集装箱码头企业应有效开展全面预算管理

朱建章 任娟华

摘要在市场竞争日趋激烈以及全球金融危机的外部经济环境下,集装箱码头企业应重视全面预算管理对提高营运质量的作用,通过阐述目前集装箱码头企业全面预算管理的现状及存在的问题,提出集装箱码头企业有效开展全面预算管理的措施和思路。

关键词集装箱码头企业;全面预算管理;预算执行控制

0引言

随着集装箱业务量的持续增长,国内集装箱码头出现过度投资现象,加剧各集装箱码头之间的竞争态势。此外,2008年的世界金融危机给集装箱码头企业带来极其广泛和深刻的影响,集装箱码头企业箱源均严重不足。在这种背景下,如何提高营运质量、提升竞争能力,成为集装箱码头企业十分关注的课题。全面预算管理作为现代企业内部控制的主要方式,有助于提升企业营运水平,推动企业实现战略目标。

1全面预算管理的理论综述

全面预算管理是具有规划未来、沟通协调、强化控制、资源配置和绩效考核等功能的综合贯彻企业战略方针的机制,是对企业相关经营活动、财务活动和投融资活动的未来情况进行预期并控制的管理行为及制度安排,是对企业综合的、全面的管理。全面预算管理的核心是通过对企业所有资源(人力、物力、财力以及影响力)进行合理有效的配置来达到既定的经营目标,其主要特征是机制性、全面性、战略目标性和市场性。

全面预算管理的内容包括预算编制、预算执行控制、预算调整、预算分析评价、预算考核等。它具有以下功能和作用:明确工作目标,协调内部工作,增加收入与节约成本,提供业绩评价的标准,落实战略计划。

2集装箱码头企业预算管理的现状及存在问题

我国集装箱码头企业的预算管理模式基本相同,即预算管理纳入整个港口集团企业的管理系统,但又相对独立,在日常管理中自成体系。因经营负责人的关注角度及重视程度不同,各集装箱码头企业的预算管理水平有高有低,但普遍存在全面预算管理流于形式的现象,全面预算管理没有真正起到对企业的经营活动进行有效安排和控制及实现资源优化配置的作用。引起这种现象的主要原因是在开展全面预算管理工作的过程中碰到了种种问题,而这些问题未能得到有效解决,主要体现在以下5个方面。

2.1全面预算管理职责不清、权威性不足

全面预算管理的突出特点是“全面”,即需要企业全员、全方位地参与其中,而大部分集装箱码头企业的全面预算管理仅停留在财务预算管理这一层面,认为预算管理只是财务部门的工作,没有明确其他职能部门的预算管理责任及相关的责任人。因此,在预算管理过程中,其他部门的预算责任中心意识不强,主动参与全面预算管理的积极性不高,甚至不配合财务部门的相关工作,经常互相推卸责任,而财务部门作为平级职能机构又不能代行其事,造成全面预算管理的权威性不足。

2.2全面预算考核指标体系有待完善

集装箱码头企业的考核指标体系以利润和集装箱吞吐量为主,其他衍生的成本费用等控制指标为辅。利润和集装箱吞吐量指标主要是港口企业集团与集装箱码头企业相互协商和妥协的结果,更多地受集团整体战略目标的制约,不能真实反映集装箱码头企业的实际经营能力。其他衍生指标主要由根据既定的利润和集装箱吞吐量编制的预算而定,是为达到既定利润水平而编制的数字,也不能真实反映企业的经营水平。

此外,受经济环境的影响,集装箱吞吐量及费率的变化呈现不稳定状态,按照既定指标编制的全面预算可能脱离实际,也就是说全面预算管理可能在起点上就偏离了轨道,总体执行和控制必然也偏离轨道。

2.3全面预算的编制不够严密、方法比较单一

集装箱码头企业的全面预算分为业务预算、资本预算和财务预算,具体细分为生产业务预算(主要是集装箱吞吐量预算)、固定资产投资预算、营业收入预算、成本费用预算、利润预算和现金流量预算等内容。编制预算时,大部分集装箱码头企业采用固定预算模式,即在固定的集装箱吞吐量水平上进行编制,直接以历史数据为基础,增加一定金额作为预算数据,没有很好地运用弹性预算、零基预算等科学的编制方法,由此导致全面预算不具有实际的指导和控制意义。

2.4预算执行的过程控制手段不够科学

首先,较重视静态管理,动态管理水平有待提高。所有的预算控制指标在执行过程中都保持不变,运行结束时将结果直接与预算指标进行比较。当集装箱吞吐量、价格、成本等因素变化较大时,这些静态预算指标就表现出盲目性、滞后性和缺乏弹性等特点。年中虽然对预算有所调整,但也比较粗糙。

其次,成本费用的标准和定额化管理有待加强。预算执行的过程控制重点是成本费用控制,而集装箱码头企业的成本性质与生产制造型企业不同,属于固定成本和混合成本,基本没有纯粹意义上的变动成本,与集装箱吞吐量没有直接的、固定的函数关系。因此,确定合理、有效的费用标准和定额,为实际成本费用控制工作提供参考显得尤为重要。

