浅析房屋权属档案的数字化管理

梁书玉

摘要：由于房产档案的存储、查阅需求，数字化管理的新的优势功能，对房屋权属档案进行数字化管理已势在必行。房屋权属档案的数字化管理应该以实用性、安全性、真实性原则为指导，从四个方面具体实施。但是，数字化管理并不是万能的，其也存在弊端。最可取的做法是，将纸质档案与电子档案管理结合起来，共同为房产事业服务。

关键词：数字化管理查阅开放式管理

房地产档案是房地产管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房地产权属工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同历史时期所形成的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。所谓房产档案信息化，就是指在房产档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。为了更好地分析房屋权属档案的数字化管理，本文拟从数字化管理的必要性、原则、具体实施以及对数字化管理的反思等四个方面加以阐释。

1、数字化管理的必要性

传统的房产档案管理模式越来越不能适应社会的发展需求，对房产档案的数字化管理已迫在眉睫。这可以通过以下三个方面的论述加以证实：

1.1房产档案的大量存储需求。当前，全国各城市的房屋权属档案、房屋证书都以纸质档案为主。随着城市建设的飞速发展，房地产业呈现出强劲势头。特别由于诸如城市规划、道路的扩宽、拆迁重建、房地产开发事业的迅猛发展以及人们消费增长趋旺等因素，房产档案的数量急剧增加，档案的利用率也大幅度提高，这使得传统的以手工处理为主的房产档案管理方式越来越暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高等问题，庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应工作发展的需要。因此，利用现代化的电子技术，对房屋权属档案进行数字化管理已显得越来越必要。

1.2更为方便快捷的查阅需求。由于房产交易投资较大、涉及面广、专业性强，所以交易双方都希望在交易过程中及时、准确地掌握更多的房地产产权信息。以商品房销售为例。开发商希望随时掌握楼盘销售情况，以便调整市场策略；购房者希望尽可能地了解商品房的相关信息及交易情况，以便迅速做出准确决策，传统的纸质档案管理方式，主要进行手工查阅，已很难满足此种需求。而电子文件存到计算机网络上之后，可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅和利用。同一个电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以在网上连续存放，而且分布于不同地理位置，具有独立性能。为此，有必要进行房产档案的数字化管理，以满足新形势下的查阅、利用需求。

1.3数字化管理可产生新的优势功能。通过数字化管理，建立准确的房地产档案数据分析系统，与传统的纸质档案管理相比，可产生新的优势功能：一是预警预报功能，即通过对房地产交易信息的分析，在宏观层面上对房地产市场的现状和发展趋势做出准确地判断，以便政府职能部门能够及时运用相关调控手段，使市场需求保持基本平衡、结构基本合理，确保房地产市场能够健康有序地发展；二是市场分析功能，即通过建立分析模型，对房产交易信息进行综合分析，从而在微观层面上寻找房地产市场各项业务的现状及发展前景。并及时向社会发布市场供求信息，引导房地产开发企业进行理性投资，达到科学决策、回避风险的目的。

综上所述，为了更好的为社会主义现代化建设服务，为当今划时代迅猛发展的房产事业服务，方便权利人的查阅，为权利人在生产、生活中保驾护航，有必要与时俱进尽快进行房产档案的数字化管理，并发挥其新的迅捷优势功能。

2、数字化管理的原则

2.1实用性原则。所谓实用，是指在数字化管理过程中，应采用性能稳定、与现有房产运行系统相兼容的技术与设备，以最大限度地满足房产档案馆(室)现有业务和未来发展的需求。实用性原则的本质要求在于新建系统能够长久稳定地运行、使用。为此，在实践中不能为了片面追求高新技术而使新系统与房产管理的实践脱钩，致使新系统长期瘫痪或经常出错。

2.2安全性原则。安全是数字化档案建设不可忽视的重要方面，甚至是头等大事。如果由于采取措施不当，导致应该保密的房产档案信息外漏或必要的房产档案信息毁损，使房产权利人因此而遭受合法权益损失的，档案馆可能还要承担必要的民事及行政责任。而客观上由于存储电子文件的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短，不易长久保存以及软件系统的更新换代可能产生电子文件存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换等问题，电子档案本身又具有不稳定性的特点。为此，必须采取一系列的措施，使系统无论是硬件还是软件都具有免受自然灾害和人为破坏的能力，防止房产档案的散失、泄密等。

2.3真实性原则。真实是电子档案的基本要求。在数字化管理过程中，如果未及时发现并纠正虚假或错误的档案信息，可能会引起不必要的房产权属争议，加剧纠纷当事人的矛盾。并可能导致档案管理部门民事、行政责任的承担。因此，在实践中必须贯彻真实性原则。从录入、运行、维护等各阶段严格要求，建立权、责、利相结合的制度。避免产生失真档案。

