论综合档案馆馆藏特色建设

刘　哲

随着社会的进步，以及计算机网络技术的飞速发展，档案用户呈现出对档案不同层次的需求状况。但档案馆馆藏利用并没有得到明显提高，馆藏缺乏特色。近年来，国内外对综合档案馆馆藏特色建设已有了一定程度的研究，也引起部分相关人士的关注，虽取得了一定成绩，但还不够完善。本文对其进行研究以期望综合档案馆的特色建设更加完善，并能引起社会各界的广泛重视。

综合档案馆馆藏分析

建立内容丰富、结构合理的馆藏，是保证档案事业可持续发展的重要措施，是为可持续发展战略提供有效服务的物质基础。近年来，尽管国家有关部门在档案馆等级标准、目标管理考评以及相关文件中，对档案馆的馆藏结构及比例作了较为明确、详尽的规定，馆藏结构及数量都得到了相应的充实与改善，但这种“丰富”是有限的，远远不能满足社会各方面的需求，仍存在不少不足之处。

进馆档案接收范围窄。各级综合档案馆作为当地档案保管的基地和档案利用的中心，是体现当地政治、经济、文化、历史等面貌的机构。因此除收集党政机关档案外，还应收集本政府直属工作部门的档案及企事业单位的档案。但从目前看，综合档案馆却形成了“党政档案馆”，馆藏内容多反映同级机构党政机关工作、行政管理工作、机关内部事务等的文书档案。而反映上级机关、企事业单位的档案较少，反映科研、经济发展状况、自然地理等方面的档案更少，且能够反映当地历史真实面貌的档案是严重匮乏。这种馆藏结构严重制约了大量有利用价值档案信息资源的开发，影响了档案馆功能的正常发挥。

大量有利用价值的档案未接收进馆。综合档案馆已接收进馆的档案收集不全，大量有利用价值的档案未接收进馆。如会计档案、声像档案等。有些单位甚至把有很大利用价值的档案保存在本单位，却将价值不高的档案移交入馆。众所周知，综合档案馆是本着为社会、为档案用户提供服务为目的而建立的。但如果接收的都是些没有利用价值的档案，则档案馆就只是一个虚设的藏书阁。

馆藏档案大量重复。馆藏档案重复现象普遍，一方面档案馆中的重复现象与档案的接收范围有关。如在基层档案馆所保存的档案，除自身形成的外，还有很多来自上级、同级、下级的文件材料，归档时不少部分被划为长期保存，而这些档案在基层保存满一定年限后就要移交给所在地区的档案馆，造成大批重复档案进馆。另一方面，有的归档单位档案的类目设置不合理、不科学，如设置综合类、会议类等。一份文件可放在几个类目中，造成档案的重复；有的则是各科室间没建立相通的档案体系，各自立卷，使有内容交叉的文件分别立卷造成重复。

馆内保存大量无利用价值的档案。现在，从事档案工作的人员整体素质偏低，自身的档案意识不够。对于接收进馆的档案缺乏真正意义上的鉴定，形成凡档皆收的局面。

综合档案馆馆藏利用现状分析

各级综合档案馆的中心任务是为广大档案用户提供馆藏利用服务，满足档案用户的不同需求，也是档案工作的最终目的。然而，据调查，虽各级档案馆在档案提供利用方面已作出努力，但利用状况并不如意，馆藏档案并未得到充分利用，用户需求也未得到充分满足。

用户单一，缺乏广泛的社会利用。我国档案馆提供利用的方式仍是“等客上门”的被动服务，接待利用者的来馆查阅。长期以来档案馆工作以服务党政机关为主，档案工作也自然围绕党政机关工作查考、编史修志等开展，使得档案用户单一，档案信息资源得不到充分开发。

档案开放利用政策的不完善性，制约了馆藏利用。我国社会自主利用档案的意识和能力还相当薄弱，较之国外的档案开放政策，存在起步晚、开放范围窄等不足，尤其在具体落实上还存在很多问题。比如个人利用档案时手续繁琐、收费高，还受到查阅范围、调卷数量等的限制。这些都严重制约着档案信息资源的开发和利用。

档案利用现代化进程缓慢。随着计算机网络技术的飞速发展，档案工作也由传统管理向现代化管理过渡，利用计算机网络技术和多媒体技术，代替档案原件提供利用。然而，受各方面因素影响和制约，我国的档案工作现代化，特别是档案利用工作现代化非常缓慢，检索手段大都沿用传统的簿式目录和卡片式。

档案工作者素质低，影响馆藏利用率。目前，我国档案队伍整体专业素质较低且知识结构老化，高层次专业人才缺乏。这种状况给档案利用者快速准确地利用档案带来障碍。例如，对用户检索不出档号的一些馆藏冷僻、零星和陌生档案，由于档案人员对馆藏档案内容缺乏透彻了解，往往无处查找；档案人员对传统的手工检索还未能运用自如，在面对计算机自动检索等现代化技术操作时更感到无所适从，制约了档案利用工作的开展。

