条码技术在医院固定资产管理中的应用探讨

马 力 杨庆华 李长庭

摘 要:随着医院的不断发展,医院的固定资产越来越趋向于数量多、金额大、周期短的特点。在管理上对资产的盘点、统计信息的及时和准确性的要求也越来越高。传统的管理方式已不能解决资产管理过程中存在的问题。本文对医院固定资产管理中引入条码管理系统进行了探讨。

关键词:医院 固定资产管理 条码技术

中图分类号:F406.4文献标识码:A

完善的资产管理,可以准确地反映医院的经营成果和业绩,减少资产流失,杜绝腐败现象。如果管理不善,则会造成生产资料利用率低下,甚至造成资产大量流失。因此,固定资产管理工作是医院必须认真对待的工作内容。随着医院的不断发展,医院的固定资产越来越趋于数量多、金额大、周期短的特点,在管理上对资产的盘点、统计信息的及时准确性的要求也越来越高。传统的管理方式已不能解决资产管理过程中存在的问题,引入高效率、低成本、高信息化的管理新模式显得尤为必要。目前,条码技术成为自动识别技术在固定资产管理中应用的重点。使用条码对固定资产进行标识,实现了固定资产生命周期和使用状态的全程跟踪。标识后的资产在进行日常管理或清查时显示出条码技术最突出的特点:方便、快速、准确,大大提高了清查工作的效率,同时保证了信息流和资产实物流的对应。

一、医院传统固定资产管理模式的弊端

医院传统固定资产管理模式中,一般由资产管理部、财务部、资产使用单位共同对资产进行管理,其分工职责是:资产管理部门通常负责建立固定资产卡片,记录固定资产的信息,制作标签,设立台账,登记资产的修理、借用、清理等情况,并在月末向财务部门报送资产状态表,财务部门据此计提折旧和进行相关账务处理,期末组织资产盘点工作。资产使用部门则负责妥善保管好本部门的资产。

上述传统管理模式存在的弊端是:工作量大、业务繁杂、信息反馈滞后、管理低下,且帐、卡、物不符,资产权属不明、设备下落不清、闲置浪费严重、流失损坏频现,给管理决策带来困扰。另外,传统管理盘点往往需要耗费大量人力、财力、物力,错盘、漏盘现象却依然难以避免,且人工汇总结果不能和ERP系统对接,无法及时查询固定资产的资料。

这充分说明,随着时代的发展,传统“帐、卡、物”模式的管理弊端日益凸显,无论从质量上还是效率上,都难以适应现代医院管理信息化的需要。

二、引入条码管理系统,提升信息化水平

(一)设置合理的固定资产管理流程,解决账账不符、账物不实问题。

由于内部管理制度不健全,财务部门、资产管理部门与使用部门之间存在着管理脱节现象,造成固定资产信息不准确。条码管理系统在软件定义与开发之前,充分考虑到用户对固定资产管理的功能、性能、环境、可靠性和系统可扩充需求,将内部制度体现在系统流程中,既有效地执行了各项管理制度,又规范了流程。引入条码管理,能有效地解决固定资产数据分散采集的问题,为设置合理的、适合医院使用的固定资产管理流程提供平台。以前,医院的固定资产由各职能部门分散管理,购入和维修也由这些部门承担,相互制约不足,信息不能共享,各管理部门有不同的入账方式,财务部门只能以各管理部门报销凭证入账,入账标准不一致,而且一旦入账,将不再改动,造成不能动态了解资产的使用及维修情况,也就不能真实反映固定资产的价值。针对这些问题,利用条码管理系统,对固定资产管理流程进行改造,具体措施如下:

1、统一管理系统。在固定资产管理部门、财务部门、使用科室等与资产有关的所有单位分别安装条码管理系统,由财务部门确定各部门使用权限,实现固定资产信息共享。

2、规范流程。固定资产购入后,经使用科室负责人确认,由管理部门录入到系统中,为资产上“户口”并打印入、出库单据和条码,财务部门对管理部门所录资产进行确认、过账处理后,予以报销。

3、由管理部门将包含有固定资产管理部门、使用科室、资产名称、型号、设备条形码等基本信息的条码贴于所购资产上,条码使用专用的条形码打印机打印出特殊介质的防水、防油污、防撕裂的标签纸,以保证固定资产标签长期保存和清晰。这可解决各部门入帐标准不同、资产信息不唯一等问题,杜绝了管理部门、财务部门、使用部门各自为政的现象,各部门根据自己的使用权限通过对不同项目的检索了解固定资产的详细情况。

(二)利用条码介质信息,全程跟踪固定资产,解决日常管理混乱问题。

条码管理系统中,资产申购审批管理、资产清查管理、资产折旧管理、资产维修、转移、报废等各项工作流程顺畅,资产管理的各环节在系统中都有体现,并生成票据、报表,完全实现了管理部门对设备的全过程跟踪管理。通过数据查询功能,资产不同阶段的基本信息、核算办法、折旧情况、合同、付款、维修情况都能在同一界面中体现,处于不同状态的资产以不同颜色的字体显示,随时提醒各部门对资产进行管理。

(三)利用手持终端,解决盘点误差率高的问题,提高资产盘点效率。

盘点工作是固定资产管理中非常重要的环节,条码管理系统利用手持数据终端,实现了现场数据的采集和录入,并随时查询资产相关信息,省去了手工方式下进行的资产清查、财务核对、编制报表等工作。盘点时间大大缩短,整体工作效率得到极大提高。盘点先由各使用部门根据系统中的资产情况进行自查,然后对自查结果进行汇总、纠错,再用条码枪,抽查性扫描条形码,以确定资产状态,盘点误差率大大降低。

总之,用条码技术进行固定资产的管理,有效解决了资产管理中帐、卡、物不符,资产不明设备不清,闲置浪费、虚增资产和资产流失问题,为医院资产管理工作提供全方位、可靠、高效的动态数据与决策依据,实现资产管理工作的信息化、规范化与标准化管理,全面提升医院资产管理工作的工作效率与管理水平,使医院固定资产的管理变得轻松、准确、快捷和全面。

(作者单位:荆州市中心医院)