3、数字化管理的具体实施

3.1数据库选择。建立房屋产权数字化档案馆(室)是一项庞大：复杂的系统工程。为此，对于房产权属电子档案数据库建设。应尽量采用目前最为先进的、基于全光纤(Fiber)架构的SAN存储系统，该系统采用全冗余／容错结构及高性能FC通道接口(2Gbps／300MB／s)，充分保证了系统的高性能和高可靠性。针对产权电子档案极高的安全性要求，在采用高可靠性SAN存储系统的同时，建立完善的光盘库备份和恢复系统。以保持当前电子数据库的光盘复本。光盘备份／恢复系统采用智能化调度机制。可实现定时、定量(全备份／增量备份)的自动化操作。另外，应建立动态更新机制。与其它静态的档案不同，产权档案随时因房产权属的改变而发生增量变化，构成一个面向业务的动态电子档案系统。通过在数字化档案馆系统中内置权属档案异动的动态更新机制，并为房产测绘应用和房产管理应用提供相应的系统接口，在线跟踪房产的权属变化(转让、变更、抵押、查封、灭失等等)。动态更新电子档案的状态和内容，保证了电子档案与房产权属现状的同步和一致。

3.2人员培训。人员培训主要包括两个方面：一是针对选择的数据库技术，对员工进行培训；二是数字化管理的职责划分，即分清谁是权属档案微机数字录入员、扫描员、审核员、备份员。并明确其相应的工作内容、责任后果。

3.3录入、扫描及备份。对相应人员进行培训后，就进入了由纸质档案转化为数字化档案的生产运行程序。

第一道工作程序：房屋权属档案资料的录入。档案资料录入人员必须具有极端负责的工作态度和熟练的打字基础，对所输入的每一卷房屋权属档案的内容不得有丝毫的疏忽和大意。确保所输产权档案

内容的真实性、可靠性、完整性。

第二道工作程序：房屋权属档案资料扫描。房屋权属档案资料扫描人员在扫描过程中。不得漏扫或随个人意愿随意增减、丢失房屋权属档案中每一页材料，不得造成因在这个工作程序中房屋权属档案资料得不到应有的完整保护而丢失或散失，给房屋权利人造成不可弥补的损失。

第三道工作程序：对录入、扫描的全过程进行检查。房屋权属档案材料每一个信息历经录入、扫描以后，就进入检查阶段。检查阶段是至关重要的阶段，是纸质档案转变为电子档案最后一道关键环节。检查人员要对房屋权属档案中每一个信息的真实性负总责。并对图片的歪斜程度进行必要的调整。

第四道工作程序：对形成的电子档案进行及时备份。在这一点上，工作人员必须有清醒的认识和严肃认真的工作态度，每天房屋权属档案的录入、扫描、检查全过程完毕后，都要认真做好电子档案的备份工作。备份工作。不能松懈、马虎，要严格按照备份制度进行备份，把备份制度真正落到实处，以防由于不可知的破坏性，为数据丢失后的补救工作打好坚实的基础。

3.4开放性管理。所谓开放性管理，是指按照法律法规的规定，以公开方式对房产信息查阅、变更所进行的管理。其主要包括两方面内容：一是权利人对房产信息的公开查阅。根据建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》第七条规定，“房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息。单位和个人可以公开查询。”但是，需要注意的是，公开查阅并不是无限制的查阅，只能在权限范围内查阅。未经特别委托许可。原则上不得查阅他人的房产信息。为此，《房屋权属登记信息查询暂行办法》第八条、第九条对此进行了详细规定。二是权利人对房产信息的变更。变更与查阅的性质不同，直接涉及了当事人的权利义务内容。因此，必须严格遵循法定程序，审查当事人的变更请求，要求当事人提供相关的原始凭证。否则。由于房产档案管理部门的疏漏而对权利人造成的损害，房产部门还可能承担赔偿责任。

4、结束语：数字化管理的反思

房屋权属档案的数字化管理已势在必行，然而与传统纸质档案的真实性、稳定性、可靠性及原始性相比。电子档案要逊色不少，并且由于以下三方面的原因，可能影响档案的运行管理：一是录入错误。即由于录入员的粗心等原因而导致的档案信息错误：二是病毒侵入，导致电子档案信息残缺不全；三是非法修改而致的电子档案失真。电子文件具有可变性。其真实可靠性远不如纸质档案，随时都可能被非法修改。当然针对如上弊端，我们也可以采取如下措施进行预防：一是要求一方面加强培训，提高档案工作人员的素质并帮助其树立责任心，从主观上避免疏忽大意；另一方面，建立责任追究制度。追究录入、审核人员的工作责任。二是加强电子档案的使用管理。安装杀毒软件，减少外来软件、硬件的拷贝、编辑，阻断病毒侵入途径。另外。建立完善的光盘库备份和恢复系统，以保持当前电子数据库的光盘复本。三是设定登录限制、使用文件权限。更改文件属性。不与他人共享文件资源，减少无关人员的接触机会。

尽管数字化管理的弊端并不能根本性地阻碍改革的步伐，但是。房产档案的重要性需要我们慎之又慎。在完善数字化管理的同时，对传统的纸质档案管理方式绝不能完全抛弃。更为理智的做法是。将纸质档案与电子档案管理结合起来，共同为房产事业服务。