提高综合档案馆馆藏特色建设的策略

所谓“馆藏特色”是指一个档案馆所特有的风格。一方面是指已接收进馆的某些档案处于一种分散状态，需要档案工作人员深入挖掘、整理和开发特色档案，比如档案编研成品等；另一方面是指其档案本身独具特色，主要是指一些地方特色，如工业生产，或农副产品，或文化教育，或科学研究，或自然资源，或名胜古迹……将这些独到之处的各种资料收集齐全和档案工作人员的编研成品等一起就形成了这个档案馆的馆藏特色，自然显示出与其他档案馆的不同之处。

加大特色档案的接收和征集力度

为使馆藏档案的内容能体现出一个地区的特色，综合档案馆应把接收和征集特色档案作为特色建设的工作重点。

在特色档案接收方面，在加大对现行机构档案接收力度的同时扩充接收范围。对现行立档机构的档案工作进行跟踪调查，并收集、整理这些档案资料，是馆藏特色档案保持完整性、系统性的重要保证。同时应扩充接收范围，将二级以下单位具有积极作用和影响的档案及时划入接收范围之内，特别是要将那些具有地方特色的，包括反映地方经济、政治、文化、宗教等方面的档案接收进馆。

在特色档案征集方面，档案工作人员要全面捕捉各方面信息，深入调查，加大征集力度。首先应明确征集的内容并非属于应接收进馆的档案范围，征集工作与接收工作不同，它不受时间限制并且征集的范围很广。征集是面向全社会的，其范围包括集体所有的对国家和社会有保存价值的档案史料，散于社会上的历史档案、地方志、谱牒、传记、社会名人的档案史料，有地方特色的其他档案史料等。通过征集方式进馆的档案与以正常方式接收的档案相比，更能体现该馆的馆藏特色。因此，各级综合档案馆应根据各自不同的情况和条件因地制宜，制定相应的征集措施，加大力度对社会散存特色档案情况进行深入调查和广泛征集。

整理和开发利用馆藏现有特色档案。在馆藏档案中，特色档案往往不系统、不集中，许多全宗档案可能涉及同一问题。因此，要尽量维护全宗，不能随意拆散档案资料。要通过深入分析编制专题性检索工具来保持特色档案内容的集中。这是提高特色档案开发利用水平的重要条件。同时通过加大对档案信息资源的开发力度，逐步形成以借阅、编研和举办展览、悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、设立宣传栏、创办刊物等为主的开发利用格局，加深社会公众对档案馆的认识，加大馆藏特色档案的开发力度。

开发资源，建立信息联网，实现档案信息资源共享。由于综合档案馆拥有极其丰富的馆藏信息资源，应加大对档案资料信息资源的开发力度，对此进行进一步的加工、整理和转化，开发档案信息资源。以不同类型、不同层次的信息服务于用户和参与市场竞争，促进社会经济的发展。

同时，综合档案馆馆藏特色建设工作离不开各级综合档案馆的档案资源共建共享工作。各级综合档案馆参与共享，应按其各自所在区域拥有的特色分工协作，各有侧重，有所互补，在一定范围内形成门类齐全、收集面广，配套使用的档案信息。这样，使各档案馆可充分利用网络资源来弥补本馆资源的匮乏，扩大了综合档案馆馆藏信息资源的利用范围，促进各级综合档案馆馆藏特色的建设。

加强档案工作人员素质建设，塑造档案馆工作者的新形象。现有的档案工作人员面临着专业知识水平偏低及新技术掌握较为贫乏的问题。馆藏特色的建设，需要培养新型的档案工作人才，也就是馆藏特色建设的班子。这个建设的班子应具备专业的档案学知识，并有较强的公关能力、档案意识强、了解用户需求以及档案部门所特有的良好风范与气质，能够为用户提供特色服务，帮助用户及时检索、查询，将馆藏特色资料目录提供给档案用户参考使用。

充分发挥档案馆的文化功能，建设具有地方文化特色的档案馆。档案馆特别是地县级档案馆作为文化事业机构，应担当起弘扬地方文化，促进地方文化建设的重要责任。把强化档案馆文化功能摆到档案馆业务建设的重要位置，充分挖掘馆藏档案资料，为社会提供具有浓郁地方特色的档案资源，满足不同用户的需求。

更新观念。档案工作人员要适应时代的发展，从被动的服务模式中走出来，主动提供服务。克服“重藏轻用”的观念，树立“用户至上”面向社会全方位服务和以信息利用效率为主要标准来评估档案馆工作的观念。只有在充分了解自身服务对象的前提下，才可能为特色馆藏开发与利用提供服务主体。所以档案工作人员应从工作中分析利用者对哪方面的档案利用率高，哪些档案最能体现综合档案馆的实力，能充分体现特色馆藏的真实价值。这样才能在最大程度上满足不同档案用户的需求。

综上所述，档案馆馆藏特色建设有利于更新人们的思想观念，打破条条框框的限制，摆脱“重藏轻用”、贪大求全、闭关自守和被动服务等传统观念的束缚，促使各档案馆文献资源共建共享，走联合发展之路。

（作者单位：中州大学）

编校：张红玲