保障安排决策的依据。被动收集，是指对已经发生的外部、内部信息的收集，或用以决策、目标确定、计划制订参考，或用于对执行中防止偏差和对偏差的纠正作参考依据，或整理成信息流收入信息库存储。如兄弟单位的先进经验、最新技术成果等。

在信息利用中，时常是主动收集与被动收集相结合。如我中支收集到有智能化真空集热管太阳能技术，可利用太阳能解决热水供应问题的信息，通过主动收集相关技术、经济等信息，进行可行性、经济性分析评估后，在培训中心采用，取代原来燃柴油锅炉供应热水，节能、节约效果明显。

信息的管理是指对信息的归类分析、加工整理、存储传递。得到的信息往往是纷杂和零乱的，有真实的也有虚假的。这就需要信息管理人员对得到的所有信息进行甄别、筛选、分类。分析是将归类的信息，认真比较、分析、确认其与后勤工作的相关性、有用性。存储是将有用的信息通过存储系统进行存储。可借用计算机工具，制定存储系统，及时、方便、准确地进入存储系统。加工整理是将杂乱、分散的信息，进行梳理、整理、加工，形成规范存储、方便检索的信息流。

五、信息的开发和利用

信息的开发是指通过对信息的整理加工，把握信息揭示客观事物的规律性。信息按利用的层次不同，可分为预测决策类信息、管理反馈类信息、总结评价类信息。描述和解释信息是数据，对信息的开发，就是对数据的处理。数据处理可根据信息利用要求采取相应的方法。

预测决策信息，是指利用信息源，对未来事件或拟定事件的发生、发展和可能结果进行预测，依其预测，作为决策和目标计划制订的依据或参考。该类信息一般用于决策层，属于最高层次利用。可将信息编制成图表类，如分类表、排列图、相关曲线图、横道图等。对于统计数据，可制成因变量和随变量关系的曲线图，亦可用数理统计方法推导成数理公式，以寻找规律性。如在年初制订全年用电量计划时，可将历年不同情况的用电量统计数据，制成统计曲线图，或可推导成相关数理公式，以测算出年需用电量。

管理反馈信息，是指利用信息源，在目标计划实施前，对可能出现的偏差因素和偏差范围进行预测，制定针对性的防偏差措施，根据实施过程中反馈的信息，对发生的偏差进行纠偏或对既定的目标计划进行调整。该类信息一般用于管理层和执行层，属于中等层次利用。可将信息编制成图表类，如控制图、横道图等。

评价总结信息，是指将确定的目标和制订的计划、执行过程发生的偏差和偏差纠正或计划调整、执行结果与目标计划的比较等进行归纳，分析得出结论进行评价，从而寻找出差距，总结出经验，吸取其教训，并收入信息库存储，以作为新的信息源。该类信息一般属于事后信息，作为新的信息源，收集于信息库。可形成文字、图表等。

值得注意的是，利用信息，首先是对信息的资源价值、知识成果、情报作用，有正确、充分地认识和理解。重要的是对信息的敏感而善于捕捉。讲究的是归纳、分类、加工整理和开发。当然，信息的开发需要掌握一定的基础理论知识来支撑。在当今的网络时代，对信息的收集、交流平台的充分利用，是开拓信息源、汇集信息流、把握信息点的最实用、最低廉、最可行的基础条件。

信息是资源，是知识，是情报，是生产力要素。捕捉、归纳、分析、开发信息。是信息利用的前提。开发利用信息，对后勤服务工作创新，有潜力无限的引导、推动作用。可利用不同方式，分别为决策、管理、执行服务。开拓信息源，汇集信息流，抓住信息点，在当今有广阔的基础条件。充分认识、高度重视信息，是做好后勤工作的重要前提。