最后,对预算执行的偏差分析不够深入。纠偏意识仍需强化,纠偏措施不够及时,导致预算管理对实际问题的指导性不强。

2.5预算管理工具比较落后

从工具手段来看,仅采用Excel电子表格编制预算、反馈预算的有关信息,对预算执行进行分析,容易形成信息无法共享、动态化管理较差、流转效率较低等问题。

3集装箱码头企业有效开展全面预算管理工作应采取的措施

根据集装箱码头企业的全面预算管理目标,结合现状及存在的问题,本文提出以下措施来有效开展全面预算管理工作。

3.1强化组织机构,建立3级预算管理组织体系

成立由总经理亲自挂帅、各部门经理参与的预算管理领导小组,并成立以财务经理为组长的预算管理工作小组,同时明确各部门的预算管理责任中心(见图1)。

实际上预算本身只是一些信息,甚至只是一堆数据,很难保证相关人员自觉自发地认识和认同这些任务和目标,所以,预算制定、执行、控制和考核过程中必须有高层管理人员参与且为第1责任人,以增加预算的战略性和权威性。通过建立3级预算管理组织体系,各部门主管对本部门的项目进行预算的全过程管理,并落实各主管人员的责任。

3.2体现以人为本的管理思想

全面预算管理不只是财务部门的工作,而是整个企业内部各项资源的最优整合,其系统性和战略性要求各职能部门共同参与。应加强全面预算管理过程中的相互沟通,提高对全面预算管理的责任认识,并在初步建立全面预算管理框架后,广泛宣传有关全面预算管理的理念。要使全体员工认识到:实行全面预算管理是企业建立自我约束、自我控制、自我发展良好机制的有效办法;全面预算管理能使企业的各类资源得到最优配置,提高企业的营运质量,真正实现企业价值的最大化,同时使员工的人生价值得到最充分的体现。

3.3企业经营目标量化,建立可操作的考核指标体系

建立包括客户指标、内部经营过程指标以及学习和成长指标在内的指标体系,涵盖企业经营的所有重要方面(见表1)。将企业的战略、任务和决策转化为具体的、全面的、可操作的目标,对日常工作进行指导。重点是建立内部经营过程指标,尤其是成本费用控制指标和预算执行情况指标,通过这些指标体系的建立,实现企业资源的优化配置。

期末通过合理的程序对各指标的执行和完成情况进行考评,与企业的绩效评估体系挂钩,奖优罚劣,体现客观公正,发挥预算的激励和约束作用。构建合理的业绩评价指标体系,还需配合合理的方法对员工进行有效的激励。应仔细评价员工的报酬结构,采用物质激励与精神激励相结合、考核与发展并重的方式,将努力—业绩—报酬—满意—创造的连锁关系融入整个管理系统中。

3.4改进全面预算的编制方法

全面预算的编制是全面预算管理的起点,采用不同的编制方法会形成不同的预算,对生产经营的指导效果也不同。从集装箱码头企业所处的行业特点及经营周期来看,应采取弹性预算法,分别按不同的业务量编制不同的预算;零基预算与增量预算相结合,增量预算仅限于电、燃料等变动成本费用及主营收入,修理费、物耗、办公费、业务招待费等其他项目采用零基预算。同时注意以下2个方面:

(1)加强对内外部经营环境的分析,对预算年度的经营环境及趋势进行合理预测,从而计划安排各项经营活动;

(2)细化预算项目,将预算项目逐步分解到各子项目。

3.5深化对全面预算的执行控制

3.5.1实行动态预算管理

全面预算管理围绕企业经营目标进行,受内外部各种变化因素的影响。动态预算管理就是根据上期预算指标的完成情况,考虑影响生产经营活动的因素,积极采取一定措施,调整和重新安排预算期内余下期间的经营活动。受客观环境变化影响的实际经营状况与年度预算有较大偏差时,应对总体预算进行调整,并及时上报董事会批准。

3.5.2加强成本费用的预算执行控制,推进定额管理

加强对成本费用的预算执行控制,这是预算执行控制工作的重中之重。成本费用控制的工作重点是逐步逐项开展定额及开支标准的管理,定额和标准是支出是否合理的参考依据。各职能部门应共同调研、互相配合,参考历史经验,遵循经营的实际情况,制定涵盖生产、辅助生产等方面的定额和标准,并在日常管理工作中逐步落实。这些定额和标准应体现需要经过努力才能实现的原则。单位定额与全额定额相结合进行管理,通过合理的标准和严格的管控,有效降低成本费用支出。集装箱码头企业的具体定额内容可参考表2。

3.5.3深化预算执行情况的分析

各职能部门应从企业全面预算出发,组织生产经营活动,在每期间(月、季、年)结束时,以数据分析为起点,采用比较分析法、因素分析法和趋势分析法,对本部门参与的生产经营活动各环节进行反馈,找出执行偏差的原因,无论是超过的还是不及的,都要找到合理的解释,从而不断改进和重组各项业务活动,提高企业经营效益,确保企业实现经营目标。

通过分析,还可帮助相关人员了解经济运行过程中哪些因素发生了变化,哪些是可控的,哪些是不可控的,可能对企业实现目标带来哪些影响,该如何应对。分析还应重视风险控制,发现影响企业生产经营的风险因素,并做好风险预警工作。

3.6借助现代化的系统软件工具

借助相关的预算管理系统软件工具,实现与财务核算系统及其他系统的无缝对接,使全面预算数据与财务核算数据能够共享,各职能部门能通过全面预算管理系统提取所需的实时动态数据,使预算管理更加快速、准确、科学、规范。集装箱码头企业全面预算管理系统结构见图2。

全面预算管理软件应将企业的预算管理流程全部涵盖,主要有3大块内容:年度预算编制系统、预算执行与控制系统以及预算执行分析系统。